Netykieta poczty elektronicznej – definicja, zasady

Wbrew pozorom w internecie nie jesteśmy anonimowi. Podobnie jak w przypadku aktywności off-line, tak za działania w świecie wirtualnym ponosimy odpowiedzialność. O ile nie ma wątpliwości, że w komunikacji twarzą w twarz i w listach obowiązują nas pewne zasady współżycia społecznego, czasami zwane etykietą, o tyle nie każdy słyszał o internetowej wersji kodeksu grzecznościowego – netykiecie.

Co to jest netykieta?

Netykieta to swoisty kodeks internauty dotyczący zasad komunikowania się w sieci. Ponieważ internet, jako niescentralizowana struktura, nie podlega żadnej instytucji kontrolnej mogącej globalnie normalizować zasady jego użytkowania, internauci sami wypracowali zbiór reguł, których przestrzeganie świadczy o kulturze osobistej. Zasady netykiety dotyczą zarówno technicznych i prawnych aspektów, jak i grzeczności językowej.

Tradycyjna etykieta językowa obejmuje zbiór grzecznościowych zwrotów dostosowanych do sytuacji oraz zawiera wskazówki, jak postępować, aby rozmówca czuł się dowartościowany i zadowolony z konwersacji. Netykieta zaś służy przede wszystkim wygodzie użytkowników internetu i jest zbiorem reguł, jak kulturalnie i przyzwoicie poruszać się w wirtualnym świecie.

Na forach internetowych, czatach i portalach społecznościowych, gdzie toczą się miliony dyskusji, często na drażliwe tematy, potrzebne są zasady, które gwarantują pewien poziom tychże rozmów. Dużą rolę odgrywają moderatorzy – opiekują się stroną i troszczą o przestrzeganie regulaminu, blokując dostęp użytkownikom, którzy notorycznie naruszają netykietę.

Zasady netykiety

Jak już zostało wspomniane, etykietę internetową można porównać do etykiety językowej. Ze względu na podobieństwo komunikacji w świecie wirtualnym do komunikacji bezpośredniej oraz na potoczność języka, słownictwo internetowe zawiera wiele form odzwierciedlających emocje towarzyszące wypowiedzi. Są to przede wszystkim emotikony, wykrzyknienia, zwielokrotnienia znaków, skróty. W komunikacji internetowej uległy modyfikacji także reguły językowe.

Użytkownicy bardzo często nie respektują zasad interpunkcyjnych, ponieważ traktują pismo jako zamiennik tekstu mówionego. Nieprzestrzegane są również reguły ortograficzne. Aby pisać szybciej, pomija się znaki diakrytyczne i nie stosuje się wielkiej litery. Netykieta wymaga jednak respektowania zasad poprawnej polszczyzny, bo niedbałość nigdy nie jest wskazana.

Poza kwestiami językowymi netykieta obejmuje także szereg innych, bardziej technicznych zaleceń, dostosowanych do konkretnych form przekazu, należą do nich:

• stosowanie się do reguł i regulaminu obowiązujących na danej stronie,

• korzystanie z tak zwanej lupki na forach przed założeniem nowego wątku (aby nie powielać już zamieszczonych treści),

• zakaz pisania off-topic – niezgodnie z tematem wątku,

• zakaz wysyłania tzw. łańcuszków,

• zakaz stosowania wulgaryzmów, 

• zakaz publikowania treści obraźliwych,

• zakaz publikowania treści niezgodnych z prawem.

Wyróżnić można także 3 niezwykle uciążliwe zachowania w komunikacji cyfrowej. Czego nie robić w sieci?

• Nie spamować, czyli nie zasypywać odbiorców dużą liczbą zbędnych wiadomości, często o charakterze reklamowym.
• Nie trollować – nie zamieszczać prowokacyjnych, nieprawdziwych treści w celu wywołania kłótni.
• Nie wysyłać tych samych wiadomości w krótkim czasie (flooding).

Nieprzestrzeganie tych podstawowych zasad netykiety skończyć się może wyrzuceniem z danej grupy. Przypadki łamania prawa są oczywiście zgłaszane odpowiednim służbom.

Netykieta poczty elektronicznej

Według profesora K. Ożoga współcześnie obowiązuje model „grzeczności komputerowej”, prostszej i bardziej tolerancyjnej niż tradycyjna etykieta. Mimo że internet ułatwia komunikację, należy pamiętać, że e-mail może mieć charakter nieformalny – kiedy wymieniamy wiadomości ze znajomymi albo formalny – gdy korespondujemy np. z przełożonym, wykładowcą czy przedstawicielami urzędów.

