Nawet dziś można spotkać firmy, w których obowiązują proste i stare jak świat zasady zarządzania: po pierwsze – szef ma zawsze rację, po drugie – jeśli zdarzyłoby się, że szef nie ma racji, patrz punkt pierwszy. Ten model kierowania personelem oczywiście nie służy żadnej ze stron. By komunikacja na linii podwładny-przełożony była skuteczna, potrzeba obustronnego zaangażowania.
Dobra komunikacja z przełożonym nie tylko usprawnia pracę i pozytywnie wpływa na jej efekty, ale również ma bardzo duże znaczenie psychologiczne. Pracownicy, którzy widzą w swoich szefach osobę kompetentną i godną zaufania, a także zawsze chętną do pomocy i szukania najkorzystniejszych rozwiązań, nigdy nie będą mieli wątpliwości, czy informować swojego przełożonego o napotkanych trudnościach.
Lęk przed krytyką nie będzie destrukcyjnie wpływał na pracę zatrudnionych, a świadomość, że są zespołem, który wspólnie szuka najlepszych rozwiązań, z pewnością wzmocni ich zaangażowanie w wykonywaniu codziennych obowiązków. Niestety pracownicy nie mają wpływu na osobowość swoich przełożonych. Jak więc prowadzić skuteczną komunikację z szefem?
Jak rozmawiać z szefem
Niezależnie od relacji, jakie łączą nas z przełożonym, nigdy nie powinniśmy zapominać o tym, że jest to relacja formalna. Nawet po godzinach pracy szef jest nadal naszym szefem, mimo że w tej chwili nie wykonujemy jego poleceń. Częstym błędem pracowników, który niestety ma później przełożenie na kontakty w pracy, jest zbytnie spoufalanie się z przełożonym podczas nieformalnych spotkań, czyli tzw. spotkań integracyjnych.
Tymczasem ludzki mózg nie ma zdolności oddzielania wyobrażenia o danej osobie w zależności od czasu i miejsca. Każdy rodzaj kontaktu, czy będzie nawiązywany w miejscu pracy, czy poza nim, wpływa na jeden, całościowy obraz konkretnego człowieka. Zastosowanie może mieć tu zasada złotego środka, która opiera się na umiarkowaniu, wyczuciu i taktowności.
Jak rozmawiać z trudnym szefem
Niektórzy przełożeni nie dają nam zapomnieć, że wiąże ich z nami hierarchiczna relacja. Co więcej, bywa, że wykorzystują przewagę swojej pozycji w sposób, który nam nie odpowiada. Nie są towarzyscy, rzadko silą się na uprzejmość, trudno się z nimi porozumieć i często zbywają nasze pytania. Nawet jeśli w świetle przepisów prawa pracy nie mamy im niczego do zarzucenia, kontakty z nimi nie należą do przyjemnych. Jak dogadać się z szefem?
Musimy pamiętać, że przełożeni oprócz koordynacji pracy swoich podwładnych, mają do wykonania szereg swoich obowiązków. Dlatego tak ważne jest szanowanie ich czasu. Sytuacje, w których dopytujemy po raz kolejny o błahą kwestię (tylko dlatego, że wcześniej nie słuchaliśmy uważnie lub nie zanotowaliśmy najbardziej istotnych informacji) z pewnością nie wpłyną dobrze na relacje przełożony-podwładny. Szef powinien nie tylko mieć poczucie, że pracownicy szanują jego czas, ale również widzieć ich zaangażowanie. Kilkukrotne dopytywanie o tę samą kwestię raczej nie przyniesie takich rezultatów.
Co, oprócz uważnego słuchania, jest jeszcze niezwykle istotne dla odpowiedzi na pytanie, jak rozmawiać z wymagającym szefem? Z pewnością postępowanie według jego zaleceń, zgłaszanie problemów oraz raportowanie efektów swojej pracy.
