Etapy procesu rekrutacji – krok po kroku

Profilowanie, chatboty, wywiady video, testy kompetencji, Assessment Center, case study, analiza portfolio – to tylko niektóre z metod, którymi posługują się obecnie rekruterzy, szukając najlepszych pracowników. Są one zorganizowane w formie etapów. Do każdego z nich przechodzi mniejsza ilość osób, aż nie zostanie wyłoniony ostateczny kandydat, któremu zostanie złożona oferta współpracy.

Trzy najczęstsze schematy przebiegu procesu rekrutacji

– Ilość etapów zawsze uzależniona jest od poziomu stanowiska – bez względu czy prowadzona jest przez firmę rekrutacyjną, czy bezpośrednio przez potencjalnego pracodawcę – wyjaśnia Paweł Posachowicz, Area Permanent Placement Manager, Trenkwalder.

Stanowiska managerskie

Proces rekrutacyjny jest najbardziej rozbudowany, bo wymaga analizy kompetencji kandydata na wielu płaszczyznach. Bardzo często stosuje się zaawansowane metody weryfikacji. – Menedżer Sprzedaży/Finansowy/Logistyki zawsze odbywa minimum 2-3 etapy, w tym przypadku często dochodzą testy kompetencyjne, AC/DC etc. – mówi Paweł Posachowicz.

• Stanowiska specjalistyczne

W tym przypadku najczęściej stosuje się dwa etapy, choć przed pierwszym spotkaniem często prowadzona jest jeszcze analiza dotychczasowych osiągnięć kandydata (np. ocena jakości kodu w przypadku programisty czy projektów w przypadku grafika) lub przeprowadzane testy kompetencji bądź znajomości języka.   

• Stanowiska operacyjne

– Proces rekrutacji na stanowiska typu back office, front office, obszar produkcji kończy się najczęściej jednym etapem – dodaje Paweł Posachowicz. Przy stanowiskach wymagających znajomości języków obcych, częścią rekrutacji będzie też test jego znajomości. Bywa, że prowadzone są testy praktyczne lub testy wiedzy, jeśli na danym stanowisku kandydat musi mieć odpowiednią wiedzę techniczną, bądź umiejętności praktyczne.  

Jeden etap – wiele metod

Oczywiście, w ramach jednego etapu rekrutacji wprowadzonych może być kilka metod oceny – np. w czasie spotkania rekrutacyjnego kandydat rozwiązuje również zadanie problemowe oraz test wiedzy językowej. Dopiero analiza wszystkich zmiennych zbadanych w czasie danego etapu pozwala podjąć decyzje o kontynuowaniu rekrutacji bądź odrzuceniu kandydatury.

– Jako dodatkowy etap można potraktować również np. badanie referencji kandydata lub przygotowanie prezentacji (w przypadku stanowisk menedżerskich) o swoich sukcesach bądź pomyśle na dany projekt – dookreśla ekspert z Trenkwalder.

Etapy rekrutacji – krok po kroku

Dwa etapy, w których kandydat bierze czynny udział, to wcale nie jest całość rekrutacji. Jak podkreśla Paweł Posachowicz, inną kwestią jest „kuchnia rekrutera”.

– W tym przypadku proces podzielony może być nawet na 10 etapów (np. selekcja CV, weryfikacja telefoniczna, spotkanie bezpośrednie, raport rekomendacyjny, spotkanie u klienta, ofertowanie, przyjęcie do pracy etc.). Kandydat widzi tylko mały wycinek jego pracy – wyjaśnia specjalista.

Krok 1 – Poszukiwanie kandydatów

Dla rekrutera pierwszym etapem jest sam proces pozyskiwania kandydatów. Coraz rzadziej sprowadza się on do biernego czekania, aż kandydat sam wyśle CV. Rekruterzy są aktywni.   

– Mamy tutaj do czynienia z całym systemem Social Media, portali branżowych, biznesowych, dobieranych w zależności od grupy docelowej. Kandydaci z sektora IT, Construction bądź Produkcji FMCG wykazują swoje aktywności w kompletnie innych miejscach – mówi ekspert.

