Od kilku lat trwają prace nad zmianami dotyczącymi podróży służbowych, niestety do tej pory już kilkakrotnie minister finansów nie dopuszczał do ich wprowadzenia ze względu na obciążenie budżetu. 29 stycznia minister pracy podpisał jednak wreszcie tak wyczekiwane rozporządzenie. Zastąpi ono 2 obowiązujące dotychczas rozporządzenia z 2002 r. dotyczące krajowych i zagranicznych podróży służbowych.
Zmiany w podróżach służbowych to przede wszystkim wzrost kosztów diet z 23 do 30 zł i w związku z powyższym wzrost także innych świadczeń z tytułu podróży służbowej liczonych jako procent od diety, czyli ryczałtu za nocleg z 34,50 zł na 45 zł oraz ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji lokalnej z 4,60 zł do 6 zł. Poza tym dieta krajowa, która dotychczas przysługiwała albo w pełnej wysokości albo w ogóle będzie proporcjonalnie zmniejszana w razie zapewnienia pracownikowi częściowego wyżywienia. Przy czym zagwarantowanie śniadania albo kolacji spowoduje zmniejszenie diety odpowiednio o 25% a przypadku obiadu o 50%. Co ważne będzie to obejmowało także zagwarantowanie pracownikowi usług hotelarskich, w ramach których zagwarantowane jest wyżywienia. W większości hoteli opłata za nocleg obejmuje w standardzie śniadania, a więc wtedy automatycznie pracownikowi będzie przysługiwało tylko 75% diety krajowej. Nie zmieniają się zasady dotyczące czasu podróży i prawa do diety, co oznacza, że uprawnienie to nabędą nadal tylko zatrudnieni podróżujący ponad 8 godzin, przy czym najpierw będzie to ½ diety, a dopiero po przekroczeniu 12 godzin podróży cała dieta.
Ważną nowością w podróżach krajowych będzie ponadto ograniczenie możliwości zwrotu kosztów noclegu na podstawie rachunku do kwoty 20-krotności diety, czyli 600 zł. Zgodnie z nowymi przepisami tylko w uzasadnionych przypadkach pracodawca będzie mógł wyrazić zgodę na zwrot tych kosztów w kwocie przekraczającej powyższy limit. Już jednak można stwierdzić, że problematyczne będzie w praktyce określenie co to znaczy „w uzasadnionych przypadkach”.
W przypadku podróży zagranicznych z pewnością należy odnotować zmianę waluty rozliczania diet i innych świadczeń w przypadku wielu krajów z dolara na EURO. Ponadto należy zauważyć rozszerzenie liczby krajów wymienionych w załączniku do rozporządzenia ze 108 na 111 (nowością jest np. Oman) oraz wzrost diet przeciętnie o kilka Euro. Same zasady rozliczania diet i ich zmniejszania ze względu na częściowe zapewnienie wyżywienia pozostają bez zmian. Zlikwidowane jedynie podwyższone diety dla kurierów dyplomatycznych.
Z innych zmian nowością będzie możliwość określania kilku państw docelowych w podróży służbowej, od których będzie zależała wysokość diety, a nie tylko jednego państwa, jak jest dotychczas. Działanie takie wydaje się jednak bardzo niepraktyczne dla firm, gdyż znacznie utrudni rozliczenia kosztów podróży służbowych, co w skrajnych przypadkach mogłoby wiązać się ze dużym obciążeniem dodatkowymi obowiązkami dla osób je rozliczających.
Zmniejszeniu uległ również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca kolejowego, czy portu lotniczego lub morskiego do/z miejscowości docelowej w przypadku, gdy pracownik realnie ponosi taki koszt tylko w 1 stronę, gdyż wtedy wypłacane będzie jedynie 50% ryczałtu (1/2 diety), a nie jego pełna kwota wynosząca 1 dietę.
W przypadku zaliczek w podróżach służbowych określono kurs według którego mają być one przeliczane na złotówki, w przypadku zgody pracownika na otrzymanie zaliczki w polskiej walucie. Będzie to średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Łukasz Prasołek