Niektórym pracownikom ciężko pogodzić się z narzuconymi odgórnie zasadami pracy, co w hierarchicznym układzie może prowadzić do licznych konfliktów. Wykonywanie poleceń zgodnie z zasadami wytyczonymi przez szefa daje przełożonemu poczucie dobrego zarządzania. Co jednak zrobić w sytuacji, gdy dany system pracy się nie sprawdza, a szef się myli?
Nadmiar obowiązków, niesprawiedliwy podział pracy, decyzje, które wydają nam się błędne – to wszystko może budzić frustrację. Najprostszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem jest rozmowa z szefem. Trzeba jednak pamiętać o kilku zasadach.
Jak rozmawiać z szefem, który nie ma racji
Jak przeprowadzić taką trudną rozmowę? Po pierwsze, należy pozytywnie rozpocząć i zakończyć swój komunikat np. na początku doceniając zaproponowany przez pracodawcę system pracy, a na końcu wyrazić nadzieję, że nasza propozycja zostanie rozpatrzona.
Po drugie, powinniśmy unikać postawy krytyczno-roszczeniowej. Najprawdopodobniej każda „prośba" oparta na schemacie „to jest złe", „trzeba zrobić tak, jak ja mówię" zakończy się porażką.
I wreszcie po trzecie, należy przedstawić merytoryczne argumenty za tym, że nasza propozycja może usprawnić pracę i przynieść pozytywne efekty.
Rozmowa prowadzona w taki sposób być może zakończy się nie tylko wprowadzeniem proponowanych zmian, ale także sprawi, że pracodawca dostrzeże w nas zaangażowanych pracowników, dla których dobro firmy jest kwestią niezwykle istotną.
Pamiętajmy jednak, że jako pracownicy możemy nie mieć pełnych informacji dotyczących jakiegoś projektu czy powodów konkretnej decyzji. Zaalarmować powinno nas łamanie prawa, przepisów wewnątrzzakładowych, zasad BHP czy ogólnie przyjętych zasad współżycia społecznego. W innych kwestiach, dotyczących funkcjonowania zakładu pracy, to szef jest osobą decyzyjną i musimy się z tym pogodzić.
Jak rozmawiać z szefem o problemach
Pracodawca musi mieć kontrolę nad wykonywaną przez swoich przełożonych pracą – po to, by móc natychmiast reagować w sytuacjach kryzysowych i być wsparciem podczas całego procesu wykonywania obowiązków.
Zgłaszanie ewentualnych problemów i raportowanie wyników swojej pracy ma bardzo ważny wymiar – dzięki temu szef wie, co robimy i jak to robimy, ale też może zorientować się, czy nie wymaga od podwładnych zbyt wiele lub zbyt mało, a także do kogo należą najlepsze pomysły. W tym przypadku zazwyczaj funkcjonuje bowiem zasada, że jeśli sami nie wyeksponujemy efektów swojej pracy, nikt tego za nas nie zrobi.
Niezwykle ważne jest, by w komunikacji na linii przełożony-podwładny zawsze zachować pełen profesjonalizm. Uwaga poświęcona rozmówcy, okazywany mu szacunek, choćby poprzez punktualne przychodzenie na spotkania, z pewnością prędzej czy później zaowocują. Na różne typy osobowości naszych szefów zawsze zastosować można podobne zasady, które będą opierać się na wysokiej kulturze osobistej i zaangażowaniu pracowników w wykonywane obowiązki.
Zasady te powinny obowiązywać również wówczas, gdy musimy zgłosić problem osobisty, rzutujący na naszą pracę, lub przypadek konfliktu w zespole (np. mobbing, molestowanie, dyskryminację). Mimo że czasami trudno jest powściągnąć emocje, w takich sytuacjach najlepiej skupić się na faktach. Dobrze jest również zaproponować konkretne rozwiązania i w spokoju wysłuchać stanowiska przełożonego. Jeśli czujemy, że emocje zaczynają brać górę, zanim odpowiemy, poprośmy o jakiś czas do namysłu i ukojenie nerwów.