Nasz język powinien być dostosowany do sytuacji i odbiorcy. Ważne, żeby w formalnych e-mailach nie rozpoczynać wypowiedzi od: „witam”. Bardziej adekwatne będzie „Szanowni Państwo” albo nawet mniej oficjalne, ale wciąż grzeczne „Dzień dobry”. Kończąc wypowiedź, unikajmy zwrotów „pozdrawiam” czy „do zobaczenia”. Znacznie lepiej napisać „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”. Choć brzmi to dość staromodnie, świadczy o znajomości zasad pisowni, szacunku do odbiorcy i wysokiej kulturze zachowania.

Pamiętajmy także o pisaniu na temat i jasnym określeniu naszej intencji – odbiorca powinien wiedzieć, w jakim celu się do niego zwracamy i jak ewentualnie może nam odpowiedzieć. Niedopuszczalne jest także wysyłanie pustych wiadomości, jedynie z załącznikiem. 

Przykładowo, wysyłając CV, zawsze przedstawmy się w treści maila i krótko zaznaczmy, na jakie stanowisko aplikujemy. Przestrzegajmy tych zasad, netykieta w internecie jest bowiem tak samo ważna jak etykieta grzecznościowa na co dzień.

A zatem jak poprawnie pisać formalne wiadomości? Zasady korzystania z poczty elektronicznej można podzielić na te bardziej techniczne i te dotyczące kwestii językowych. 

• format wiadomości

Do technicznych norm netykiety poczty elektronicznej zalicza się:

• pisanie w formacie tekstowym (nie HTML),

• używanie opcji UDW (ukryte do wiadomości) przy wysyłaniu maili do większej grupy odbiorców,

• nadawanie wiadomościom tytułów; przy czym tytuł powinien odnosić się do treści maila i być jak najbardziej zrozumiały,

• przesyłanie dużych plików w linkach, a nie jako załącznik,

• niewysyłanie łańcuszków szczęścia,

• umieszczanie w stopce tylko niezbędnych danych (np. imię, nazwisko, nr telefonu).

W formalnej korespondencji nie należy używać dziwnych, fantazyjnych czcionek ani tym bardziej jaskrawego koloru tła wiadomości. Warto również zwrócić uwagę na sposób formatowania bloków tekstu. Jeśli używamy justowania, a e-mail będzie czytany tylko na ekranie komputera, wyrazy ulegają czasami brzydkiemu rozciągnięciu, a przez to sam tekst jest trudniejszy w odbiorze. 

Wydawać by się mogło, że są to szczegóły potrzebne redaktorom technicznym, a nie np. osobom poszukującym pracy lub prowadzącym korespondencję z klientem. W końcu czy treść nie jest ważniejsza od formy? Warto jednak zwrócić uwagę na to, co wie od dawna każdy specjalista od reklamy lub marketingu: forma, opakowanie jest często jedynym czynnikiem decydującym o zakupie produktu. Zatem dobrze jest to opakowanie udoskonalić.

•  język używany w korespondencji

Można także wyróżnić kilka reguł językowych w komunikacji e-mailowej:

• przestrzeganie zasad ortografii i interpunkcji,

• stosowanie znaków diakrytycznych,

• zwracanie się do odbiorcy z użyciem wielkiej litery (Cię, Tobie, Pana),

• nienadużywanie wielkich liter (kapitaliki w internecie oznaczają krzyk, np. NETYKIETA).

Ważne, by język, którego używamy, był adekwatny do sytuacji. Netykieta w formalnej korespondencji elektronicznej nie pozwala na potoczne słownictwo. Przykładowo, zgłąszając kandydaturę na stanowisko, nie piszemy, że „ogarniamy właśnie nową pracę” ani że „szukamy ciepłej posadki, bo znużyła nas monotonia poprzedniej”. Żartobliwy ton nie jest na miejscu, bo nie piszemy listu do koleżanki lub kolegi. Styl wypowiedzi ma ogromne znaczenie. 

W przypadku wiadomości służbowych, dotyczących rekrutacji do pracy, używanie skrótów, brak kropek i przecinków, błędy ortograficzne, brak polskich liter – także nie świadczą o nas dobrze i tego typu potknięć należy konsekwentnie unikać. Tak samo jak zbytniego spoufalania się z odbiorcą po drugiej stronie ekranu. Być może e-mail przeczyta osoba młoda, która jest w stanie zaakceptować ten rodzaj wypowiedzi, jednak jest to dość ryzykowne założenie.

