Używanie auta służbowego do celów prywatnych to dość powszechna praktyka stosowana przez pracowników, na którą przełożeni wyrażają zgodę. Jak powinno wyglądać użyczenie samochodu firmowego pracownikowi, by było to zgodne z obowiązującymi przepisami? Czy konieczna jest umowa o używanie samochodu służbowego, a jeśli tak, to jakie elementy musi zawierać?
Samochód służbowy - dodatkowy benefit
Auto to podstawa na wielu stanowiskach, które wymagają od pracowników mobilności. Na przykład samochód służbowy dla przedstawiciela handlowego jest podstawowym narzędziem pracy. Część firm pozwala pracownikom wykorzystywać pojazd do celów prywatnych, traktując to jako dodatkowy bonus wynikający z umowy. Osoba, która ma taki dodatek może bowiem zrezygnować z posiadania własnego auta.
Z uwagi na to, że ci, którzy w celach prywatnych mogą korzystać ze służbowego auta, nie ponoszą kosztów związanych z utrzymywaniem własnego pojazdu, uznaje się, że użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi przychód pracownika i należy odprowadzić podatek dochodowy.
Samochód służbowy do celów prywatnych - warunki
Stare przepisy dotyczące rozliczenia nieodpłatnych świadczeń w postaci samochodu służbowego były dość niejasne i w efekcie często ukrywano to, że pracownik wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych. Nowe zasady (ustalone w 2015 roku) wprowadziły określone kwoty wartości pieniężnych tych świadczeń.
Przychód z używania samochodu służbowego, który pracodawca musi doliczyć do wynagrodzenia, jest uzależniony od pojemności silnika:
• przy pojemności do 1600 cm3 jest to 250 zł miesięcznie,
• przy pojemności powyżej 1600 cm3 jest to 400 zł miesięcznie.
Nie ma przy tym znaczenia, jak intensywne jest wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Jeśli użyczenie auta pracownikowi odbywa się tylko przez kilka dni w miesiącu, do przychodu dolicza się wartość proporcjonalną (1/30 ryczałtu za każdy dzień).
Do niedawna zryczałtowany przychód za samochód firmowy używany do celów prywatnych obejmował koszt przeglądów, napraw, wymiany opon i ubezpieczenia, ale nie obejmował paliwa. Wyrok NSA z lipca 2018 roku (sygn. akt II FSK 1185/16) uwzględnił jednak i te koszty w zryczałtowanym przychodzie (nawet w sytuacji, w której byłby on faktycznie wyższy niż doliczana kwota). Do momentu zmiany przepisów, nie trzeba rozliczać dodatkowo kosztów zakupu paliwa jako przychodu pracownika.
Pracodawca może też ustalić z pracownikiem odpłatne używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. W takiej sytuacji należy kontrolować wysokość opłaty, jaką ponosi pracownik za dany okres użytkowania. Jeśli będzie niższa niż ryczałt, to do przychodu pracownika podlegającemu opodatkowaniu należy wliczyć różnicę między ryczałtem a faktycznie poniesionym wydatkiem.
Służbowy samochód i służbowe paliwo
Umowa użytkowania samochodu służbowego może wymagać od pracownika, by ten zwracał pieniądze za benzynę, którą wykorzystał do jazd prywatnych. Firma powinna traktować taką sytuację jak odpłatną dostawę paliwa i zarejestrować ją na kasie fiskalnej, wykazując VAT należny. Jeśli firma chce uniknąć konieczności instalowania kasy, może pobierać od pracownika zryczałtowaną kwotę obejmującą paliwo (oraz inne koszty używania samochodu).
Umowa użytkowania samochodu służbowego
Korzystanie z samochodu służbowego wymaga podpisania między pracodawcą a pracownikiem umowy bądź ustalenia tej kwestii w regulaminie używania firmowych aut. W dokumentach tych należy uwzględnić takie elementy jak:
• zasady otrzymywania oraz zdawania auta (powierzanie mienia),
• odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie,
• samochód służbowy do celów prywatnych - zasady korzystania, sposoby rozliczenia,
• procedurę postępowania w razie wypadku, kolizji drogowej.
Warto pamiętać, że jeśli z każdym pracownikiem zostanie podpisana umowa o korzystanie z samochodu służbowego, to przy jakichkolwiek zmianach prawnych bądź zmianach w firmie, trzeba będzie te umowy przeredagować. Umieszczenie informacji o sposobie, w jaki może być wykorzystywany samochód służbowy w firmie do regulaminu, pozwala wprowadzić wszelkie zmiany w obrębie zaledwie jednego dokumentu.
Samochód służbowy do celów prywatnych - umowa
Jeśli pracodawca dopuszcza używanie samochodu służbowego przez pracownika prywatnie, to w umowie bądź regulaminie, musi zawrzeć dokładne informacje na temat zasad tego użytkowania. W szczególności zaś to, w jaki sposób to jest rozliczane – czy pracownik może korzystać nieodpłatnie, czy ponosi jakiś koszt ryczałtowy, czy też prowadzi ewidencję przejechanych kilometrów / dni, w jakich korzystał z auta.
Nieodpłatne korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych
Jazda samochodem służbowym w celach prywatnych w świetle obowiązujących przepisów nie może być całkowicie bezpłatna dla pracownika. Jeśli pracodawca pozwala na nieodpłatne korzystanie z auta firmowego do celów prywatnych, to musi uwzględnić dodatkowy przychód, jaki pracownik ma z tytułu tego, że użytkuje prywatnie służbowy samochód. Można to porównać do sytuacji, w której pracownik dostałby podwyżkę, ale ta podwyżka, zamiast zostać mu przekazana w formie pieniężnej, jest rozliczana jako opłata za korzystanie z auta służbowego.
Od tego dodatkowego „wirtualnego” przychodu (rozliczanego ryczałtem) odprowadzane są składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy. Opodatkowanie używania samochodów służbowych do celów prywatnych będzie zgodne z zasadami ogólnymi (czyli 18%, a jeśli pracownik przekroczy I próg podatkowy – 32%).
W praktyce zatem pracownik ponosi koszty składek ZUS i podatku dochodowego. Jeśli obowiązuje go 18% stawki podatku i jeździ samochodem o pojemności silnika do 1600 m3, będzie to około 45 zł podatku miesięcznie.
Co ważne ryczałtu za użytkowanie samochodu służbowego prywatnie nie wolno mylić z sytuacją rozliczania ryczałtem wydatków eksploatacyjnych na należące do pracownika auto, które wykorzystuje on w swojej pracy.
Dodatek za prowadzenie samochodu służbowego
Około 50 lat temu (Zarządzenie przewodniczącego Komitetu Pracy i Płacy z dnia 31 sierpnia 1968 r. w sprawie dodatku do uposażenia dla pracowników, którym powierzono prowadzenie służbowego samochodu) istniał dodatek za prowadzenie samochodu służbowego. Był to dodatek przysługujący pracownikom sfery budżetowej, niezatrudnionym na stanowisku kierowcy. Obecnie akt ten utracił moc i nie istnieją żadne prawne podstawy wypłacania przez pracodawców dodatku z tego tytułu, choć oczywiście przełożony może dobrowolnie ustalić w regulaminie wynagradzania taki bonus dla swoich podwładnych.
