Pracownikowi zatrudnionemu w ramach umowy o pracę przysługuje możliwość odliczenia od przychodu kosztów jego uzyskania. Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu, kiedy można zastosować podwyższone koszty uzyskania i jak się je oblicza w szczególnych sytuacjach pracownika?
Przychody i koszty podatkowe przy umowie o pracę
W ramach każdego stosunku pracy, pracownik otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie, premie, nagrody, zapomogi, świadczenia w naturze. Jest to jego przychód (wynagrodzenie brutto). Od tego przychodu odlicza się składki (ubezpieczenie emerytalne, rentowe itd.) oraz wszystkie koszty, które pracownik poniósł, by móc go uzyskać. Dopiero od tej kwoty oblicza się podatek dochodowy – to, co zostaje, to wynagrodzenie netto, które pracownik otrzymuje „na konto”.
Przychód a dochód pracownika to nie jest zatem to samo i by móc prawidłowo interpretować przepisy i rozumieć to, dlaczego otrzymujemy taką, a nie inną kwotę wynagrodzenia, trzeba pamiętać o różnicy między tymi pojęciami. Nieprawidłową nazwą są też „koszty uzyskania dochodu”. W księgowości, takie pojęcie nie istnieje.
Podatek dochodowy a koszty
W przypadku umowy o pracę, podatek dochodowy oblicza się i potrąca pracownikowi od kwoty przychodu brutto, odejmując wcześniej koszty uzyskania przychodu pracownika.
Czym tak naprawdę są koszty uzyskania przychodu pracownika?
Jest to określona ustawą kwota bądź procent przychodu, którą uznaje się za swego rodzaju wydatki, jakie ponosi pracownik, by móc pracować. Można to rozumieć jako np. koszt biletów autobusowych, by dojechać do pracy, koszt tego, że pracownik musiał kupić sobie buty (gdyby nie pracował, nie musiałby ich kupować). Oczywiście, w przypadku pracowników nie uwzględnia się faktycznych wydatków, a jedynie zryczałtowane koszty uzyskania przychodów z umowy o pracę. Zryczałtowane, czyli ustalone odgórnie, zgodnie z założeniem, że tyle mniej więcej musi wydać pracownik, by pracować – w efekcie nie powinien płacić podatku od tej kwoty.
Koszty uzyskania przychodu pracownika – podstawowe informacje
Jaka jest kwota kosztów uzyskania przychodu?
Kwota uzyskania przychodu ustalana jest ustawą o podatku dochodowych od osób fizycznych. W art. 22 ustalono, że:
- miesięczne koszty uzyskania ze stosunku pracy wynoszą 111,25 gr
- podwyższone koszty uzyskania ze stosunku pracy wynoszą 139,06 zł
Jednocześnie, ustawa precyzuje, że roczne koszty uzyskania przychodu nie mogą być wyższe niż:
- 1335,00 zł (zwykłe kup przy jednej umowie o pracę)
- 1668,72 zł (podwyższone kup)
- 2002,05 zł (zwykłe kup z więcej niż jednego stosunku pracy)
- 2502,56 zł (podwyższone kup z więcej niż jednego stosunku pracy)
Podwyższone koszty uzyskania przychodu
Podwyższone k.u.p jest wtedy, kiedy pracownik mieszka w miejscowości innej niż jego zakład pracy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Aby móc skorzystać z wyższej stawki i uwzględnić koszty uzyskania przychodu poza miejscem zamieszkania, to pracownik musi w zakładzie pracy złożyć stosowne oświadczenie o tym, że mieszka w innej miejscowości niż jego miejsce pracy. Jeśli pracownik nie złożył takiego oświadczenia, pracodawca musi zastosować standardowe koszty uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodu – sytuacje szczególne
Kwestia tego, jak wyliczyć koszty uzyskania przychodu w standardowej sytuacji jest dość prosta. W pewnych sytuacjach mogą jednak pojawić się komplikacje lub niejasności. Poniżej kilka najczęstszych sytuacji:
Koszty uzyskania przychodu z dwóch stosunków pracy
W sytuacji, w której pracownik pracuje jednocześnie w dwóch firmach, każdy z pracodawców za każdy miesiąc wynagrodzenia uwzględni koszty w pełnej przysługującej pracownikowi wysokości. Trzeba jednak pamiętać, że roczne koszty uzyskania przychodu mają limit.
