Notatka służbowa – definicja
Notatka służbowa to formalny dokument służący do wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwach. Jej główny cel to przekazywanie istotnych informacji między pracownikami lub poszczególnymi oddziałami danej organizacji. Najczęściej sporządzana jest po spotkaniach z klientami lub po zebraniach zarządów, na których podjęte zostały ważne postanowienia.
Jak sporządzić notatkę służbową
Prawo pracy nie podaje jednej obowiązującej recepty na to, jak napisać notatkę służbową. W niektórych firmach zagadnienie dotyczące sporządzania formalnej dokumentacji może być zawarte wewnątrzzakładowych regulaminach. Jeśli jednak nie ustalono żadnych zasad, to przyjmuje się, że notatka służbowa powinna zawierać takie elementy jak:
• data i miejsce sporządzenia notatki,
• imię i nazwisko nadawcy,
• imię i nazwisko odbiorcy (w razie potrzeby),
• krótka informacja, czego dotyczy pismo,
• treść.
Notatka służbowa – jak napisać
Notatka służbowa ze spotkania bądź rozmowy telefonicznej przede wszystkim powinna mieć zwięzłą formę. Najczęściej jest to dokument jednostronicowy, sporządzony na komputerze lub napisany odręcznie. Notatkę służbową traktuje się jak pismo urzędowe. Należy zwrócić szczególną uwagę na błędy ortograficzne, stylistyczne oraz interpunkcyjne. Pismo musi być rzetelne i oddawać faktyczny przebieg spotkania oraz postanowienia z nim związane.
Notatka służbowa ze zdarzenia
Notatka służbowa ze zdarzenia często dotyczy np. wypadku, jaki miał miejsce w zakładzie pracy. W takiej sytuacji należy dokładnie opisać, w jaki sposób doszło do danej sytuacji, czy są osoby poszkodowane oraz w jaki sposób zabezpieczono miejsce zdarzenia. Jeśli notatka dotyczy np. pouczenia bądź ukarania pracownika, to należy ją dołączyć do akt danej osoby. W przypadku nagany z wpisem do akt należy pamiętać, że następuje jej przedawnienie po roku. W takiej sytuacji notatkę usuwa się z akt pracowniczych.
Notatka służbowa – wzór
dane sporządzającego
………………………..
Notatka ze zdarzenia
Dnia 4.10.2019 (wtorek) ochroniarz firmy Waleria Sp. z o. o. Jan Kowalski, został napadnięty podczas wypełniania służbowych obowiązków. Zamaskowani napastnicy żądali od pracownika wydania kluczy do budynku, jednak do ich przekazania nie doszło. O zdarzeniu została poinformowana policja, która spisała zeznania świadków, zabezpieczyła teren oraz wzięła nagrania z monitoringu. W trakcie zajścia pracownik firmy został lekko poturbowany, co spowodowało odwiezieniem do szpitala na oględziny stanu zdrowia. W wyniku napadu doszło do zniszczenia odzieży roboczej.
Data i podpis sporządzającego
………………………………..
