Komunikacja w firmie - strategia komunikacji wewnętrznej
Im więcej pracowników w firmie, tym trudniej jest zadbać o właściwy przebieg informacji - o zmianach w strategii przedsiębiorstwa, przyjęciu kluczowego klienta, zrezygnowaniu z projektu czy osiągnięciach firmy. Problem ten dostrzegają korporacje o dużej liczbie zatrudnionych, jednak prawidłowy obrót wiadomościami coraz bardziej staje się istotny również w mniejszych przedsiębiorstwach.
Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ oprócz tego, że pracownicy otrzymują aktualne dane z zakresu działań swojego zakładu, komunikacja wewnętrzna w firmie spełnia również dodatkowe role.
Między innymi angażuje zespół do działania. Wiedząc, jakie decyzje podejmuje się w innych grupach, na innych szczeblach, pracownicy mają poczucie, że nie są wykluczani z firmy jako całości, stanowią jej integralną i ważną część.
To również duża motywacja, jeśli ktoś dostaje informację, że projekt, w którym częściowo brał udział, przyczynia się do wzmocnienia pozycji firmy jako lidera, pozwala zdobywać kolejne obszary rynku.
Dzięki odpowiednim strategiom komunikacji wewnętrznej, kadra zarządzająca ma rzeczywisty wgląd w informacje, jakie dostają się do personelu. Nie ma przekazu na zasadzie plotek i domysłów, jest jedna oficjalna wersja.
Właściwie przekazywane komunikaty sprawiają również, że zmniejsza się zagrożenie braku wystarczających danych do wykonywania zlecenia. Mając szerszy ogląd na całość założenia, znając kontekst, cel danego projektu, pracownik będzie mógł dobrać lepsze metody działania niż w przypadku, gdyby miał do realizacji wyłącznie surowy schemat.
Komunikacja wewnętrzna w firmie - narzędzia
W zależności od rodzaju firmy oraz treści przekazywanych przez zarząd lub inne wyznaczone jednostki, należy dobrać odpowiednie narzędzia komunikacji.
Muszą one porządkować dane, uwzględniać możliwość uzyskania informacji zwrotnych. Powinny być tak dopasowane, by docierały do każdego zainteresowanego.
Dobrze, by zasady komunikacji w firmie zostały odpowiednio określone. Osoby odpowiadające za ten dział powinny wcześniej zdefiniować i oznaczyć źródło informacji, żeby nie było wątpliwości, czy dana wiadomość jest wiarygodna i czy przedstawia oficjalne stanowisko.
Kanały komunikacji w organizacji
Jak to wygląda w praktyce? Najpopularniejszą formą komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie są oficjalne wiadomości wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Prawie każdy pracownik przychodzący do firmy (o charakterze biurowym, korporacyjnym) zostaje wyposażony w służbowego maila i wpisany do bazy kontaktów. Zmniejsza się więc zagrożenie, że ktoś zostanie pominięty w procesie informowania.
Do przekazywania ważnych komunikatów przydaje się również radiowęzeł - jeśli zakład jest duży, a zatrudnieni nie zawsze mają dostęp do maili i Internetu, stanowi bardzo użyteczną formę przekazu.
Komunikacja z pracownikami, polegająca raczej na jednostronnym obwieszczaniu ważnych danych może być formułowana za pomocą notatek na tablicy ogłoszeń, w postaci broszur, wewnętrznych gazetek, ulotek itd.
Istotną rolę odgrywa komunikacja bezpośrednia - twarzą w twarz. Wizyty przełożonych w działach, rozmowy okresowe, zespołowe narady, to tylko kilka z możliwości, by porozmawiać o zmianach i sytuacji w firmie. Dlaczego jest to tak ważne? Samo informowanie, ogłaszanie już tego, co się dokonało, to tylko połowa sukcesu. Aby zwiększyć zaangażowanie i motywację personelu, trzeba dać mu również możliwość odesłania komunikatu zwrotnego. Dopiero taka wymiana informacji buduje poczucie wzajemnego zaufania, wpływa na wzrost lojalności i zgrania zespołu.
Wymieniono i opisano wyżej tylko kilka, spośród wielu narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie. Jakie jeszcze inne możliwości wykorzystuje się w strukturach przedsiębiorstwa? Kanały Tv, media społecznościowe, plakaty, newsletter wewnętrzny, konferencje informacyjne - szerokie spektrum pozwoli każdej organizacji dobrać odpowiednie metody utrzymywania łączności z personelem.
Skuteczna komunikacja w organizacji - zasady
Mimo tak wielu możliwości strategia komunikacji wewnętrznej nie zawsze jest skuteczna. Jak się zabezpieczyć przed dezinformacją? Istnieje kilka podstawowych zasad w przekazywaniu wiadomości, ich stosowanie pozwoli zapobiec problemom.
Komunikaty powinny dotrzeć do wszystkich zainteresowanych. Pominięcie kogoś w kanale ogłoszeniowym może wzbudzić poczucie wykluczenia, podejrzeń, braku zaufania i strachu, uprzedzeń przed nieznanymi zmianami.
Te same uczucia towarzyszą sytuacji, jeśli nie da się pracownikom możliwości reakcji na dane ogłoszenie. Dobrze jest więc stworzyć taką przestrzeń, aby wymiana informacji przebiegała w dwie strony. Oczywiście nie w każdą decyzję pracownik powinien ingerować, ale całkowite wykluczenie jego osoby raczej minie się z celem efektywnej komunikacji w firmie.
O wszelkie kanały i narzędzia należy dbać w sposób ciągły, sprawdzać ich przydatność i jakość. Może się bowiem okazać, że po jakimś czasie dane techniki przestają być odpowiednie do przekazywanych treści, zamiast porządkować dane, wprowadzają chaos.
Założeniem skutecznej komunikacji wewnątrz firmy jest uregulowanie i kontrola przebiegu informacji. To z kolei prowadzi do efektywniejszej pracy i zaangażowania całego zespołu nie tylko w swoje indywidualne zadania, ale też ogólne założenia przedsiębiorstwa.
