Rozpraszacze w pracy – jakie warto wyeliminować? Jak to zrobić?

Nieważne, jak dobry będzie Twój plan dnia, jak silną masz motywację do realizacji kolejnych zadań. Być może wisi nad Tobą deadline albo po prostu chcesz szybko zrobić, co masz zrobić, i cieszyć się wolnym popołudniem. Musisz liczyć się z tym, że na Twojej drodze do celu staną rozpraszacze. Jak sobie z nimi poradzić? Czy pokonanie rozpraszaczy w pracy zdalnej jest w ogóle możliwe?

Rozpraszacze – co to?

Wszyscy wiemy, że wydajność w pracy jest ważna i że lepiej wykonać swoje zadania od razu niż rozwlekać je w nieskończoność. W ten sposób bowiem nie tylko wydłużamy czas pracy, ale przede wszystkim jesteśmy wyczerpani psychicznie. Rozwlekając obowiązki mamy poczucie wielogodzinnej pracy, podczas gdy na wykonywanie obowiązków poświęciliśmy faktycznie niewiele czasu, a reszta dnia w tajemniczy sposób zniknęła.

Pochłonęły ją tzw. rozpraszacze. To zbiorcza nazwa, pod którą kryje się wszystko to, co nie pozwala nam się skupić na zadaniach, odciąga naszą uwagę i dekoncentruje. Rozpraszacze pojawiają się zarówno w stacjonarnym miejscu pracy np. w biurze, jak i w home office. Niektórych czynników nawet nie podejrzewamy o to, że stanowią poważny rozpraszać odciągający nas od efektywnej pracy.

Czytaj także: Work life-integration: cyfrowy nomada czy okupant biur – kim jesteś? Raport Praca.pl i Experience Institute

Najczęstsze rozpraszacze w pracy

• Warunki pracy

Utrudniać pracę może bardzo wiele rzeczy. Po pierwsze nieergonomiczne stanowisko, np.:

• niewygodne krzesło,
• zbyt wysokie albo zbyt niskie biurko,
• bałagan na biurku,
• nieuporządkowane otoczenie stanowiska pracy,
• nieodpowiednie światło w pomieszczeniu,
• hałas za oknem, 
• zbyt silna klimatyzacja, 
• zbyt słaba wentylacja pomieszczenia, duchota, 
• za wysoka lub zbyt niska temperatura powietrza.

Zadbanie o ergonomię to zupełna podstawa. Trudno skupić się także, gdy doskwiera głód, jesteśmy niewyspani czy jest nam zbyt zimno albo za gorąco. To wszystko czynniki, które można wyeliminować jeszcze przed rozpoczęciem pracy. 

• Telefon – wróg koncentracji nr 1?

Dużą przeszkodą w trzymaniu się planu działania jest też potrzeba stałego kontaktu i dostępu do informacji. Te funkcje wypełnia telefon komórkowy, urządzenie, bez którego wiele osób nie wyobraża sobie spędzenia nawet godziny w ciągu dnia. Brak telefonu pod ręką może wręcz wywoływać niepokój. A ponieważ jest on nierzadko zarazem narzędziem pracy, bardzo trudno wyeliminować jego rozpraszający wymiar.

Jest to nieco łatwiejsze, gdy mamy do dyspozycji telefon służbowy, na którym po prostu możemy zablokować dostęp chociażby do mediów społecznościowych czy różnych stron i wykorzystywać urządzenie wyłącznie w celu wykonywania połączeń i akcji w sieci związanych z pracą.

• E-maile, wiadomości, powiadomienia

Poczta e-mail, również ta firmowa, stanowi jeden z głównych rozpraszaczy w czasie pracy. Warto zastanowić się, czy naprawdę mamy obowiązek otwierania maili dokładnie w tej chwili, kiedy pojawiają się w skrzynce. Może charakter pracy pozwala na to, by wyznaczyć jedną lub kilka godzin w ciągu dnia na odbieranie wiadomości i odpisywanie na maile?

• Interakcje z ludźmi

Kolejna kwestia to współpracownicy w firmie lub domownicy, jeśli pracujemy w trybie home office. Rozmowy w pokoju, prośby o pomoc, odbieranie telefonów, small talki, uwagi zarówno niezwiązane, jak i związane z pracą odciągają od aktywnej realizacji zadań i w danym momencie obniżają efektywność. Po każdej takiej nieplanowanej przerwie musimy włożyć dodatkowy wysiłek w ponowne skupienie się na zadaniu, powrót do miejsca, w którym byliśmy wcześniej.

• Przerwy w pracy

Negatywny wpływ na produktywność mają także przedłużające się przerwy. Oczywiście każda technika zarządzania czasem pracy zakłada robienie sobie odpoczynku co jakiś czas. Pauzy nie powinny jednak dowolnie się przedłużać, muszą być wprowadzane zgodnie z planem. 

Poznaj metodę zarządzania czasem ABC.

