Zastanawiałeś się kiedyś, w jaki sposób komunikujesz się ze swoimi pracownikami? Żądasz czy prosisz? Akceptujesz sprzeciw? Czy rozumiesz drugą stronę?
Proszę = Żądam
Jesteś szefem w dużej lub mniejszej firmie. Zarządzasz zespołem. Planujesz pracę dla innych. Koncentrujesz się na tym, aby podkreślić swoją ważność, zwłaszcza na linii przełożony-podwładny. Zlecasz pracę. Od sposobu, w jaki komunikujesz drugiej osobie polecenie lub prośbę, zależy odbiór, jakość i rodzaj odpowiedzi pracownika.
Jeśli komunikujesz się tonem nieznoszącym sprzeciwu lub nie wyrażasz się w sposób przejrzysty i nie dobierasz formy swojej wypowiedzi do sytuacji, napotkasz mur. Możesz nie zdawać sobie sprawy, że jesteś źle odbierany, a twoja prośba jest dla odbiorcy w rzeczywistości żądaniem ponad miarę i traktowaniem go z góry. Gdy o godzinie 16:00 mówisz „Przygotuj mi na jutro raport na spotkanie z klientem. Proszę” to pomimo, że dodajesz na końcu zdania „proszę”, to ton wypowiadania tego słowa sugeruje pracownikowi, że nie powinien się sprzeciwiać. Jest to problematyczne, jeśli wymagasz od pracownika zrobienia rzeczy „na już” nie uwzględniając jego możliwości. Innymi słowy, jeśli wyrażasz się z pozycji szefa i komunikujesz „Masz wykonać to zadanie, bo jak nie, to będziesz miał kłopoty”, nie dziw się, że jedyną reakcją, jaką wywołujesz, jest strach.
Nie chodzi tu o pozwalanie pracownikom na podejmowanie kluczowych decyzji, wbrew woli przełożonego, czy paraliżowanie pracy. Empatyczna osoba – w tym wypadku szef – powinien stworzyć takie warunki komunikacji, by dana osoba mogła bez obaw powiedzieć, że potrzebuje pomocy, albo więcej czasu do wykonania zadania. Jeśli natomiast niemożliwe będzie spełnienie tych warunków, to wypełnienie prośby szefa powinno działać na zasadzie poczucia odpowiedzialności i sumienności, a nie strachu przed szefem.
Poproś i wysłuchaj
Najlepszą formą komunikowania jest szczera prośba i zazwyczaj pozwala znaleźć naprawdę efektywne rozwiązania problemu. Jedna strona komunikuje problem, potrzebę rozwiązania i zleca je pracownikowi. Jednak dopuszcza do siebie możliwość, iż dana osoba będzie mogła zaproponować inny sposób poradzenia sobie z sytuacją. Pod warunkiem, że jest to rzeczywiście prośba, a nie ukryte żądanie ze słowem „proszę” jako wtrącenie.
Dr psychologii Marshall Rosenberg, twórca metody „Porozumienie bez przemocy” (NVC-Nonviolent Communication) twierdzi, że w potrzebach ludzkich znajdują się źródła komunikacji interpersonalnej. W myśl tej metody, skuteczna komunikacja nie jest możliwa, jeśli nie słuchasz. Tak jak potrzebujesz snu czy jedzenia, tak samo potrzebujesz szacunku i zrozumienia drugiej strony. Jeśli chcesz aby cię zrozumiano, musisz zrozumieć innych. Pierwszym krokiem do wypracowania tej drogi jest szczera komunikacja.
Szef wymagający i wyrozumiały
Jeżeli akceptujesz odmowę, tworzysz przestrzeń zaufania i pokazujesz, że jesteś otwarty na propozycję i poszukiwanie innych rozwiązań. Warto czasami posłuchać pracownika. Niech ważnym dla ciebie stanie się to, co ma on do powiedzenia, jakie rozwiązania proponuje, dlaczego nie jest w stanie wykonać tego projektu „na już” lub co musi poświęcić, aby to zrobić i postaraj się mu to jakoś zrekompensować. Wczuj się w sytuację pracownika, który poświęci całą noc, zaniedba sprawy rodzinne i swoje własne, aby przygotować raport. Doceń to.
„Win to win”
Gdy w relacjach służbowych pojawia się zrozumienie i zaczyna toczyć się normalna rozmowa, atmosfera, która wytwarza się w środowisku pracy, staje się niezwykle twórcza. Potencjał i zadowolenie pracowników wzrasta, a co za tym idzie, rozwój i pozycja firmy przybiera na sile. Nie jest to proste rozwiązanie, ale nie niemożliwe. Ważne jest, abyś spróbował zrozumieć drugą stronę, jej intencje i obawy. Jeśli dobrze traktujesz pracowników, pracownicy w ten sam sposób traktują ciebie, a także odnoszą się z szacunkiem i empatią w stosunku do kontrahentów. Na tym powinno zależeć obu stronom. Taki model komunikacji przenosi się na dalsze obszary i wychodzi także poza granice służbowe.
Co to znaczy empatyczny
Empatia, czyli inaczej współodczuwanie, powinna nie tylko mieć zastosowanie w wydawaniu poleceń służbowych, ale również w próbie budowania pozytywnych relacji między współpracownikami. W dużej grupie ciężko jest czasem doprowadzić do sytuacji, w której wszyscy dobrze się rozumieją i dogadują. Dlatego zdolność przełożonego do rozpoznawania i rozumienia stanów emocjonalnych poszczególnych pracowników może przydać się w budowaniu mocnego i zgranego zespołu.
Empatyczny szef powinien zaobserwować, kiedy pojawiają się konflikty, co do nich prowadzi i jakie kroki można podjąć, by dany problem rozwiązać i zapobiec mu w przyszłości.
Empatia w pracy
Przykład szefa z pewnością stanie się wzorcem do naśladowania dla większości podwładnych. Skoro przełożony realizuje taką wizję prowadzenia przedsiębiorstwa, to ten sposób przejmują także jego pracownicy. Dzięki temu czymś normalnym stanie się wśród zespołu zdolność do wzajemnej pomocy, przyjazna atmosfera oraz empatia. Znaczenie w kształtowaniu takich stosunków ma przede wszystkim autorytet szefa i to, w jaki sposób traktuje innych.