– Osoby najwyższego szczebla (bez względu na sektor) najczęściej nie poszukują aktywnie pracy. W tym przypadku stosowany jest system poleceń, mapowanie stanowisk w branży [czyli szukanie podobieństw między stanowiskami o różnych nazwach w różnych firmach – przyp. red.], obserwacje rynku klienta, konferencje merytoryczne. Stanowi to cały zestaw poszukiwań bezpośrednich, które nazywają się direct search. – opisuje Posachowicz.

– W tym roku, jednego z kandydatów „złowiliśmy” na targach branżowych dzięki bezpośredniej rozmowie [tzw. scouting – przyp.red.]. Inny kandydat wykazywał aktywność na portalu branżowym, nawiązaliśmy z nim relację za pomocą wymiany uwag i komentarzy. Sądzę, że obaj są teraz zadowoleni z efektów znajomości, jaką nawiązaliśmy – opowiada Paweł Posachowicz.

• Jak sobie pomóc na etapie poszukiwania kandydatów?

Dając się znaleźć! Trzeba być obecnym i aktywnym w serwisach branżowych i sieciach społecznościowych poświęconych karierze. Bywać na meetupach, konferencjach, spotkaniach poświęconych rozwojowi wiedzy i wymianie doświadczeń.

Krok 2 – Selekcja i weryfikacja CV

To kolejny punkt programu pracy rekrutera. Bywa, że zaangażowane są w nią systemy sztucznej inteligencji, które profilują CV kandydata i odrzucają te aplikacje, które nie spełniają twardych kryteriów (np. określonego wykształcenia, poziomu języka, długości doświadczenia).

• Selekcja CV robiona manualnie czy przez system IT, ma jeden cel – odrzucić te osoby, które na pewno nie spełniają kryteriów.

• Weryfikacja CV pozwala potwierdzić, czy to, co kandydat wpisał w CV i to, jak zbudował swój wizerunek, jest prawdziwe i koresponduje z oczekiwaniami firmy, która chce zatrudnić pracownika. Weryfikacja może być przeprowadzona przez firmę zewnętrzną (tzw. background screening), za pomocą rozmowy telefonicznej, analizy portfolio, czy nawet testu wiedzy (jeśli rekruter chce mieć pewność, że kandydat faktycznie posiada podane w CV umiejętności).

• Jak sobie pomóc na etapie selekcji i weryfikacji CV?

Przygotowując takie CV, które zawiera wszystkie niezbędne informacje i wysyłać je na adekwatne stanowiska, uwzględniając kryteria, które pracodawca wskazał jako konieczne.

Krok 3 – I spotkanie rekrutacyjne

Może być bezpośrednie bądź za pomocą rozmowy video. Może obejmować tylko rozmowę kwalifikacyjną bądź być kilkugodzinnym Assessment Center. To, co będzie się działo podczas takiego spotkania, zależy od rodzaju, poziomu stanowiska oraz tego, jaką metodologię stosuje firma.

– Zadaniem rekrutera/konsultanta/headhuntera jest zawsze wyszukanie, wyselekcjonowanie i zweryfikowanie kandydatów pod kątem oczekiwań pracodawcy i przedstawienie odpowiedniego raportu na temat każdego z nich. Do tego dobieramy określone narzędzia (inaczej weryfikujemy grafika komputerowego, programistę, a jeszcze inaczej kontrolera finansowego). Klient w takim przypadku otrzymuje listę trzech gotowych kandydatów a cała praca rekrutacyjna, selekcja/weryfikacja dziesiątek kandydatów jest po naszej stronie – wyjaśnia proces z perspektywy agencji rekrutacyjnej Paweł Posachowicz.

• Jak sobie pomóc na etapie spotkania rekrutacyjnego?

Przygotowując się do niego pod względem merytorycznym i psychologicznym. Wypoczęty kandydat o umiarkowanym poziomie stresu, który zapoznał się z oczekiwaniami pracodawcy, jego branżą i obszarem działalności poradzi sobie najlepiej.

Krok 4 – Raport rekomendacyjny

Ten etap jest ukryty dla kandydata, ale to właśnie teraz rozważana jest jego kandydatura, a kompetencje analizowane w kontekście zarówno tego, jak spełnione są kryteria stanowiska oraz tego, jak wypadł kandydat na tle swojej konkurencji.

