Sekretarka – jak zostać, opis pracy, zakres obowiązków, wymagania, cechy, wykształcenie

Sekretarka to zawód, który na przestrzeni lat przeszedł ogromną metamorfozę. Dawniej kojarzony był głównie z odbieraniem telefonu i parzeniem kawy, a dziś wymaga zaawansowanych umiejętności organizacyjnych oraz znajomości nowoczesnych technologii. Jak zmieniły się obowiązki sekretarki? Jakie kwalifikacje są dziś potrzebne, aby zdobyć tę pracę? A w końcu – czy ciągła transformacja tego zawodu doprowadzi nas do miejsca, w którym rolę sekretarki zastąpi sztuczna inteligencja? 

Sekretarka kiedyś i dziś – jak zmieniał się zawód na przestrzeni lat? 

Niegdyś wizerunek sekretarki sprowadzany był do roli ozdoby szefa, a na jej stanowisku widziane były przede wszystkim eleganckie, młode i atrakcyjne dziewczyny, które w założeniu miały być całkowicie podporządkowane przełożonemu. Stereotypowa sekretarka sprowadzana była jedynie do roli asystenckiej, a jej głównymi zadaniami było parzenie kawy, wykonywanie prostych zadań biurowych czy odbieranie telefonów. Utożsamiana była z żywą wizytówką biura i samego szefa. 

Na przestrzeni lat zawód ten ewoluował, a dziś sekretarka to pełnoprawna specjalistka, która często funkcjonuje również jako asystentka zarządu czy office manager. Współczesna sekretarka jest znacznie bardziej doceniana, a jej zawód postrzegany jest w profesjonalnych kategoriach. Jest ona osobą pełniącą kluczową rolę w organizacji, a praca w sekretariacie znacznie wykracza poza proste prace biurowe i klasyczne obowiązki administracyjne. Obowiązki sekretarki w firmie obejmują także zarządzanie kalendarzami, organizowanie spotkań, koordynowanie projektów czy kontakt z zewnętrznymi podmiotami.

Reasumując – dziś sekretarki i asystentki to wysoko wykwalifikowane specjalistki, które dawno wyszły z cienia. Wspierając kadrę zarządzającą, mają realny wpływ na funkcjonowanie organizacji. 

Praca sekretarka a AI – czy sztuczna inteligencja zastąpi ten zawód?

Sekretarka to zawód silnie sfeminizowany. W większości firm i instytucji na tym stanowisku pracują kobiety. W dużej mierze wynika to z utrwalonych stereotypów czy historycznego podziału ról zawodowych, w ramach którego na stanowiska asystujące i pomocnicze częściej przyjmowano kobiety. Na współczesnym rynku pracy taki podział nie ma już racji bytu i coraz więcej mężczyzn odnajduje się w rolach sekretarza czy asystenta zarządu. Zmiana ta zachodzi jednak powoli, czego odzwierciedleniem jest chociażby fakt, że w większości ofert pracy na to stanowisko znajdziemy żeńską formę zawodu: sekretarka, a nie sekretarz. Profesję tę najwyraźniej czekają kolejne poważne zmiany.

Jak wynika z raportu „AI na polskim rynku pracy” Polskiego Instytutu Ekonomicznego opracowanego w październiku 2024 roku kobiety częściej niż mężczyźni pracują w zawodach, w których wysoce prawdopodobne jest wykorzystanie sztucznej inteligencji. Czy to oznacza, że wkrótce AI przejmie obowiązki sekretarki i asystentki zarządu? 

Czytaj także: Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?

Analiza Polskiego Instytutu Ekonomicznego wykazuje, że sekretarka jest jednym z zawodów najbardziej narażonych na wpływ sztucznej inteligencji. W jaki sposób może zostać ona wyparta przez AI? 

Eksperci przewidują, że wiele procesów administracyjnych, jak zarządzanie kalendarzem, odpowiadanie na e-maile czy organizowanie spotkań, w dużej części może zostać zautomatyzowana. Już teraz programy oparte na AI mogą wykonywać proste zadania, takie jak umawianie spotkań, przypomnienia o zadaniach czy organizowanie korespondencji. 

