Zmiany są stresujące, czasem budzą lęk, zmuszają do wyjścia poza strefę komfortu. Są źródłem napięcia, niepewności, skłaniają do mobilizacji sił. Jednocześnie są czymś nieuniknionym, również w życiu zawodowym. Jak przygotować zespół na poważną reorganizację, przebudowę działu i inne modyfikacje w codziennej pracy? Skuteczny menedżer powinien wiedzieć, czym jest zarządzanie zmianą oraz jakich błędów unikać podczas wdrażania nowych rozwiązań.
Co to jest zarządzanie zmianą?
Zmiany w organizacji pracy podwładnych są naturalną konsekwencją rozwoju firmy. Przedsiębiorstwo, które poszerza działalność, wchodzi na nowe rynki, próbuje wykorzystywać nowe technologie i poszerza zakres działalności, siłą rzeczy musi modyfikować się organizacyjnie oraz wprowadzać zmiany kadrowe. Nowe rozwiązania mogą dotyczyć zespołu, działu bądź całego przedsiębiorstwa.
Sprawne zarządzanie zmianą zakłada:
- poinformowanie we właściwy sposób pracowników o tym, co ich czeka – a to oznacza dobranie właściwych słów. Sposób przedstawiania zmiany powinien być spokojny, ale też rzeczowy. Przełożony musi podać konkrety oraz umożliwić zadawanie pytań. Ważne jest podkreślenie pozytywnych aspektów modyfikacji w przedsiębiorstwie, ale też rzetelne wskazanie na czekające pracowników trudności. Pokazanie, że zarządzający rozumie obawy i niedogodności związane ze zmianą, pozwoli zbudować atmosferę zaufania i wspólnie zastanowić się nad najlepszą strategią działania;
- stworzenie pozytywnych okoliczności – czyli wskazanie odpowiedniego czasu i miejsca poinformowania o zmianach. Dobrym pomysłem jest zaproszenie podwładnych na specjalne spotkanie, na którym omawiane są tylko kwestie związane ze zmianą. W przypadku zdalnego zarządzania zespołem może to być na przykład wideokonferencja. Pozytywne okoliczności spotkania mają minimalizować poziom stresu i dawać zatrudnionym poczucie, że ich pozycja w firmie nie jest zagrożona;
- przedstawienie pracownikom kolejnych etapów modyfikacji – jest to o tyle istotne, że we wprowadzaniu zmian najgorsza jest niepewność. Zespół, który dokładnie wie, czego się spodziewać, będzie działał skuteczniej, skupi się na obowiązkach, a nie spekulacjach dotyczących przyszłości;
- tonowanie emocji – niekiedy właściwe będzie skorzystanie z pomocy coacha, innym razem wystarczy rozmowa z pracownikami i zachęcenie ich do indywidualnego zgłaszania się po dalsze wyjaśnienia, gdy pojawiają się wątpliwości. Dobry menedżer rozumie, że silne emocje pojawiają się przy każdej poważnej zmianie w organizacji. Chodzi więc o to, by właściwie je ukierunkować i dać pracownikom poczucie bezpieczeństwa, wzmocnić zaufanie do przedsiębiorstwa. Jest to również istotne z uwagi na ryzyko odejść – w przypadku zagrożenia pod wpływem silnych impulsów i poczucia zagrożenia pracownicy mogą zdecydować się na rozwiązywanie umów, co nie jest korzystne dla firmy szczególnie w i tak trudnym momencie reorganizacji.
Zarządzanie zmianą: jak przekonać pracowników?
Najczęściej pracownicy nie mają wpływu na decyzje kadry zarządzającej. Niemniej warto umożliwić im wyrażenie swoich opinii na temat wprowadzanych modyfikacji w firmie – osobiście, na spotkaniu czy też w formie ankiety, wezwania do wysyłania wiadomości.
Niektóre uwagi mogą okazać się bardzo cenne. Pamiętajmy, że osoba wykonująca zadania na danym stanowisku najlepiej wie, czy będzie równie skuteczna, pracując w innych okolicznościach, z innymi narzędziami czy w odmiennym otoczeniu. Należy uwzględnić obawy podwładnych, ale też starać się ich przekonać, że zmiana nie odbije się na przykład na ich osobistej sytuacji. W rozmowach z pracownikami warto skupić się na konkretach, uważnie słuchać, wyciągać wnioski, ale też nie ulegać emocjom czy panice.
Zarządzanie zmianą: najczęstsze błędy?
Największym błędem, jaki możemy popełnić podczas zarządzania zmianą w projekcie czy wprowadzania zmian w firmie, to utrzymywać pracowników w niepewności. Ta bowiem prowadzi do eskalacji stresu, niezadowolenia, może skutkować obniżeniem efektywności czy nawet wypowiedzeniami.
Dlatego też spotkanie na temat reorganizacji powinno odbyć się jak najszybciej, gdy tylko zapadnie o niej decyzja. Plotki, które z pewnością szybko się pojawią, potrafią poważnie naruszyć morale zespołu.
Niewłaściwe jest też wprowadzanie bardzo poważnych modyfikacji w firmie z zaskoczenia, gdyż to z kolei sprawia wrażenie impulsywności w podejmowaniu decyzji w firmie i również podważa zaufanie do pracodawcy.
Wreszcie, co warto podkreślać, nawet jeśli decyzje już zapadły, błędem jest uniemożliwienie pracownikom wyrażenia poglądu na ich temat. Nie zawsze chodzi o to, by modyfikować plany – z psychologicznego punktu widzenia istotne jest też, by pokazać pracownikom, że ich obawy są brane pod uwagę.