• adres e-mail używany w korespondencji

Kolejną sprawą, na którą koniecznie musimy zwrócić uwagę w przypadku wysyłania formalnych wiadomości, jest adres e-mail. Warto zastosować jeden z poniższych formatów:

• i.nazwisko@adres.pl np. j.kowalski@wp.pl

• imie.nazwisko@adres.pl np. jan.kowalski@interia.pl

• lub nazwisko@adres.pl np. kowalski@poczta.onet.pl

Dlaczego zwracać uwagę na adres poczty elektronicznej? Warto wczuć się w sytuację specjalisty ds. rekrutacji lub prezesa firmy, który otrzymuje korespondencję ze skrzynki np. chytry@dowcip.pl lub lala18@buziaczek.pl, nie mówiąc o jeszcze dziwniejszych nazwach. Krótko mówiąc, adres poczty elektronicznej to element ważny i również on może nas zdyskwalifikować w oczach rekrutera, partnera biznesowego czy klienta.

Wysłanie CV mailem a netykieta

Szukanie pracy przez internet jest obecnie najpopularniejszą metodą, choć wciąż może nastręczać wielu trudności. Samo aplikowanie do pracy coraz bardziej przypomina bowiem masowy mailing: kompletujemy curriculum vitae, a potem zaczynamy je rozsyłać. W jaki sposób to robić, by zwiększyć szansę na zatrudnienie? Przestrzeganie netykiety poczty elektronicznej jest jednym z istotnych aspektów zawodowego mailingu, ale nie jedynym. Warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. 

• Gdzie wysyłać CV?

Zacznijmy od tego, gdzie wysyłać zgłoszenia. Oczywiście adresatów powinno być jak najwięcej, jednak masowy, bezosobowy mailing, tym bardziej z pominięciem osobistego zwrócenia się w treści do konkretnej firmy – również nie należy do najskuteczniejszych metod, a wielu rekruterów potraktuje taką wiadomość jak spam.

Zamiast tego warto stworzyć własną bazę firm, które mogą stanowić atrakcyjny cel do wysłania oferty pracy. Baza danych z pewnością będzie skuteczniejsza, jeśli uda nam się przynajmniej częściowo określić, kto w danej firmie odpowiada za proces rekrutacji. Dzięki temu będziemy mogli skierować swoją ofertę bezpośrednio do tej osoby. Dobrą ewentualnością jest też zlokalizowanie osoby odpowiedzialnej za planowanie zasobów, czyli z reguły dyrektora departamentu, działu lub sekcji, w której chcielibyśmy pracować. Im bardziej uściślimy krąg potencjalnych zainteresowanych, tym skuteczniejsza okaże się nasza oferta.

W przypadku, gdy firma prowadzi akurat rekrutację, obranie takiej strategii nie jest aż tak ważne – wystarczy, że odpowiemy mailem zwrotnym na opublikowane ogłoszenie o pracę.

• Jakich błędów nie popełniać, wysyłając e-mail z CV?

Wiemy już, że netykieta poczty elektronicznej wcale nie jest skomplikowana. Wystarczy pamiętać o podstawowych, wyżej wymienionych zasadach. Co napisać, wysyłając CV mailem? Jak skonstruować wiadomość? Przede wszystkim trzeba pamiętać, żeby:

• poprawnie wpisać adres,

• zawsze dodać tytuł do wiadomości – taki, by odbiorca nie miał wątpliwości, czego dotyczy mail,

• zachować język formalny,

• sprawdzić pisownię pod względem ortografii i gramatyki przed wysłaniem wiadomości,

• dodać nagłówek, np. „Szanowny Panie…”; „Szanowni Państwo” itp.,

• krótko poinformować, dlaczego wysyłamy wiadomość (np. w celu wzięcia udziału w rekrutacji na stanowisko XYZ, dostarczenia CV) oraz podać informacje dotyczące załączników,

• poinformować, w jaki sposób można się z nami skontaktować,

• używać zwrotów grzecznościowych również na końcu, np.„Z poważaniem”,

• podpisać się imieniem i nazwiskiem.

Najczęstsze błędy, jakie zdarzają się w czasie wysyłania dokumentów rekrutacyjnych za pomocą poczty elektronicznej, to mylenie adresata – na przykład adres nie pasuje do tytułu, informacji w treści, a także wysyłanie pustego maila tylko z załączonym CV. Ponadto kompromitują nas często błędy w pisowni, a także adres domowej skrzynki pocztowej, zawierający na zabawne czy wulgarne wyrażenia.

W korespondencji elektronicznej, jak i w tradycyjnych listach, obowiązuje w kwestii zwrotów adresatywnych pisanie wielkimi literami. Netykieta zatem zakłada, że zapiszemy Pani Agnieszko, Szanowni Państwo, Państwa oferta. Zazwyczaj wątpliwości budzą zaimki – pamiętajmy, że o sobie piszemy mała literą: załączam moje CV, bardzo mi miło itd.

