Benchmarking – wewnętrzny, zewnętrzny, wady i zalety, definicja

Benchmarking to metoda zarządzania biznesem polegająca na porównywaniu firmy z konkurencyjnymi przedsiębiorstwami z tej samej lub innej branży. Dzięki temu dane przedsiębiorstwo może wprowadzić w swoje struktury sprawdzone już pomysły i sposoby działania, które mają zwiększyć efektywność firmy i przełożyć się na wzrost jej pozycji konkurencyjnej. Jakie rodzaje benchmarkingu wyróżniamy i z jakim ryzykiem wiąże się tego rodzaju analiza porównawcza? 

Benchmarking – co to?

Benchmarking jest niczym innym jak analizą porównawczą. Jest to metoda zarządzania biznesem polegająca na systematycznym porównywaniu przedsiębiorstwa z konkurencyjnymi firmami z tej samej lub z innej branży, ale także porównywania ze sobą różnych działów jednego przedsiębiorstwa. Polega na odniesieniu się do metod zarządzania w firmach, które stanowią wzorzec do naśladowania. 

A czym jest tak zwany benchmark? Definicja jasno mówi, że jest to wskaźnik gospodarczy i wzorzec wykorzystywany w procesie badania wydajności danej organizacji. 

Według niektórych benchmarking mylnie rozumiany jest jako metoda zarządzania polegająca na wiernym kopiowaniu najlepszych wzorców postępowania i naśladowaniu konkurentów. Tymczasem benchmarking w praktyce to po prostu tworzenie strategii konkurowania i optymalizowania. Jest to twórcze wykorzystywanie sprawdzonych wzorców i praktyk, które prowadzić ma do wprowadzenia zmian w organizacji mających na celu podniesienie jej pozycji oraz poprawienie sytuacji finansowej. 

Benchmarking – cel

Benchmarking w firmie to coraz powszechniej stosowany model zarządzania, który niestety w dalszym ciągu bywa mylnie interpretowany jako ślepe naśladownictwo i bezrefleksyjne powielanie schematów stosowanych przez konkurencję. Tymczasem ma on na celu wsparcie przedsiębiorstwa jako firmy uczącej się i dążącej do wprowadzenia ulepszeń, które mogłyby przełożyć się na zwiększenie jej przewagi rynkowej. Wśród naczelnych celów benchmarkingu możemy wskazać między innymi: 

• samodoskonalenie się przedsiębiorstwa,

• wprowadzenie zmian mających na celu zwiększenie przewagi konkurencyjnej, 

• czerpanie i nauka zarówno na błędach, jak i sukcesach firm z konkurencyjnego otoczenia,

• wskazanie problemów i słabych stron własnej organizacji,

• zwiększenie efektywności i satysfakcji z pracy, 

• przygotowanie przedsiębiorstwa na zmiany w modelu zarządzania.

Benchmarking – zastosowanie

Benchmarking jest koncepcją, którą z łatwością można zastosować w każdym obszarze działalności przedsiębiorstwa – niezależnie od branży, w jakiej funkcjonuje. Co najważniejsze – znajduje on zastosowanie także poza obszarem produkcyjnym. 

Benchmarking – rodzaje

Wiemy już, czym jest benchmarking w praktyce i co na celu ma wprowadzenie takiego modelu zarządzania w organizacji. Warto jednak pamiętać, że benchmarking będący po prostu analizą porównawczą, może przyjąć różne formy. Wśród nich wymienić możemy: 

• benchmarking wewnętrzny

Stosuje się go w dużych organizacjach mających wiele działów i przeprowadza w strukturach jednego przedsiębiorstwa. Polega głównie na zweryfikowaniu, czy wszystkie jednostki administracyjne działają tak samo efektywnie, a na celu ma rozpowszechnianie najlepszych rozwiązań. Benchmarking wewnętrzny może dotyczyć poszczególnych działów, filii czy stanowisk. Jest zdecydowanie łatwiejszy do przeprowadzenia niż benchmarking zewnętrzny, a wynika to z faktu, że firma ma pełne prawa i dostęp do wszystkich danych, co znacznie ułatwia proces porównywania i wdrażania najlepszych rozwiązań. Nie wiąże się więc z pojawieniem ryzyka, jakim jest nieuczciwa konkurencja. 

• benchmarking zewnętrzny

Kolejny rodzaj metody porównawczej to benchmarking zewnętrzny, częściej zwany konkurencyjnym. Warto podkreślić, że ta metoda nie może opierać się na wykradaniu danych. Jest to proces partnerski i powinien być realizowany za zgodą innego przedsiębiorstwa. Benchmarking zewnętrzny trudniej przeprowadzić głównie ze względu na niechęć konkurencji do ujawniania strategii rozwojowych oraz sposobów wytwarzania dóbr i usług. Dodatkowo mogą pojawić się podejrzenia, że dwie firmy z tej samej branży próbują zawrzeć „pakt”.

• benchmarking horyzontalny

Benchmarking horyzontalny uznawany jest za najbardziej ogólny i polega przede wszystkim na porównaniu praktyk, metod i mechanizmów wykorzystywanych w organizacjach działających w branżach ze sobą niepowiązanych. Jego ideą jest porównanie doświadczeń wielu organizacji, bez względu na branżę i dziedzinę, w której działają. W praktyce jest nieco łatwiejszy do przeprowadzenia niż benchmarking zewnętrzny, ponieważ opiera się on na wymianie doświadczeń organizacji nie będących dla siebie konkurencją. 

