Po czym poznać, że pora na zaprowadzenie porządku na komputerze? Wystarczy, że odpowiesz na kilka pytań:
- Czy ikony rozsiane na całym Twoim pulpicie zajmują tyle miejsca, że ledwo zauważasz, co masz na tapecie?
- Żeby coś znaleźć, najczęściej wpisujesz nazwę pliku (w kilku możliwych wariantach, bo nie masz pewności, jak co się nazywa) w wyszukiwarkę na całym dysku?
- Na poczcie masz 3588 starych, nieodczytanych wiadomości?
- A może często dostajesz powiadomienie, że skrzynka mailowa jest prawie pełna?
- Zakładki w przeglądarce internetowej wydają się bezużyteczne, bo masz ich tyle, że i tak nie wiesz, co na nich jest?
Jeśli chociaż na jedno z tych pytań Twoja odpowiedź brzmi "tak", to zdecydowanie oznacza, że pora rozprawić się z bałaganem! Sprawdź, jak uporządkować pliki i foldery na komputerze, jak poradzić sobie z chaosem w skrzynce e-mail i w zakładkach internetowych.
Jak uporządkować komputer w pracy?
Wiosenne porządki w pracy nie mogą się obejść bez pozbycia się chaosu na komputerze. Warto to zrobić zarówno na firmowym, jak i prywatnym sprzęcie.
pliki, foldery
Tajemnicze ikony, skróty plików, które do niczego nie prowadzą, foldery o enigmatycznych nazwach, np. "do druku" czy "nowe" i porozrzucane w różnych miejscach dokumenty. Zapewne zapisując coś na pulpicie, chciałeś mieć do tego szybki dostęp. Plik był pilny, otwierany nawet kilka razy dziennie. Za miesiąc dany dokument może jednak być dla Ciebie już mniej przydatny. Dlaczego więc wciąż zajmuje swoje poprzednie miejsce? Aby nie zgubić się w gąszczu dokumentów, wprowadź swoją własną metodę katalogowania. Możesz sobie ją wcześniej rozrysować na kartce. Od ogółu, do szczegółu.
Kolejna sprawa to nazywanie samych plików. Zadbaj tu o spójność. Jeśli przygotowywany przez Ciebie dokument miał kilka wersji, ponumeruj je! Dzięki temu z łatwością odnajdziesz tę, która jest potrzebna. Jeśli masz np. kilka wersji projektu i nazwałeś je: Projekt-1, Projekt-dzisiaj, Projekt-nowa-wersja, kolejnego dnia trudno Ci będzie ocenić, który dokument był ostatni.
Nazywając pliki, zastanów się, pod jakimi hasłami będziesz ich później szukał. Nie ma tu miejsca na przypadek i pośpiech, z kolei dokładność bardzo się opłaca. Kolejna kwestia to archiwizowanie dokumentów, których już nie potrzebujesz, a które nie mogą zostać usunięte. Możesz je gromadzić na osobnym dysku bądź tworzyć foldery archiwum. Nie ma sensu przechowywać wszystkiego, dlatego usuń niepotrzebne pliki.
Pamiętaj też, aby regularnie robić backup dokumentów. Żaden sprzęt nie jest w stu procentach niezawodny. Mając kopię zapasową, unikniesz niepotrzebnego stresu przy próbie odzyskiwania danych. Możesz wybrać dysk zewnętrzny, chmurę, a nawet pendrive – ważne, aby backup wszedł Ci w krew.
-
poczta mailowa
Uporządkowanie poczty to również nie lada wyzwanie. Nowe wiadomości przychodzą codziennie, więc walka z chaosem nie jest jednorazową akcją! Liczy się systematyczność i wyrobienie w sobie nawyku porządkowania wiadomości. Jak się za to zabrać? Przede wszystkim:
- uporządkuj skrzynkę odbiorczą – możesz stworzyć dodatkowe foldery albo tagować wiadomości (np. prywatne, praca, oferty itd.). Dzięki temu łatwiej Ci będzie odnaleźć potrzebny e-mail. Przykład? Na Twojej skrzynce znajduje się powiadomienie, że pora za zapłatę za jakąś usługę. Wiadomość jest odczytana, ale czy na pewno już uregulowałeś należność? Zamiast logować się na konto bankowe, wystarczy, że opłacone rachunki będziesz wrzucać do jednego folderu,
- systematycznie czytaj maile, usuwaj bądź przenoś do odpowiednich folderów. Nie ma nic gorszego niż konieczność przebrnięcia przez dziesiątki nieodebranych maili, nagromadzonych po tygodniu czy miesiącu,
- wypisz się z newslettera, jeśli nigdy nie otwierasz tych wiadomości i nie jesteś już zainteresowany ofertą firmy,
- wyłącz powiadomienia z mediów społecznościowych i aplikacji – dzięki temu ograniczysz niepotrzebny napływ wiadomości,
- opróżnij folder spam.
-
zakładki w przeglądarce internetowej
Nie każdy korzysta z zakładek, ale jest to bardzo przydatne narzędzie, dostępne w każdej przeglądarce internetowej. Przeglądarka zapamiętuje Twoje ulubione strony. Np. w Google Chrome wystarczy kliknąć gwiazdkę na końcu paska z adresem witryny. To wyjątkowo proste, dlatego chętnie zapisujemy wiele ciekawych stron, a potem, kiedy chcemy do nich wrócić, często mamy problem z przypomnieniem sobie, jak się nazywały i ich odnalezieniem. Właśnie dlatego warto uporządkować zakładki. Możesz podzielić je na foldery tematycznie, dzięki temu łatwiej będzie Ci dotrzeć do interesującej strony. Usuń też to, z czego już nie korzystasz. Zakładki do stron przydatnych w pracy, z której zwolniłeś się rok temu, naprawdę nie są Ci już potrzebne.
