Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek przekazać byłemu podwładnemu świadectwo pracy. Kodeks pracy wyjaśnia, w jaki sposób może to zrobić.
Jaki jest czas na wydanie świadectwa pracy?
Świadectwo pracy to dokument przekazywany przez pracodawcę osobie odchodzącej z firmy.
Co powinno zawierać świadectwo pracy? Wszystkie najważniejsze informacje dotyczące całego okresu zatrudnienia pracownika (tj. osoby zatrudnionej w oparciu o umowę o pracę), a więc między innymi dane na temat:
- czasu świadczenia pracy,
- urlopów,
- rodzaju pracy,
- obejmowanych stanowisk,
- trybu rozwiązania umowy/ okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.
Niezależnie od tego, czy stosunek pracy został zakończony w efekcie wypowiedzenia, czy za porozumieniem stron, świadectwo pracy musi zostać dostarczone w określonym czasie. Pracodawca nie może wyrażać na nim prywatnych opinii o podwładnym. Na żądanie pracownika umieszcza się w dokumencie wiadomość na temat wysokości i składników wynagrodzenia, a także kwalifikacji, jakie zatrudniony uzyskał w czasie zatrudnienia.
Jeśli chodzi o termin wydania świadectwa pracy, przepisy jasno określają, że pracodawca ma obowiązek przekazać je w ostatnim dniu wykonywania obowiązków przez podwładnego – jeśli w ciągu kolejnych 7 dni nie ma zamiaru ponownie podpisać z nim umowy o pracę.
Czy świadectwo pracy można wysłać mailem?
Czasami, na przykład gdy podwładny wykonuje obowiązki zdalnie w jakiejś odległej miejscowości, pracodawca nie ma możliwości wydania świadectwa pracy w ostatnim dniu pracy. Czy zatem firma może przesłać dokument mailem?
Kodeks pracy na razie nie uwzględnia wprost takiej metody przekazywania świadectwa z pracy. Art. 97. tej ustawy informuje:
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188) albo doręcza je w inny sposób.
Ustawodawca nie uściślił, czym jest doręczanie świadectwa w inny sposób, co daje pewną przestrzeń do interpretacji. Niemniej, bezpieczniej – na przykład z uwagi na możliwe roszczenia ze strony byłego zatrudnionego i przeniesienie sporu do sądu pracy – trzymać się niebudzącej wątpliwości litery prawa i przesłać świadectwo pocztą czy kurierem, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Warto dodać, że jeśli pracodawca podpisał kolejną umowę z daną osobą w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego stosunku pracy, musi wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika – papierowy lub elektroniczny. Wniosek może zostać złożony w dowolnym czasie i dotyczyć dowolnych okresów zatrudnienia – przeszłego lub wszystkich łącznie – ale tylko tych, za które dotąd nie wydano świadectwa. Firma musi przekazać dokument w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.
Czytaj także: Praca w straży miejskiej
Świadectwo pracy mailem – najczęściej zadawane pytania:
-
Czy świadectwo pracy można wysłać mailem?
Prawo dopuszcza wysłanie świadectwa pracy, ale tylko w przzypadkach, gdy z przyczyn obiektywnych nie ma możliwości wydania pracownikowi lub osobie upoważnionej świadectwa do rąk wpłasnych. Nie jest jasne, w jaki sposób można wysłać świadectwo, dlatego bezpiecznie trzymać się formy listowej np. wysłać świadectwo pracy kurierem lub listem poleconym.
-
Kiedy należy wysłać świadectwo pracy?
Pracodawca ma obowiązek przekazać świadectwo pracy w ostatnim dniu wykonywania obowiązków przez pracownika. Termin ten obowiązuje, o ile pracodawca w ciągu kolejnych 7 dni nie ma zamiaru podpisać z pracownikiem kolejnej umowy o pracę.