• benchmarking funkcjonalny

Jego ideą jest porównanie działania danej organizacji z przedsiębiorstwem z innej branży. W tym przypadku porównywane są jednak konkretne obszary, takie jak chociażby zarządzanie pracownikami czy sposoby komunikacji wewnętrznej. Silną stroną benchmarkingu funkcjonalnego jest łatwość i chęć wymiany doświadczeń oraz informacji, co wynika z braku obawy o działania konkurencyjne. 

• benchmarking konkurencyjny

Benchmarking konkurencyjny jest absolutną odwrotnością benchmarkingu funkcjonalnego. Polega on na analizie porównawczej dwóch konkurujących ze sobą przedsiębiorstw z jednej branży. Warunkiem do jego przeprowadzenia jest zgoda obu stron i ustalenie wspólnych zasad. Z uwagi na niechęć przedsiębiorców do dzielenia się wrażliwymi danymi i tajemnicami przedsiębiorstwa, jest rzadko stosowaną formą. 

• benchmarking procesowy

Benchmarking procesowy uznawany jest za jeden z najważniejszych elementów strategii konkurowania firm o podobnym potencjale. Opiera się na analizie procesów zachodzących w innym przedsiębiorstwie i adaptowaniu skutecznych rozwiązań. 

• benchmarking produktowy

Benchmarking produktowy – jak sama nazwa wskazuje – ma na celu porównanie konkretnych produktów. W procesie zwraca się uwagę zarówno na ich wartości funkcjonalne, opakowanie produktu czy jego reklamę, a także cenę. W efekcie możliwe jest udoskonalenie produktów już istniejących lub tworzenie nowych, lepiej odpowiadających potrzebom konsumentów.

• benchmarking strategiczny

Ostatni z omawianych rodzajów to benchmarking strategiczny, który polega na porównaniu danej organizacji z liderem, którym nie musi być firma działająca w tej samej branży. Ten rodzaj benchmarkingu ma szczególne znaczenie w przypadku firm, w których to właśnie strategia działania przekłada się pozycję konkurencyjną. 

Benchmarking – jak wdrożyć? 

Decyzja podjęta – aby podnieść konkurencyjność przedsiębiorstwa chcemy udoskonalić mechanizmy nim rządzące. W tym celu będziemy wzorować się na absolutnych autorytetach na rynku. Proces przeprowadzenia benchmarkingu w firmie powinien jednak odbywać się w kilku ściśle określonych etapach. Rewolucja i gwałtowne zmiany wewnątrz organizacji nie są najlepszą drogą do polepszenia pozycji firmy.

• KROK I – autoanaliza 

Pierwszym i podstawowym etapem benchmarkingu jest autoanaliza, która ma na celu dokonanie obiektywnej oceny wszelkich procesów i schematów, według których działa nasza organizacja. Niezbędne będzie więc sporządzenie dokładnego opisu funkcjonowania konkretnego działu czy sektora firmy lub jej całościowego kształtu. 

• KROK II – planowanie

Naczelnym celem planowania jest przeprowadzenie rozpoznania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego organizacji. Na tym etapie niezwykle ważne jest już ustanowienie przedmiotu badań oraz wybór odpowiedniego rodzaju benchmarkingu oraz metody zbierania danych. To, co jednak najważniejsze – w tym momencie konieczne staje się wybranie przedsiębiorstwa do porównania. 

• KROK III – analiza 

Przeprowadzenie właściwego badania oraz zwrócenie uwagi na wszelkiego rodzaju różnice i odchylenia efektywności działalności. Po dokonaniu wstępnej analizy nadejdzie czas na ustalenie pożądanych wyników, które chcemy osiągnąć w przyszłości. 

• KROK IV – integracja 

Na tym etapie następuje wymiana informacji pomiędzy przedsiębiorstwami biorącymi udział w porównaniu, czego efektem jest także indywidualne ustanowienie celów funkcjonalnych poszczególnych stron. 

• KROK V – wdrożenie 

Zwieńczenie sukcesu, czyli wdrożenie zmian zaplanowanych na podstawie zebranych wcześniej informacji. 

Benchmarking – wady i zalety 

Wzorowanie się na autorytetach w branży? Powielanie schematów firm mogących pochwalić się ogromną przewagą konkurencyjną? Wdrożenie mechanizmów przekładających się na wzrost potęgi rynkowej i poprawę sytuacji finansowej organizacji? To wszystko możliwe jest do osiągnięcia właśnie poprzez przeprowadzenie analizy porównawczej. Choć do tego miejsca wydaje się, że benchmarking ma jedynie same zalety, dokładnie tak, jak każda inna strategia – ma również swoje słabsze strony. Co warto wiedzieć w temacie: benchmarking – wady i zalety? 

• Zalety benchmarkingu: 

• udoskonalenie działalności organizacji i wzrost zysków,

• łatwiejsza ocena własnej pozycji względem innych konkurentów, 

• możliwość szybkiego reagowania na pojawiające się problemy,

• wzrost przewagi konkurencyjnej, 

• znalezienie rozwiązań gwarantujących efektywność i skuteczność funkcjonowania,

• ograniczenie powielania potencjalnych błędów w strategii przedsiębiorstwa. 

• Wady benchmarkingu: 

• konieczność dzielenia się wrażliwymi danymi związanymi z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa,

• trudność w znalezieniu organizacji gotowej do rozpoczęcia porównania,

• ryzyko pojawienia się nieuczciwej konkurencji,

• podjęcie współpracy z branżowymi konkurentami może zostać źle odebrane przez konsumentów,

• brak pewności co do działania tych samych schematów w firmach działających w różnych branżach, 

• konieczność przeprowadzenia systematycznej analizy porównawczej.