Wszyscy lubimy przekazywać dobre wiadomości. Niestety życie pisze różne scenariusze i trudne rozmowy z pracownikami są naturalnie wpisane w obowiązki managera czy pracodawcy. Jak je prowadzić, by były efektywne i bez zbędnych, niszczących emocji? Jak przedstawić złe wieści, by nie psuć relacji i atmosfery w zespole?
Trudne rozmowy w pracy: jakimi zasadami się kierować?
Wysłanie zbiorowego maila ze złą informacją może być niekiedy sporą pokusą. Zaoszczędzimy czas, a informacja zwrotna przyjdzie tylko od tych pracowników, którzy mają jakieś dodatkowe pytania czy wątpliwości. Choć pozornie bezpieczny, to nie najlepszy pomysł. Pracownicy mogą czuć się potraktowani przedmiotowo, zaczną się domysły, spekulacje i plotki na temat sytuacji w firmie. Dezinformacja w kryzysie jest wrogiem wszystkich. Dlatego warto postawić na bezpośrednie relacje, a spotkanie podsumować wiadomością mailową.
Poniżej kilka wskazówek, z którymi warto się zapoznać przed rozmową z pracownikami.
-
Zaplanuj przebieg rozmowy
Nie wszystko da się przewidzieć. Być może padną trudne pytania albo trudny pracownik wybuchnie krzykiem. Niemniej, dobrze jest na spotkanie iść z planem w głowie. Pomóc mogą wypisane wcześniej tematy na rozmowę. Warto przemyśleć, jak przedstawić problem prostym językiem i tak, by nie pozostawiać pola do interpretacji.
-
Opanuj stres
Stres może działać mobilizująco i to normalne, że towarzyszy obu stronom trudnej rozmowy. Opanowanie go nie zawsze jest proste. By nie dać się przytłoczyć negatywnym emocjom, warto, poza planowaniem rozmowy, przemyśleć możliwe rozwiązania, korzystne dla pracownika. Niech w miarę możliwości spotkanie nie będzie konfrontacją, a próbą wypracowania wspólnego rozwiązania, które zaakceptują obie strony.
-
Powołuj się na fakty
Warto też sobie uświadomić, że przekazywanie złych wiadomości jest częścią naszej pracy. Zamiast więc układać setki scenariuszy, przewidywać reakcje pracowników i swoje, warto skupić się na faktach. Zakłamywanie rzeczywistości jest rozwiązaniem na krótką metę, a pracownicy, którym przekazano część informacji, mogą czuć się oszukani.
Warto też unikać osobistych ocen. Konstruktywna krytyka to taka, z której podwładny dowie się, co robił źle i otrzyma jasny komunikat, co powinien poprawić. „Nie jesteśmy z ciebie zadowoleni. Opuściłeś się w pracy” tak naprawdę niewiele wnosi. „Twoje wyniki w zeszłym miesiącu spadły o 20%, porozmawiajmy o tym” jest o wiele konkretniejszą informacją.
-
Określ oczekiwania
Przekazanie złej wiadomości i pozostawienie pracowników samym sobie także nie jest dobrym rozwiązaniem. Wszyscy będą czuć się bezpieczniej, wiedząc, co może spotkać ich w przyszłości, jakie kroki podejmie firma, by poradzić sobie z problemami albo czego oczekuje się od pracownika, którego wyniki nie są zadowalające. Pamiętajmy też, aby nie prowadzić monologu, a prezentować postawę otwartą na dialog – rozmowy z podwładnymi umożliwiające wyjaśnienie ich wątpliwości.
-
Wczuj się w rolę rozmówcy
Mówi się, że chwalić należy na forum, a krytykować w cztery oczy. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza jeśli ma się odbyć rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem. Postawienie go w niezręcznej sytuacji, wyliczanie jego błędów w obecności wielu osób, wprawi go w zakłopotanie, odciągnie uwagę od sedna problemu. Taka praktyka jest także niekorzystna dla relacji w zespole, wprowadza atmosferę strachu i niepotrzebny stres w pracy.
