Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony przez podatnika, aby uzyskać przychód lub utrzymać jego źródło. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie koszty, jakie ponosi firma kwalifikują się do pomniejszenia podstawy opodatkowania. Czy kawa i herbata dla pracowników to koszty uzyskania przychodów? Sprawdź, jak poprawnie zaksięgować takie wydatki.

Koszt uzyskania przychodu – czym jest?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami jako koszt uzyskania przychodu rozumie się wydatek ponoszony, aby uzyskać przychód bądź utrzymać źródło przychodów (art. 22 ust. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Tzw. KUP odliczany jest od przychodu, dając tym samym dochód. Następnie możliwe jest dokonanie przysługujących odliczeń – po tym dochód stanowi podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Pomniejszenie podstawy opodatkowania o poniesione koszty dotyczy wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy rozliczają się z urzędem na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Co istotne, nie każdy wydatek można traktować jako kosztu uzyskania przychodu. Lista wydatków, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów, wprowadzona jest przez poszczególne ustawy o podatkach dochodowych (art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – Ustawa o PIT, art. 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – Ustawa o CIT). Na liście są między innymi wydatki związane z reprezentacją, odsetkami z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych czy osobistymi potrzebami podatnika.

I tak, chociażby w kwestii ubrania a koszty uzyskania przychodu – zakup odzieży można zaliczyć do kosztów (wydatki na reklamę), o ile posiada ona charakterystyczne dla danego przedsiębiorstwa cechy, na przykład logo firmy, kolor itp. W innym razie przyjmuje się, że ubrania mają charakter odzieży osobistej i nie podlegają odliczeniom.

Wszelkie zmiany wprowadzane w tym zakresie mają wpływ na wysokość podatku, a tym samym wpływają na swobodę dysponowania środkami finansowymi przedsiębiorstwa. Aktualne przepisy podatkowe wskazują, że wydatek może zostać uznany za koszty uzyskania przychodów, jeśli:

• został poniesiony;

• jest związany z działalnością gospodarczą;

• ma charakter definitywny;

• jest udokumentowany;

• jego celem jest osiągnięcie/zabezpieczenie źródła przychodów;

• nie został wyszczególniony w katalogu kosztów negatywnych (art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Organ podatkowy za dzień poniesienia wydatku uznaje dzień, w którym wystawiono fakturę/paragon/inne poświadczenie dokonanego zakupu będącego podstawą do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kawa, herbata i woda – czy są kosztem uzyskania przychodu?

Według ustawy KUP to także wydatki spoza katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów pozostające w związku z osiąganymi przez firmę przychodami. Warto wiedzieć, że to przedsiębiorca, a nie urząd skarbowy, ma udowodnić ten związek przyczynowo-skutkowy, dlatego ważne jest prawidłowe zaksięgowanie każdego wydatku.

A zatem czy kawa albo inne usługi gastronomiczne na rzecz pracowników i współpracowników może stanowić koszt podatkowy w omawianym znaczeniu? Kiedy fiskus nie będzie mieć co do tego zastrzeżeń?

Aby móc dokonać odliczeń, kawa dla pracowników nie powinna być zakwalifikowana jako koszty reprezentacji, które są automatycznie wyłączone z KUP. Co więcej, poczęstunek pracowniczy wiąże się z przepisami BHP, które nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom dostępu do wody bądź innych napojów. Pracodawca sam może zdecydować, jakie napoje udostępnia zatrudnionym w firmie osobom – kawa i herbata dla pracowników BHP będzie więc generowała wydatek, który w takim przypadku stanowi koszt uzyskania przychodów.

Jednocześnie poczęstunek pracowniczy dla samych pracowników jest neutralny podatkowo. Ogólnodostępne napoje czy owoce nie są przyporządkowane do konkretnej osoby, dlatego nie jest to nieodpłatne świadczenie, które generowałoby przychód ze stosunku pracy i wymagało rozliczenia z urzędem. W razie wątpliwości można odnieść się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku – K 7/13.

Czytaj także: Automotywacja, czyli jak motywować siebie samego

Jak zaksięgować poczęstunek, kawę i herbatę dla pracowników w kosztach firmy?

Odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów pozwala na zaliczenie poczęstunku pracowniczego takiego jak kawa, herbata dla pracowników jako KUP. Według indywidualnej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 roku (nr sygnatury IPPB1/415-1025/10-4/ES) do kosztów można zaliczać takie wydatki jak:

• drobny poczęstunek dla klientów;

• kawa, herbata, mleko dla pracowników (pracownicy objęci Regulaminem Pracy, którzy korzystają z poczęstunku w godzinach pracy);

• poczęstunek (drobne artykuły spożywcze) dla pracowników na spotkania służbowe.

Warto pamiętać, że wydatki poniesione na zakup poczęstunku powinny być prawidłowo udokumentowane. Określenie kawy i herbaty dla pracowników jako kosztów uzyskania przychodu będzie zasadne, gdy przedsiębiorca będzie w stanie udowodnić ich związek z profilem działalności i przedstawić dowód zakupu. Może być to faktura, paragon lub inny dowód księgowy.

Poczęstunek dla pracowników a VAT

Chociaż napoje można zaliczyć do kosztów obniżając podatek, odliczenie VAT od kawy, herbaty dla pracowników nie jest już tak oczywiste. Art. 86 Ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 roku poz. 361) wskazuje, że prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z dokumentów potwierdzających zakup towarów czy usług przysługuje jedynie w zakresie, w jakim dane towary bądź usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Ewentualne wyjątki wynikają z art. 88 ust. 1 Ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że zakupy przeznaczone na potrzeby osobiste pracowników (niezwiązane ze statusem pracownika, pełnioną przez niego funkcją czy rodzajem działalności firmy) nie podlegają odliczeniu VAT.

Czytaj także: Wynagrodzenie chorobowe – zwolnienie lekarskie

Zakup poczęstunku, kawy i herbaty a działalność prowadzona we własnym mieszkaniu

Jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona w mieszkaniu umożliwia zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów określonych wydatków. Koszty muszą jednak być powiązane z charakterem działalności, a ich część ujmowana jako KUP będzie zależała od współczynnika wykorzystania nieruchomości do celów biznesowych. W wydatkach firmy można uwzględnić tylko i wyłącznie te koszty, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodu, a jednocześnie nie dotyczą użytku prywatnego.

Trzeba mieć świadomość, że działalność prowadzona we własnym mieszkaniu nie pozwala na zaliczanie wydatków na kawę czy herbatę na własne potrzeby do kosztów. Skarbówka dopuszcza jednak możliwość powiązania zakupu z organizacją spotkań z klientami czy kontrahentami – w celu pozyskiwania nowych zleceń i zachowania źródła przychodów. Poczęstunek na spotkania służbowe w prywatnym mieszkaniu zaliczany do KUP definiuje na przykład interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z dnia 17 maja 2018 roku (0113-KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD).