Świadectwo pracy jest dokumentem, który ma formalny charakter określony przez przepisy. To właśnie przepisy mówią, co ma się znaleźć w świadectwie obowiązkowo oraz co może zostać dodane na żądanie pracownika.
Formalny charakter świadectwa, ograniczający możliwość zamieszczania w nim dowolnych informacji, wynika z tego, że jego zapisy służą ustaleniu określonych uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto zachodzi potrzeba chronienia danych osobowych pracownika i poszanowania jego dóbr osobistych, które mogłyby być naruszone przez umieszczanie w świadectwie dowolnych zapisów według uznania pracodawcy.
Jak wypełnić świadectwo pracy?
Wzór świadectwa pracy określony jest w rozporządzeniu. Pracodawca nie ma obowiązku zastosowania tego konkretnego wzoru, może to być własny szablon. Jednak wszelkie sekcje wskazane we wzorze muszą znaleźć się w dokumencie.
Zapisy, które muszą znaleźć się w świadectwie służą przede wszystkim ustaleniu uprawnień wynikających ze stosunku pracy oraz ubezpieczenia społecznego. Pracodawca nie może według uznania umieszczać informacji o pracowniku, które nie mają podstawy prawnej.
Tylko i wyłącznie umowa o pracę uprawnia do otrzymania świadectwa. Przy umowie zlecenie świadectwo pracy nie przysługuje.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Aktualny wzór świadectwa pracy powinien zawierać:
- zajmowane stanowiska/pełnione funkcje
Zajmowane stanowiska - jeżeli pracownik w trakcie zatrudnienia u jednego pracodawcy zajmował różne stanowiska, każde z nich musi zostać wyszczególnione w świadectwie pracy. Podanie pierwszego lub ostatniego jest błędem. Na tej podstawie pracownik może żądać sprostowania świadectwa pracy.
- tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy
Umowa o pracę może zostać rozwiązana lub ulec wygaśnięciu.Wygaśnięciu ulega wtedy, gdy pracownik lub pracodawca umrze bądź zostanie aresztowany tymczasowo na okres przekraczający 3 miesiące. Każdy inny powód to rozwiązanie umowy, nawet jeśli umowa o pracę zostaje zakończona z upływem okresu, na jaki została zawarta. W świadectwie względem rozwiązania i wygaśnięcia, co do zasady podaje się podstawę prawną wynikającą z Kodeksu Pracy.
- urlop wypoczynkowy
Informacja o liczbie dni, które pracownik wykorzystał w bieżącym roku powinna zostać zawarta. Jest to ważna informacja dla przyszłego pracodawcy. Również informacja, czy pracownik wykorzystał urlop, czy otrzymał za niewykorzystane dni ekwiwalent pieniężny.
- urlop ojcowski, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy
Informacje o urlopach ojcowskich, rodzicielskich i wychowawczych. Jest to bardzo ważna informacja dla przyszłego pracodawcy, czy urlop został wykorzystany i w jakim wymiarze. Szczególnie ważne jest to przy urlopie rodzicielskim i wychowawczym, gdyż można je wykorzystać w częściach. Wymiar winien być opisany na każde z dzieci.
- urlop bezpłatny
Fakt wykorzystania urlopu bezpłatnego powinien znaleźć się w świadectwie. Nie może on być jednak opisany jako okres nieskładkowy.
- okresy nieskładkowe
Wszystkie okresy nieskładkowe winny być zapisane w świadectwie w porządku chronologicznym. Należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia.
- informacje uzupełniające (związane z należnościami - nie oceną pracownika)
Pracodawca nie może zawierać informacji o wadach i zaletach pracownika w informacjach uzupełniających. To, co może się tam znaleźć to dane związane z należnościami wynikającymi ze stosunku pracy, które zostały uznane przez pracodawcę jako konieczne do wypłacenia lub niewypłacona do dnia, w którym ustał stosunek pracy z powodów finansowych. Pracownik może zażądać zamieszczenia informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia.Może to być także informacja dotycząca kwalifikacji, a nawet prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy.
Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?
Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi zazwyczaj w ostatnim dniu umowy, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Jest to o tyle istotne, gdyż świadectwo zazwyczaj potrzebne jest pracownikowi do rozpoczęcia nowego zatrudnienia. Wydanie świadectwa pracy może nastąpić także drogą pocztową, gdy pracownik został wcześniej zwolniony do domu z wykonywania stosunku pracy. Na to pracodawca ma 7 dni od daty zaprzestania stosunku pracy.
Jak wystawić duplikat świadectwa pracy?
Gdy pracownik z przyczyn niezależnych utraci oryginał świadectwa pracy ma w obowiązku zwrócić się do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa pracy.
Wystawienie duplikatu świadectwa pracy nie jest skomplikowane. Należy zawrzeć na nim datę wystawienia oryginału (który każdy pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych) oraz adnotację, że jest to duplikat. Przy adnotacji musi się znaleźć bieżąca data. Poza tym odpis świadectwa pracy musi zawierać wszystkie dane, które zamieszczone były w oryginalnym dokumencie.
Sprostowanie świadectwa pracy
Sprostowanie świadectwa pracy przez pracodawcę następuje na wniosek byłego pracownika. Gdy oryginał zawiera błędne informacje lub jest niekompletny pracownik może zwrócić się do pracodawcy w ciągu 7 dni od daty otrzymania świadectwa z wnioskiem o sprostowanie (art. 97 § 21 KP). Również pracodawca ma 7 dni, aby odpowiedzieć. Jeżeli pracodawca odmówi, były pracownik może skierować sprawę do sądu pracy.
Jeżeli to pracodawca znajdzie błąd jest jego dobrą wolą, czy wyśle pracownikowi sprostowanie. Jednak każdy błąd należy poprawić, a świadectwo pracy powinno być zgodne ze stanem faktycznym.
Z jaką datą sprostowanie świadectwa pracy powinno być wystawione? Z bieżącą, gdyż jest to nowy dokument. Nie wolno nanosić poprawek na istniejące świadectwo.
