Wielu menadżerów ma obawy, czy pracownik wykonujący zadania z home office będzie równie wydajny jak ten obecny na co dzień w biurze. Niepokój jest w pewnym stopniu uzasadniony – wiele osób ma problemy z motywacją i organizacją pracy w domu. Ryzyko, że wydajność będzie mniejsza, a zrealizowane projekty gorszej jakości, można zminimalizować dzięki właściwemu zarządzaniu zespołem online. Pomóc może też nadzór pracowników za pomocą narzędzi online.
Jak kontrolować pracowników zdalnych?
Wielu pracodawcom zależy na tym, by podwładni pracujący zdalnie wykonywali swoje obowiązki w określonym czasie. Może być to związane ze specyfiką zadań – sprzedaż telefoniczna czy kontakty z kontrahentami przebiegają w ściśle ustalonych godzinach. Support techniczny musi być dostępny wówczas, gdy pracują biura korzystające z ich usług. Przykłady można mnożyć. W takim wypadku naturalne jest, że firma chce mieć pewność, że pracownik wywiązuje się z obowiązku właściwego wykorzystywania czasu pracy. Jak skutecznie przeprowadzać kontrolę pracy?
W przypadku placówek stacjonarnych, firmy często korzystają z takich urządzeń jak rejestrator czasu pracy. Podwładni skanują na nim linie papilarne lub wpisują kod, dzięki czemu przełożony wie, że zaczynają wykonywanie obowiązków.
W przypadku home office nadzór pracowników zapewnia specjalne oprogramowanie. Wybór jest duży, na rynku znajdziemy aplikacje płatne, o rozbudowanych funkcjach, jak i wersje darmowe. Niektóre programy do mierzenia czasu pracy są kompatybilne z tymi wykorzystywanymi do monitorowania stopnia realizacji zadań, komunikatorem i innymi, dlatego warto rozważyć zakup kompletnego pakietu oprogramowania. Potem wystarczy że przełożony i podwładni zainstalują je na swoich urządzeniach.
Kiedy zatrudnieni wykonują zadania służbowe online, monitoring komputera może znacznie wykraczać poza weryfikowanie czasu pracy. Dostępne jest oprogramowanie, które umożliwia nadzorowanie komputera pracownika, również w czasie rzeczywistym czy na przykład przez nagrywanie aktywności na komputerze.
Do bardziej powszechnych form kontroli pracowników należą programy, w których podwładni zapisują efekty dziennej pracy – w formie załączonych plików, raportów czy notatek. Taki system sprawdza się wówczas, gdy wynik działań jest ważniejszy niż czas pracy, a podwładni nie mają problemu z dotrzymywaniem z góry ustalonych terminów.
Czy warto nadzorować pracowników?
Pokusa monitorowania komputera pracownika jest dość duża. Czy nas nie oszukuje, czy faktycznie płacimy mu za pracę, czy może za popijanie trzeciej kawy i czytanie gazety? To jasne, że przełożony chce mieć w zespole osoby sumienne, rzetelne i dbające o dobro firmy, a więc wywiązujące się w określonym czasie z powierzonych obowiązków. Kontrola pracowników przez pracodawcę może również działać na tych pierwszych mobilizująco. A jeśli jest połączona z dobrym zarządzaniem, sprawną komunikacją, jasnymi procedurami rozliczania z wyników, polepszy produktywność zespołu.
Z drugiej strony nadmierny nadzór może być odbierany przez zatrudnionych jako brak zaufania, zbędny formalizm czy nawet opresyjny system, który powoduje dodatkowy stres. Nikt nie lubi, gdy patrzy mu się na ręce w czasie pracy – a w ten sposób działa część oprogramowania do zdalnej kontroli komputera.
Należy się zastanowić, czy firma faktycznie potrzebuje tak ścisłego monitoringu. W wielu przypadkach, nawet wtedy, gdy pracowników obowiązują ścisłe godziny pracy, zupełnie wystarcza program do weryfikacji zrealizowanych projektów połączony z dziennym raportowaniem wykonanej pracy i pozostawaniem w kontakcie online/telefonicznym w wyznaczonych godzinach.
Pracodawca, który chce stosować rejestr pracy online, powinien również zgłębić zagadnienie monitorowanie komputera pracownika a prawo, by nie naruszać prywatności i dóbr osobistych podwładnych. Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na obowiązek poinformowania podwładnych o prowadzeniu kontroli i zamieszczenia zapisów na ten temat w regulaminie pracy/innych dokumentach. Sprawdzanie np. służbowej poczty bez wiedzy zatrudnionych czy czytanie ich prywatnej korespondencji jest niedopuszczalne.
