Szef ma prawo oczekiwać, że podwładny będzie właściwie wykorzystywać czas pracy, to znaczy w wyznaczonych godzinach wypełniać obowiązki służbowe. Przepisy prawa dają pracodawcy szereg narzędzi, w ramach których może nadzorować podwładnych. Czy jednak ma możliwość monitorowania komputera pracownika?
Kontrolowanie pracowników – czy to legalne?
O możliwości prowadzenia kontroli pracowników przez firmę mówią art. 22. Kodeksu pracy, a także unijne regulacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO). Zgodnie z przepisami pracodawca może nagrywać obraz (ale nie dźwięk) w pomieszczeniach i na terenie, w którym wykonywana jest praca (z wyjątkami określonymi w przepisach), o ile nie narusza to godności pracowników i jest niezbędne dla bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia itd.
Szef ma też możliwość sprawdzania poczty elektronicznej pracowników, „jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy” (Kodeks pracy, art. 22.3.). W jaki sposób może to robić?
Monitorowanie komputera pracownika
Przede wszystkim kontrola komputera musi mieć na celu zweryfikowanie, czy pracownicy należycie wykorzystują czas pracy i powierzone im narzędzia. Dlatego może obejmować jedynie pocztę służbową, a nie na przykład prywatne wiadomości. Wynika to z faktu, że „monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika”.
Oznacza to, że jeśli pracownik przechowuje na służbowym komputerze prywatne treści, zgodnie z przepisami pracodawca nie może ich przeglądać. Podobnie, gdy na przykład podwładny wykorzystał służbową pocztę do przesłania prywatnej wiadomości. Zasada ta obowiązuje nawet w przypadku, gdy w regulaminie pracy widnieje zakaz wykorzystywania służbowego komputera do celów prywatnych.
Monitorowanie pracy komputera – jasne zasady
Istotne jest również to, że kontrola komputera pracownika może mieć miejsce tylko wówczas, gdy wiadomość o tym została przekazana do publicznej wiadomości w firmie. Zakres i procedura monitoringu musi zostać uwzględniona w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź (jeśli powyższe go nie dotyczą), specjalnym obwieszczeniu. O tym, że w firmie prowadzi się monitoring, muszą być poinformowani też wszyscy nowi pracownicy.
Liczą się tutaj terminy. Wiadomość o planowanym monitoringu musi zostać przekazana przynajmniej 2 tygodnie przed jej rozpoczęciem.