Rekruterzy stosują tu różne metody – np. wagi i ocenę punktową lub analizę opisową. Na tej bazie może być podjęta decyzja o odrzuceniu kandydata, zaproszeniu danej osoby do współpracy bądź przeniesienia go do dalszego etapu, jeśli proces rekrutacji go zakładał.

• Jak sobie pomóc na etapie raportu?

Cierpliwie czekać, ale jeśli rekruter nie odpowie w czasie, na jaki się umówiliście, warto się do niego odezwać i dopytać o status rekrutacji.

Krok 5 – II spotkanie rekrutacyjne

W przypadku rekrutacji przez agencję rekrutacyjną może to być spotkanie z klientem. Przy rekrutacji przez firmę, z bezpośrednim managerem, osobą weryfikującą określone kompetencje lub innymi osobami. Bywa, że przed spotkaniem kandydat jest proszony o przygotowanie prezentacji, case study, zastanowienie się nad rozwiązaniem konkretnego problemu. Drugie spotkanie to również często większa przestrzeń na to, by kandydat dopytał o nurtujące go kwestie, poznał lepiej firmę, potencjalne przyszłe obowiązki, możliwości rozwoju itd.

• Jak sobie pomóc na etapie II spotkania?

Ponownie solidnie się przygotować oraz przemyśleć wszystkie ważne dla nas kwestie w obszarze pracy, by móc o nie dopytać. Bycie na II spotkaniu oznacza, że nasza kandydatura jest poważnie rozważana.

Krok 6 – oferta / negocjacje

Po podjęciu decyzji o tym, którego kandydata firma chce mieć w swoim zespole, prowadzący rekrutacje przedstawia mu ofertę. Powinna ona zawierać informacje techniczne (datę rozpoczęcia pracy, wynagrodzenie i jego elementy składowe, inne dodatki, do jakich pracownik będzie miał prawo) i merytoryczne (zakres obowiązków oraz wszelkie kwestie dotyczące pracy, jeśli jeszcze nie zostały poruszone). Często na tym etapie prowadzi się negocjacje finansowe.

Kandydat zazwyczaj ma kilka dni, by podjąć decyzję. Nawet jednak uzyskana ustnie zgoda kandydata na podjęcie pracy, nie daje firmie pewności, że osoba ta faktycznie podpisze umowę. Dopiero zatem krok 7 – podpisanie umowy i rozpoczęcie pracy, kończy pracę rekrutera. 

• Jak sobie pomóc na etapie oferty?

Przeanalizować wszystkie za i przeciw. Zebrać opinie o pracodawcy, ustalić odpowiadające obu stronom wynagrodzenie. Podjąć decyzję świadomie i z pełną odpowiedzialnością.

Drugie spotkanie rekrutacyjne – potrzebne czy nie? I czego się spodziewać?

Podczas rekrutacji na stanowiska managerskie i specjalistyczne, po pierwszej rozmowie, często zaprasza się kandydata ponownie do firmy. Po co?

Paweł Posachowicz z Trenkwalder podkreśla, że drugie spotkanie najczęściej odbywa się z inną osobą aniżeli pierwsze. Może to być bezpośredni przełożony, HR, Zarząd – w zależności od modelu rekrutacji przyjętego w organizacji.

– Powody są dwa:

• Dwie osoby weryfikujące jedną kandydaturę powoduje zmniejszanie ryzyka popełnienia błędu rekrutacyjnego,
• Badanie innych obszarów umiejętności zawodowych kandydata, np. HR weryfikuje kompetencje miękkie, a potencjalny przełożony obszar merytoryczny oraz biznesowy. Czasem ocenie może podlegać nawet „cierpliwość” kandydata :)  – wyjaśnia ekspert.

Skąd czerpać informacje o etapach procesu rekrutacji u pracodawcy?

Coraz większa ilość pracodawców umieszcza dość dokładne informacje na temat przebiegu całego procesu na stronie internetowej w zakładce kariera, w swoim profilu pracodawcy , bądź bezpośrednio w ogłoszeniu rekrutacyjnym.

Kandydat ma też pełne prawo zapytać – nawet już na etapie wysyłania CV, jak będzie wyglądał proces rekrutacji oraz jaki jest jego przewidziany czas trwania.

Czytaj także: Quiet hiring – czym jest? Czy ciche zatrudnianie to nowy trend HR?