Z drugiej strony to właśnie nowoczesna technologia otwiera przed sekretarkami nowe możliwości rozwoju. W cenie będą przede wszystkim kompetencje związane ze sztuczną inteligencją, nowoczesnymi narzędziami czy analityką danych. To wszystko sprawi, że sekretarka o wysokim kompetencjach cyfrowych zacznie pełnić w organizacji jeszcze bardziej strategiczną rolę. Jej obowiązki będą ewoluowały raczej w kierunku zarządzania projektami czy koordynowania działań na wyższym szczeblu. 

Współczesna sekretarka może więc wykorzystywać AI jako narzędzie do wspierania jej codziennych obowiązków. Sztuczna inteligencja nie będzie w stanie całkowicie zastąpić roli sekretarki – w końcu nie jest ona w stanie zrozumieć kontekstu biznesowego czy kulturowego, a tym samym pozostawia kwestie kreatywne i interpersonalne, człowiekowi. 

Sekretarka – jak zostać?

Dziś coraz więcej pracodawców zdaje sobie sprawę z tego, że sekretarka jest osobą, od której zależy sprawne funkcjonowanie wielu istotnych obszarów przedsiębiorstwa. Wobec tego zasadne wydają się rosnące wymagania stawiane kandydatkom i kandydatom na stanowisko sekretarki / sekretarza. Opisy stanowiska publikowane w ogłoszeniach przez duże firmy jasno je określają, a sam fakt, że wymagania te nie należą do najniższych, świadczy o pozycji, jaką dziś w organizacji zajmuje sekretarka-asystentka.

• Sekretarka – wykształcenie

Choć co do zasady nie ma żadnych formalnych wymagań dotyczących kierunkowego wykształcenia sekretarki, to pewnego typu wykształcenie może znacznie zwiększyć szansę zatrudnienia. W wielu przypadkach wystarczy wykształcenie średnie. Dobrym pomysłem może być np. szkoła branżowa bądź technikum i uzyskanie tytułu zawodowego technika administracji. Można zdecydować się również na szkołę policealną o profilu administracyjno-księgowym.

Pracodawcy coraz chętniej widzą na tym stanowisku osoby z wykształceniem wyższym, zwłaszcza z zakresu administracji, zarządzania, księgowości, rachunkowości. Ponadto umiejętności niezbędne na stanowisku  można zdobyć na licznych kursach specjalistycznych. O kursy i dofinansowania do nauki warto zapytać chociażby w najbliższym urzędzie pracy.

• Sekretarka / asystentka z językiem angielskim

Od sekretarek często wymaga się też znajomości języka angielskiego zarówno w mowie, jak i w piśmie. Niekiedy, na przykład gdy sekretarka będzie mieć na co dzień do czynienia z anglojęzyczną kadrą lub klientami, pracodawcy chcą, by umiejętności były potwierdzone certyfikatem.

• Sekretarka a nowe technologie

W dobie cyfryzacji obowiązki sekretarki ściśle łączą się z nowoczesnymi technologiami. Dziś wśród kluczowych wymagań na stanowisko sekretarki znajdziemy więc znajomość narzędzi do zarządzania firmą. W cenie będzie umiejętność obsługi programów do zarządzania dokumentami, narzędzi do organizacji pracy służących do planowania spotkań, zarządzania zadaniami czy koordynowania działań zespołu. W dużych przedsiębiorstwach wymagana może być również znajomość podstawowych narzędzi analitycznych i raportowych, dzięki którym sekretarka będzie mogła wspierać firmę, optymalizować procesy i jednocześnie zwiększyć efektywność całego zespołu. 

• Jakie cechy powinna mieć sekretarka?

