Kto jeździ w podróże służbowe?
Oczekiwania dotyczące dużej dyspozycyjności czy wymagana gotowość do częstych wyjazdów służbowych to coraz częstsze sformułowania padające w ogłoszeniach o pracę. Nawet jeśli nie funkcjonowałeś dotychczas na „mobilnym” stanowisku, z łatwością będziesz w stanie wyobrazić sobie ewentualne konsekwencje takiej pracy dla twojego życia prywatnego. Jak natomiast wygląda kwestia częstych wyjazdów z formalnego punktu widzenia?
Rozporządzenie w sprawie podróży służbowej
Podstawowym, prawnym wyznacznikiem w kwestii podróży służbowych jest Rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Graniczne kwoty zawarte w tym dokumencie mogą być również stosowane przez pracodawców spoza "budżetówki" i tak się najczęściej dzieje. Stosunkowo niewielu pracodawców zadaje sobie trud wprowadzania własnych wytycznych dotyczących rozliczania podróży służbowych. Takie odrębne zasady muszą być uregulowane w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub regulaminie zakładu pracy.
Podróż służbowa – Kodeks pracy
Samo pojęcie „wyjazd służbowy” definiuje Kodeks pracy. Zgodnie z przepisami taki wyjazd jest rozumiany jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Zgodnie z definicją takim wyjazdem nie będzie więc np. udział w dwudniowych targach odbywających się w mieście, w którym znajduje się siedziba pracodawcy/stałe miejsce zatrudnienia pracownika. Warto wiedzieć, że przyjmuje się, że wyjazd służbowy nie może być dłuższy niż 3 miesiące.
Podróż służbowa – definicja
Powyższą definicję należałoby jeszcze poszerzyć o wytyczne, które zawiera wspomniane wyżej Rozporządzenie. Podróż służbowa może mieć charakter krajowy – zwana jest wtedy „podróżą krajową”, a także zagraniczny – „podróż zagraniczna”. Rozróżnienie jest o tyle ważne, że determinuje stosowanie odpowiednich przepisów – a tym samym stawek zwrotów kosztów, diet itd.
Podróż służbowa – stawki
Pracownikowi, który wyjeżdża w podróż służbową, pracodawca musi zwrócić koszty związane z wyżywieniem. Zgodnie z przepisami podwładnemu przysługuje zwrot:
• 30 zł (w przypadku podróży trwającej od 12 do 24 godzin),
• 15 zł (w przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin).
Dieta nie należy się w przypadku podróży trwającej nie więcej niż 8 godzin. Jeśli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, pracownikowi przysługuje zwrot 30 zł za każdy kolejny, rozpoczęty dzień (gdy podróż służbowa przekracza w tych dniach 8 godzin).
Warto wiedzieć, że diety w wysokości określonej w rozporządzeniu MPIPS nie są opodatkowane. Jeżeli pracodawca wprowadza własne stawki, które są wyższe niż ujęty w rozporządzeniu limit, z tej nadwyżki pracownik musi rozliczyć się z Urzędem Skarbowym.
W przypadku, gdy pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie, zgodnie z przepisami, pracodawca nie ma obowiązku wypłacania mu diety. Jeśli wyżywienie jest jedynie częściowe, pracodawca może proporcjonalnie zmniejszyć wysokość diety (25 proc. w przypadku zapewnionego śniadania, 50 proc. w przypadku obiadu i 25 proc. za kolację).
W przypadku służbowego wyjazdu zagranicznego wysokość diety uzależniona jest od kraju docelowego. Ich wysokość szczegółowo reguluje rozporządzenie MPIPS.
Co z dojazdem?
Pracodawca ma również obowiązek zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty transportu. W przypadku transportu publicznego, podstawą są udokumentowane ceny biletów, jeżeli jest to samochód lub inny pojazd, który nie należy do pracodawcy, stosowana jest stawka kilometrowa uzależniona od przebiegu pojazdu. Wysokość zwrotu ustalona jest w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 2007 r. i wynosi:
- w przypadku pojemności silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł za km,
- w przypadku pojemności silnika przekraczającej 900 cm³ – 0,8358 zł za km.
Pracodawca może rozliczać się z pracownikiem, który częściej wykorzystuje swój własny pojazd w celach służbowych, również w formie miesięcznego ryczałtu.
Inną istotną kwestią, związaną z dojazdem i powrotem z podróży służbowej, jest rozliczenie czasu pracy. Gdy pracownik dojeżdża lub wraca z podróży służbowej w swoich normalnych godzinach pracy, to podróż wlicza się do czasu pracy. Jeśli natomiast dojazd i/lub powrót do miejsca delegowania przypadają już po godzinach pracy, podróży nie wlicza się do czasu pracy pracownika (nie są to nadgodziny, pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie czy dodatek). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracodawca wyraźnie zobowiązuje jednego z pracowników do pracy w charakterze kierowcy – w takiej sytuacji podróż będzie wliczała się do czasu jego pracy. Problem w ewentualnej interpretacji nie istnieje natomiast w przypadku obliczania wysokości przysługującej diety, czas poświęcony na dojazd i powrót z delegacji, zawsze wlicza się bowiem do tej puli.
Warto pamiętać także o prawie pracownika do nieprzerwanego odpoczynku. Wyrok Sądu Najwyższego mówi jasno, że jeśli czas spędzony w drodze z delegacji/na miejsce oddelegowania narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, to pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie.
Podróż służbowa – zakwaterowanie
Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów noclegu – w przypadku, gdy udokumentuje koszty przedkładając rachunek – pracodawca ma obowiązek zwrócić podwładnemu poniesione wydatki (do maks. wysokości dwudziestokrotności diety). Jeśli pracownik nie jest w stanie udokumentować tego, ile zapłacił za nocleg, przysługuje mu jedynie ryczałt w wysokości 45 zł/dobę.