Rozpraszacze w pracy – skutki

Rozpraszacze powodują problemy ze skupieniem, skutecznie odciągają nas od realizacji założonego planu i tym samym obniżają produktywność pracy. Sprawiają, że:

• wykonujemy dane czynności dłużej, a często również gorzej, gdyż w czasie realizowania zadania nie jesteśmy w pełni skoncentrowani, 
• marnujemy czas, 
• mamy poczucie, że pracujemy bez przerwy, 
• możemy mieć poczucie, że nieustannie goni nas czas i mamy go za mało na wykonanie wszystkich powierzonych zadań,
• możemy być  wyczerpani psychicznie, sfrustrowani i przemęczeni,
• możemy doświadczać długotrwałego stresu związanego z brakiem umiejętności zarządzania swoim czasem i obowiązkami, 
• możemy gorzej wykonywać swoją pracę np. zapominać o części obowiązków lub odkładać je na później,
• mamy mniej czasu na wartościowy wypoczynek, spędzanie czasu z bliskimi, hobby czy inne aktywności, 
• możemy doświadczać przebodźcowania np. poprzez nadmierne przeglądanie social mediów, 
• możemy pogłębiać swoje problemy z utrzymanie koncentracji.

Rozpraszacze w pracy – jak sobie z nimi radzić?

Jak wyeliminować rozpraszacze w biurze lub home office? Przede wszystkim zastanówmy się, co najbardziej utrudnia nam trzymanie się planu. Ta wiedza pozwoli spróbować pozbyć się rozpraszaczy. Można poświęcić jeden dzień, na przygotowanie sobie listy rozpraszaczy. Połóżmy obok siebie kartkę i długopis, i za każdym razem, gdy ulegniemy rozpraszaczom albo pojawi się taka ochota, zapiszmy, co odciągnęło naszą uwagę. W ten sposób sprawdzimy, czy potrzebujemy zmian, jeśli chodzi o ergonomię, stworzenie przyjemnego miejsca pracy. Może warto posprzątać biurko, przewietrzyć pokój albo ustawić w nim kwiaty oczyszczające powietrze. Nie siadajmy też do biurka z pustym żołądkiem oraz zaplanujmy posiłki, zarówno co, jak i o jakiej porze zjemy.

• Czy Twoje miejsce pracy pomaga Ci w koncentracji?

Gdy pracujemy z domu, koniecznie wygospodarujmy sobie miejsce pracy przeznaczone wyłącznie do tego celu. Leżenie z laptopem na kanapie może wydaje się przyjemne, ale na dłuższą metę jest niewygodne, obciąża kręgosłup, powoduje bóle i dolegliwości np. odcinka szyjnego, i stanowi dodatkowy rozpraszacz. Ponadto większości z nas kanapa kojarzy się z odpoczynkiem, dlatego zwykle trudniej będzie się nam na niej skoncentrować.

• Co robisz w czasie pracy poza pracą?

W czasie pracy spróbujmy także w miarę możliwości odciąć się od otoczenia. W godzinach pracy nasze zadania zawodowe są priorytetem. Nie pozwalajmy sobie więc na dodatkowe przerwy, przedłużające się pogawędki ze współpracownikami, załatwianie domowych spraw.

• Hałas, muzyka, cisza?

Dźwięki np. szum uliczny czy warkot kosiarki za oknem mogą skutecznie odciągać nas od pracy. Z drugiej strony na innych dekoncentrująco działa absolutna cisza. Warto uświadomić sobie, jakie są nasze własne potrzeby i preferencje. Niektórym osobom może pomóc muzyka na skupienie w pracy, odgłosy natury, innym stopery czy słuchawki wygłuszające. Ponadto, jeśli mamy taką możliwość, wyciszmy powiadomienia w telefonie, a skrzynkę e-mailową sprawdzajmy wyłącznie w wybranych wcześniej godzinach.

• Co zrobić ze smartfonem w czasie pracy?

Dla wielu osób najtrudniejsze jest oduczenie się przeglądania mediów społecznościowych i innych serwisów w godzinach pracy. Warto na początek zacząć zwracać uwagę na to, ile czasu spędzamy w ciągu dnia i w godzinach pracy w mediach społecznościowych. Jak często odrywamy się od pracy, bierzemy do ręki telefon i bezwiednie otwieramy aplikacje? Jeśli nie mamy pewności, spróbujmy to udokumentować, np. zaznaczać na kartce każde sięgnięcie po telefon i scrollowanie serwisów. Jeśli ten rozpraszacz stanowi poważny problem, spróbujmy odłożyć prywatną komórkę w takie miejsce, aby była ona poza zasięgiem naszej ręki i wzroku. Konieczność wstania od biurka, sięgnięcia gdzieś, będzie stanowić pierwszą barierę, która zarazem uświadomi nam, jak często sięgamy po telefon.

• Czas aktywności i czas wypoczynku

Pamiętajmy o obowiązkowych przerwach w czasie pracy. Człowiek nie jest w stanie utrzymać wysokiej koncentracji przez długi czas, dlatego przerwy są niezbędne dla regeneracji, jak i dalszej efektywnej pracy. Warto mieć również na uwadze naturalny zegar biologiczny, który poprzez zmiany hormonalne organizmu wyznacza nasze okresy wysokiej i niskiej aktywności. Przykładowo, większość z nas najlepiej koncentruje się w godzinach porannych i przedpołudniowych, natomiast popołudniu następuje wyraźny spadek energii i koncentracji. Warto wówczas zadbać o regenerację (np. drzemkę) lub odpowiednie pobudzenie, np. filiżankę kawy, yerba mate czy zielonej herbaty, sport lub inny aktywny wypoczynek.

Czytaj także: ADHD a praca – czy trudno znaleźć zatrudnienie? Gdzie szukać pracy?