Z uwagi na fakt, że praca sekretarki w dużej mierze opiera się również na kontakcie z ludźmi, w zawodzie tym ceni się komunikatywność, ale także dyskrecję i umiejętność zachowania poufnych informacji. Sekretarka / asystentka często jest pierwszą osobą, z którą kontaktują się klienci czy kontrahenci, wobec czego musi umieć budować pozytywne relacje oraz charakteryzować się wysoką kulturą osobistą.

Jakie cechy powinna mieć dobra sekretarka? 

• komunikatywność,

• dobra organizacja pracy,

• samodzielność,

• radzenie sobie ze stresem.

• precyzyjność i dbałość o szczegóły, 

• wysoka kultura osobista,

• łatwość nawiązywania relacji, 

• lojalność i uczciwość, 

• dyskrecja,

• wielozadaniowość,

• zdolności analityczne. 

Praca sekretarka – zakres obowiązków

Praca sekretarki odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu biura. Warto jednak mieć na uwadze, że zakres obowiązków sekretarki jest szeroki i w dużym stopniu zależy od charakterystyki firmy i potrzeb konkretnego biura. Czym zajmuje się sekretarka? Do obowiązków na tym stanowisku najczęściej należy:

• prowadzenie kalendarza spotkań,

• odbieranie i przekierowywanie połączeń telefonicznych,

• przygotowywanie dokumentacji firmowej,

• prowadzenie ewidencji dokumentów i ich archiwizacja, 

• przyjmowanie gości i ich rejestracja,

• organizacja imprez, wyjazdów firmowych i podróży służbowych, 

• przyjmowanie, wysyłanie i rejestracja korespondencji, 

• dbałość o wyposażenie biura, monitorowanie stanu zaopatrzenia i zamawianie artykułów,

• obsługa urządzeń biurowych.

Ile zarabia sekretarka?

Zawód, który niegdyś był kojarzony głównie z funkcją pomocniczą, dziś zyskuje na znaczeniu. Bywa również dobrze płatny. Zarobki sekretarki zależą jednak od wielu czynników, takich jak lokalizacja, branża oraz wielkość firmy, a także umiejętności i doświadczenie pracownika. Zatem ile zarabia sekretarka? 

Według danych Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń Sedlak&Sedlak w styczniu 2025 roku miesięczne wynagrodzenie na stanowisku sekretarki wynosiło 5740 zł brutto (mediana płac). Co druga sekretarka otrzymywała pensję od 4970 do 6780 zł brutto. 

Nieco inne stawki obowiązują na stanowisku asystentki zarządu. Według wspomnianego badania asystentka zarządu otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 6820 zł brutto (mediana). Na zarobki powyżej 8300 zł może liczyć grupa 25 proc. najlepiej opłacanych asystentek.

W dużych oraz międzynarodowych korporacjach pensje sekretarek prezesów bywają jednak znacznie wyższe niż w przypadku sekretarek zatrudnionych w małych firmach. Za wynagrodzeniem często idą w parze wyższe wymagania. Znajomość języka angielskiego i innych języków obcych czy znajomość nowoczesnych technologii i obsługa specjalistycznych systemów – to wszystko będzie miało odzwierciedlenie w wyższych zarobkach. 

Sekretarka – gdzie szukać ofert pracy?

Sekretarka jest potrzebna w różnego rodzaju firmach, instytucjach czy urzędach. Niezbędna jest zarówno w dużych korporacjach, jak i w mniejszych przedsiębiorstwach. Kandydatki aspirujące do miana sekretarki-asystentki mogą poszukiwać pracy m.in. w biurach, urzędach, różnych firmach, placówkach medycznych czy chociażby szkołach. Obowiązki sekretarki szkolnej będą znacznie różniły się od tych, jakie spoczywają na sekretarce prezesa, sekretarce w wydawnictwie czy sekretarce w firmie biotechnologicznej czy medycznej, niemniej w większości przypadków podstawą jest doskonała znajomość obsługi komputera i sprzętu biurowego oraz umiejętność zarządzania wieloma procesami jednocześnie.

Sprawdź najnowsze oferty pracy jako sekretarka. Rekrutacje trwają!