Pracownik może zatem w zaznaniu rocznym PIT uwzględnić jedynie maksymalne koszty uzyskania przychodu określone ustawą i jeśli kwota kosztów uwzględniona przez obu pracodawców w sumie będzie wyższa niż limit, pracownik będzie musiał dopłacić podatek od tej różnicy.
Koszty uzyskania z kilku stosunków pracy
Koszty uzyskania przychodu z wielu stosunków pracy oblicza się analogicznie. Każdy pracodawca uwzględnia je w obliczaniu dochodu pracownika, a pracownik w PIT zgłasza je z uwzględnieniem limitu kosztów z więcej niż jednego stosunku pracy.
Rzeczywiste wyższe koszty uzyskania przychodu niż limit
Może się zdarzyć, że pracownik dojeżdżający do pracy będzie ponosił rzeczywiste koszty wyższe niż miesięczny limit kup (np. będzie dojeżdżał do pracy pociągiem, a potem autobusem i miesięcznie będzie go to kosztować 150 zł, czyli więcej niż limit 139,06 zł). W takiej sytuacji pracownik może uwzględnić w PIT koszty uzyskania przychodu w rzeczywistej wysokości, o ile może je udokumentować np. biletem imiennym miesięcznym.
Koszty uzyskania przychodu za niepełny miesiąc
Z założenia pracownicze koszty uzyskania przychodu są niepodzielne. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie za niepełny miesiąc pracy, koszty odlicza się w pełnej wysokości.
Odliczenie kosztów uzyskania przychodu przy niskim wynagrodzeniu
A co w sytuacji, w którym wynagrodzenie pracownika będzie niższe niż miesięczne koszty uzyskania przychodu? (np. zarobi on zaledwie 100 zł?). Ze względu na to, iż ustawa nie przewiduje proporcjonalnego stosowania kosztów, należy odliczyć je w pełnej wysokości. Dochód wyniesie 0 zł (pracownik formalnie poniesie stratę), a ponieważ dochód będzie niższy niż kup, podatki też wyniosą 0 zł.
Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?
Jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu na etat, pracodawca stosuje określoną ustawą stawkę w wysokości podstawowej, bądź – jeśli pracownik złożył stosowne oświadczenie – koszty w podwyższonej kwocie.
Dopiero kiedy pracownik rozlicza rocznie podatek dochodowy z umowy o pracę (i innych źródeł dochodu) uwzględnia wszystkie koszty i ustala przysługujący mu limit (decyduje czy miał jedną, czy więcej umów). Jeśli suma kosztów jest poniżej przysługującego mu limitu, pracownik nie musi nic dopłacać fiskusowi. Jeśli koszty rozliczone przez pracodawców przekraczają limit kosztów uzyskania przychodu, pojawi się konieczność dopłaty podatku dochodowego.
Sytuacja taka ma miejsce najczęściej wtedy, kiedy pracownik w ciągu roku podatkowego jednocześnie pracował w wielu miejscach pracy, na umowę o pracę.
Kiedy nie przysługują koszty uzyskania przychodu?
Czy kwota kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy może wynosić 0 zł? W przypadku umowy o pracę może się tak stać jedynie w sytuacji rozliczania w ramach etatu pracy twórczej pracownika.
Przekroczenia limitu przychodów, w stosunku do których stosowano 50% kosztów uzyskania przychodu. Obecnie (2018 r.) limit ten wynosi 171 056 zł rocznie przychodu. Jeśli pracownik będący twórcą, korzystał z prawa do stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu i przekroczy przychód 171 056 zł, w stosunku do jego dalszych przychodów (np. w kolejnych miesiącach) nie będzie można stosować żadnych kosztów uzyskania przychodu (czyli kwota uzyskania przychodu będzie równa 0 zł).
