Taki obowiązek spoczywa na podmiotach, które w ubiegłym roku zgłaszały do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób (a więc nie tylko pracowników, ale wszystkie osoby podlegające temu ubezpieczeniu).
Składka wypadkowa jest bowiem zindywidualizowana jedynie w przypadku większych firm, natomiast małe płacą ją w zryczałtowanej wysokości, która wynosi 50% najwyższej stopy procentowej, ustalonej na dany rok składkowy dla wszystkich grup działalności. W związku z powyższym należy przekazać do ZUS informację o poszkodowanych w wypadkach przy pracy, w tym śmiertelnych i ciężkich, a także o osobach pracujących w warunkach zagrożenia (druk ZUS-IWA). Jeśli będzie ich więcej niż w roku poprzednim, należy liczyć się ze wzrostem składki.
Nieprzekazanie powyższej informacji ZUS-IWA lub popełnienie w niej błędów, które spowodują zaniżenie stopy procentowej składki wypadkowej może skutkować tym, że ZUS wyda decyzję, na podstawie której ustali składki na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Pracodawca zaś będzie ponadto zobowiązany opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę. Z kolei w razie wystąpienia sytuacji odwrotnej, tj. gdyby nieprzekazanie informacji ZUS IWA lub przekazanie w niej nieprawdziwych danych spowodowałoby zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, wówczas ZUS ustala stopę procentową tej składki na cały rok składkowy w wysokości stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. W każdej z powyższych sytuacji płatnik składek zobowiązany jest złożyć brakującą informację lub dokonać korekty informacji.
Na podstawie przekazanych informacji ZUS podejmie decyzję o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej w danym roku składkowym i do 20 kwietnia 2014 r. przekaże ją płatnikowi składek.
