Wybrana kategoria

Rozmowa z Ekspertem: o roli komunikacji z kandydatem w procesach HR

2021-02-05

Praca.pl: Zacznijmy od relacji na linii kandydat – pracodawca. Jakie zmiany ogólne widzimy w ostatnim czasie?

 

M.C.: Jeszcze do niedawna obserwowałam, że sposób komunikacji z kandydatami był często traktowany koniunkturalnie – jej jakość była zależna od dostępności kandydatów na danym rynku, w danej branży. Mówiąc wprost, dopiero niski spływ aplikacji w długim terminie motywował firmy do refleksji i wprowadzenia zmian. Takie podejście jednak się zmienia – na co wpływ ma większa świadomość:
- kandydatów, którzy przekazują feedback w mediach społecznościowych czy profesjonalnych,
- pracodawców, którzy widzą, jak bardzo jakość komunikacji przekłada się na efekty w rekrutacjach.

 

Mimo pozytywnego trendu cały czas będąc w roli poszukującego pracy, jesteśmy narażeni na brak kontaktu ze strony rekrutera i profesjonalnego feedbacku. Zakładam optymistycznie, że takich sytuacji w ciągu najbliższych 2-3 lat będziemy mieli coraz mniej, z uwagi chociażby na prognozowany długoterminowy deficyt kadr, a także ogromną siłę social media w biznesie.

 

Czas pandemii oznacza dla nas – uczestników rynku pracy (zarówno kandydatów jak i pracodawców) – dużą niepewność, zmianę zachowań i sposobu naszego działania. Działamy w ograniczonych budżetach, w niepewnych ekonomicznie czasach, a dodatkowo, niezmiennie walczymy od dłuższego czasu z deficytem kadr i niedopasowaniem oferty edukacyjnej w Polsce do potrzeb rynku pracy. Dlatego projektowanie skutecznych działań komunikacyjnych, tj. zapewnienie wyższej efektywności działań, przy jednoczesnym obniżaniu kosztów, jest aktualnie kluczowe w pracach zespołów rekrutacyjnych. W mojej ocenie brak zmian w naszych dotychczasowych działaniach w stosunku do kandydatów, oznacza w krótkim terminie całkowitą porażkę tego procesu.

 

Praca.pl: Jak obecnie wygląda planowanie i projektowanie działań komunikacyjnych? Co się zmieniło na przestrzeni ostatnich lat?

 

M.C.: Obecnie coraz więcej firm analizuje procesy rekrutacyjne, w tym bada obszar komunikacji z kandydatem, tak by dostosować się do zmieniającej się sytuacji rynkowej, zmian zachowań kandydatów wynikających z różnic pokoleniowych. Wiele firm realizuje audyty procesów w tym rekrutacyjnych, które mają na celu wskazać obszary do zmiany, a także coraz częściej w świecie HR sięgamy po badania candidate experience. Stanowią one bardzo ciekawe źródło wiedzy, pozwalające nam na optymalne dopasowanie formy rekrutacji i komunikację do preferencji kandydatów z różnych grup docelowych. Różne zachowania pokoleń (baby boomers, X, Y, Z) na rynku pracy, oczekiwanie biznesu obniżenia kosztów rekrutacyjnych, deficyt wśród stanowisk eksperckich sprawia, że działania typu publikowanie wszystkich ogłoszeń na jednym portalu rekrutacyjnym, przechodzą do historii.

 

Praca.pl.: Proszę opowiedzieć, jakie kanały komunikacji z kandydatami wykorzystuje Państwa firma. Czy i jak uległo to zmianie?

 

M.C.: BPO International cechuje się bezpośrednią i otwartą kulturą współpracy - tacy jesteśmy również w komunikacji z naszymi kandydatami. Na naszej stronie WWW oraz portalach rekrutacyjnych opisujemy portfolio naszych działań, szczegółowo przedstawiamy sam proces rekrutacyjny i ofertę benefitową. Tworząc ogłoszenia, zwracamy uwagę na język (prosty, bezpośredni), a także by odbiorca miał poczucie, że dostał od nas taki zestaw informacji, który pozwoli mu zrozumieć istotę roli, do której aplikuje. Niezależnie od wyników rekrutacji wracamy do kandydatów z feedbackiem. W tym celu posługujemy się zarówno komunikacją wystandaryzowaną z systemu (np. kandydat wie, że został odrzucony po analizie CV), jak i też bardziej spersonalizowaną, gdy kandydat przeszedł z nami kilka etapów i zaangażował swój czas i energię na spotkania z nami. W takiej sytuacji naszym celem jest zapewnienie takiego feedbacku, który będzie miał wartość rozwojową dla kandydata i pozwoli kandydatowi zrozumieć przyczyny naszej decyzji.