Nie zapominamy wpisać w temacie nazwy stanowiska i numeru referencyjnego ogłoszenia. Skrzynka rekrutacja@... często jest zapchana setkami wiadomości. By ułatwić sobie pracę, specjaliści ds. rekrutacji używają nazwy stanowiska lub numeru referencyjnego do utworzenia reguły wiadomości kierującej aplikację do podfolderu dotyczącego konkretnego stanowiska. W treści wiadomości również informujemy, o jakie stanowisko się ubiegamy i podajemy numer referencyjny. Warto dodatkowo użyć pogrubienia, by taka informacja była od razu widoczna dla rekrutera.

• Co napisać, wysyłając CV mailem bez ogłoszenia? 

Kiedy odpowiadamy na ofertę, sprawa jest jasna – wystarczy krótka informacja o chęci wzięcia udziału w rekrutacji. Większe kłopoty pojawiają się, gdy naszym zamiarem jest wysłanie CV mailem bez ogłoszenia. Jak sporządzić taką wiadomość?

W tym wypadku musimy postawić się w roli marketingowca i jak najlepiej zaprezentować własną kandydaturę do pracy w danej firmie. Sam mail musi być krótki, przekonujący i elegancki. Ma przedstawiać najważniejsze osiągnięcia, wyjaśniać zainteresowanie danym stanowiskiem, a przeczytanie go powinno zajmować maksimum minutę. Unikajmy pustych fraz i utartych zwrotów. Zamiast kopiować gotową treść maila odnalezioną w internecie, napiszmy wiadomość sami. Przedstawmy się z najlepszej strony, wspominając np. o największym osiągnięciu czy wieloletnim doświadczeniu i postarajmy się zaintrygować rekrutera.

Pamiętajmy, żeby napisać, w jakim charakterze chcielibyśmy pracować, a także dlaczego interesuje nas stanowisko w tej konkretnej firmie. Dzielmy się osiągnięciami, ale nie zanudzajmy nadmiarem detali. Ważne, by przyjąć perspektywę – co my możemy dać przedsiębiorstwu, w jaki sposób pracodawca skorzysta na tym, że nas przyjmie. W końcu firma to nie instytucja charytatywna ani szkoleniowa, a argument, że aplikujemy ze względu na własne dobro i samorozwój – nawet jeśli to prawda – raczej nie będzie wystarczający.

• Kiedy spodziewać się odpowiedzi na e-mail z CV? 

Najbardziej efektywne są oczywiście listy, które szczególnie trafnie odpowiadają na aktualne zapotrzebowanie lub problemy pracodawcy. Gdy trwa rekrutacja, firmy często podają informację, że skontaktują się z wybranymi kandydatami. To oznacza, że niekoniecznie dostaniemy odpowiedź. Mail zwrotny pojawi się zazwyczaj tylko wówczas, gdy zostaniemy wstępnie zaakceptowani do kolejnego etapu – na przykład rozmowy kwalifikacyjnej.

Również w przypadku wysyłania CV mailem bez ogłoszenia niekoniecznie dostaniemy odpowiedź. Wiele zależy od polityki firmy czy nawet osobistej postawy pracowników kadrowych i innych osób, do których wysyłamy zgłoszenia.

Netykieta – dlaczego jest tak ważna? 

Zasady zachowania w internecie nie są wyjątkowo złożonym zbiorem. Wręcz przeciwnie, netykieta to reguły grzeczności językowej i savoir vivre’u dostosowane do realiów wirtualnego świata. Dzięki nim łatwiej nam poruszać się po sieci, a interakcje z innymi użytkownikami są łatwiejsze i bardziej wartościowe – w efekcie bardziej satysfakcjonujące. W końcu większość z nas woli brać udział w ciekawej dyskusji niż przedzierać się przez gąszcz spamu, nim dotrze do interesującej wiadomości. Z kolei wiadomości bez adresata, o enigmatycznej treści, potrafią być bardzo irytujące. Netykieta ułatwia życie i choćby z tego względu warto jej przestrzegać. 

Zasady internetowego savoir-vivre’u są niezwykle ważne w przypadku interakcji biznesowych i zawodowych. Wszystkie poradniki dotyczące wyglądu zewnętrznego czy też autoprezentacji na spotkaniach z kontrahentami czy w czasie rozmowy kwalifikacyjnej są zgodne, że w tego typu kontakcie ubiór stanowi bardzo ważny element, czasem nawet decydujący o wyniku rozmowy. Podobnie rzecz się ma z e-mailami do klienta albo pracodawcy. Dopracowana gramatycznie i formalnie, poprawna wiadomość stanowi naszą wizytówkę oraz często przepustkę do rozmowy kwalifikacyjnej. Warto więc poświęcić kilka czy nawet kilkanaście minut na to, by e-mail był staranny i taki, jak nakazuje netykieta. 

Sprawdź także, jak utrzymać porządek na komputerze w pracy.