Szef zlecił Ci przygotowanie dobrej prezentacji multimedialnej na spotkanie z kontrahentami bądź współpracownikami z innych działów – i nie wiesz, jak się do tego zabrać? Pamiętaj o kilku zasadach, dzięki którym zdobędziesz uwagę słuchaczy i utrzymasz ją do samego końca wypowiedzi. Liczy się nie tylko treść, ale i wygląd prezentacji!
Spis treści
Prezentacja multimedialna – co to?
Zacznijmy od podstaw – co to jest prezentacja multimedialna? Technicznie rzecz ujmując, są to ilustracje, filmy, animacje, ścieżki dźwiękowe, które tworzą wspólną całość i prezentują jakąś treść. Ważne, by dobrze rozumieć, po co tworzy się takie prezentacje – mają one być dopełnieniem i ilustracją słów osoby przedstawiającej jakieś zagadnienie. Uzupełnieniem – a nie konkurencją dla mówcy!
Prezentacja multimedialna – kiedy warto ją przygotować?
Prezentację multimedialną zwykle przygotowuje się, kiedy:
-
zagadnienie jest złożone i wymaga ułatwiających zrozumienie ilustracji, przykładów, definicji,
-
chcemy pokazać wykresy, tabele, rysunki, grafiki, wideo,
-
wypowiedź będzie dość długa i chcemy ją uatrakcyjnić, urozmaicić,
-
prezentacja będzie pełnić formę skrótu z wystąpienia, dokumentu pomocniczego dla słuchaczy.
Uwzględnienie prezentacji multimedialnej w wystąpieniu pełni także ważną funkcję wizerunkową. Jeśli jest dobrze przygotowana, przemyślana, świadczy o profesjonalizmie i zaangażowaniu mówcy. Dlatego warto przygotowywać prezentacje szczególnie na spotkania z klientami, a także np. wówczas, gdy staramy się o awans, zależy nam na zrobieniu dobrego wrażenia na przełożonym, budowaniu mocnej pozycji w firmie.
Prezentacja multimedialna – gdzie ją przechowywać?
Powszechnie używanym programem do tworzenia prezentacji jest Power Point należący do Pakietu Microsoft Office. Jest to jednak program płatny. Jeśli chcemy zdecydować się na darmowe oprogramowanie, mamy szeroki wachlarz możliwości. Do popularnych programów należą np. Prezentacje Google, umożliwiające przygotowywanie prezentacji multimedialnych online, LibreOffice Impress (z pakietu LibreOffice / The Document Foundation), OpenOffice Impress (z pakietu OpenOffice / Apache), Canva i wiele więcej.
Niezależnie od tego, na jaki program się zdecydujemy, nie zapomnijmy o backupie. Prezentację multimedialną warto przechowywać nie tylko na własnym komputerze, ale też w przestrzeni chmurowej czy na zewnętrznym urządzeniu.
Cechy dobrej prezentacji multimedialnej
Zabierasz się właśnie do stworzenia prezentacji? Pamiętaj, że dobra prezentacja multimedialna:
-
nie jest przeładowana tekstem! Słuchający prezentacji z pewnością i tak nie będą go czytać,
-
zawiera kluczowe hasła i pojęcia, wyjaśnienia mają w niej charakter skrótowy,
-
może zawierać to, co z oczywistych względów nie znalazło się w przemowie pracownika, np. odnośniki do tekstów, linki, pod którymi znajdziemy więcej informacji,
-
jest spójna, a kolejne slajdy czy fragmenty wynikają z poprzednich, widać wyraźną strukturę. Logiczny układ prezentacji multimedialnej znacząco ułatwia jej odbiór, słuchacze gubią się w gąszczu losowych informacji, a więc nie zniechęcają się i nie tracą zainteresowania,
-
ma spis treści, czy agendę, dzięki której słuchacze będą wiedzieć, ile trwa całość i czego mogą się spodziewać. Spis treści to także ułatwienie dla osób, które potem będą korzystać z prezentacji (częstą praktyką jest rozsyłanie materiałów po spotkaniach biznesowych, naukowych itp.),
-
posiada ilustracje, schematy, grafiki, mapy, wykresy – wszystko to, co jest odpowiednie dla danego zagadnienia. Ilustracje mają dwojaką funkcję. Przekazują informacje, które trudno opisać słowami, ale też stanowią przynętę dla koncentracji. Ładne zdjęcia, ciekawie wykonane wykresy przykuwają wzrok.
Prezentacja multimedialna – jak nie zanudzić słuchaczy?
Prezentacja pomaga w uzyskaniu i utrzymaniu uwagi słuchaczy. Pamiętajmy, że ludzki umysł ma to do tego, iż łatwo się dekoncentruje, szczególnie wówczas, gdy dostarczamy mu dużą ilość podobnych informacji. Dlatego tak ważne jest, by w czasie prezentacji co jakiś czas robić swego rodzaju przerywniki – pokazywać lekkie, zabawne treści albo zadawać angażujące pytania do publiczności. Warto w tym czasie odwołać się do emocji – to za nimi płynie bowiem uwaga. Owe przerwy sprawią, że słuchacze nieco wypoczną i na powrót koncentrują się na mówcy.
Odpowiednia prezentacja multimedialna przykuwa wzrok i nie prowadzi do rozproszenia uwagi. By tak właśnie było, należy wystrzegać się błędów w jej przygotowaniu. Jak wyżej wspomniano, prezentacja nie może składać się wyłącznie z linijek tekstu – prawdopodobnie i tak nikt ich nie przeczyta! Słuchacze nie mogą bowiem jednocześnie czytać wyświetlanego eseju i słuchać słów osoby prezentującej.
Trzeba także zwrócić uwagę na prędkość wyświetlania kolejnych slajdów. Nie może być zbyt szybka! Z drugiej strony jeśli będziemy przechodzić do kolejnego slajdu za wolno, możemy znudzić słuchaczy domagających się przecież interesujących nowości.
Wiele błędów dotyczy także szaty graficznej. Unikajmy:
-
nadmiernej liczby animacji, które działają rozpraszająco i irytująco,
-
pstrokacizny – postawmy na spójną kolorystykę dostosowaną do okoliczności i tematu. Tło każdego slajdu powinno być białe lub inne, ale bardzo jasne,
-
czcionki kaligraficznej, gotyckiej bądź innej czcionki trudnej w odczytaniu.
Oczywiście niedopuszczalne są błędy ortograficzne, gramatyczne, które sprawią, że nawet najlepiej wyglądająca prezentacja wyda się nieprofesjonalna.
Prezentacja multimedialna – ile powinna trwać?
Błędem jest także zbyt długa prezentacja firmy czy zagadnienia. 30 slajdów na spotkaniu z klientami to naprawdę może być zbyt wiele, jeśli pamiętamy, że za każdym z nich stoi przynajmniej kilka zdań ustnego wyjaśnienia.
Najlepiej, jeśli na początek przygotowujemy sobie plan prezentacji ustnej. Ustalmy, na jaki temat chcemy mówić jak długo, a do każdej kilkuminutowej wypowiedzi zaplanujmy slajd.