 

Wartość feedbacku jest nie do przecenienia, a w czasie pandemii zyskuje dodatkową moc i stanowi ogromną wartość dla uczestników rekrutacji i ich komfortu psychicznego. Ostatnie rozmowy z osobami szukającymi pracy pozwoliły mi zrozumieć jaki wielki stres może generować brak feedbacku ze strony potencjalnego pracodawcy w tak niepewnych czasach.

 

Jako zespół rekrutacyjny jesteśmy też wyczuleni na kwestie techniczne prowadzonych procesów rekrutacyjnych – badamy preferencje naszych kandydatów, co do formy spotkania. Choć wielu kandydatów woli zobaczyć się osobiście z nami, są osoby, które jak najdłużej chcą uczestniczyć w procesie rekrutacyjnym w formule zdalnej, co oczywiście uwzględniamy w naszych działaniach.

 

Praca.pl: O.K., wiemy, jak jest. Zatrzymajmy się na chwilę nad kwestią "jak będzie". Jakie trendy Pani obserwuje w obszarze komunikacji?

 

M.C.: Wiele organizacji zaczyna przyglądać się, w jaki sposób formułowane są ogłoszenia, czy prowadzone są spotkania, tak by forma korelowała z kulturą organizacyjną i dawała kandydatom przedsmak tego, co rzeczywiście mogą oczekiwać ze strony pracodawcy. W wielu ogłoszeniach obserwuję bardzo luźny i bezpośredni język, większą dbałość o atrakcyjną stronę graficzną, a także transparentność dotyczącą zarówno oferowanych stawek, jak i form zatrudnienia, co jest ważną zmianą jakościową w komunikacji. Ponadto firmy coraz chętniej otwierają się na aktywną komunikację z kandydatami, tworząc dodatkowe przestrzenie do jej prowadzenia (jak dzień kandydata), czy też decydują się na wdrożenie automatyzacji (np. recruitment boty). To ostatnie stanowi całkiem ciekawy przełom w komunikacji – dla pokolenia X pierwsza rozmowa o pracę z botem rekrutacyjnym, czy rekrutacja prowadzona na TikTok-u może być dużym zaskoczeniem. Wiele zależy od branży, w jakiej działa firma, wielkości i dojrzałości struktury organizacyjnej, a także rodzaju wyzwań rekrutacyjnych.

 

Praca.pl: Czego możemy z kolei spodziewać się ze strony kandydatów? Na co warto zwrócić uwagę?

 

M.C.: Przed marcem 2020 roku w zespole HR skupiliśmy się na analizie doświadczeń związanych z budowaniem relacji z kandydatami z pokolenia Z. Nowe pokolenie na rynku oznacza dla nas potrzebę szybkiego dostosowania się do innych potrzeb i motywatorów oraz sposobu komunikacji z jego przedstawicielami. Zauważyliśmy, że osoby urodzone w latach 1994 i później częściej komunikują się w sposób bardziej bezpośredni niż starsze pokolenia, otwarcie mówią o swoich potrzebach podczas rozmów rekrutacyjnych, w tym konkretnych oczekiwaniach finansowych, mają wiele pasji, które też należy uwzględnić w kontekście elastyczności czasu pracy. Najchętniej komunikują się za pomocą aplikacji i SMS-owo, a także bardzo potrzebują szybkiego feedbacku odnośnie statusu procesu rekrutacyjnego.

 

Praca.pl: W jaki sposób aktualna sytuacja wpłynęła na zachowania kandydatów na rynku pracy?


M.C.: Pandemia wprowadziła zmiany zachowań uczestników rynku pracy. Na dzień dzisiejszy nie wiemy, na ile one kształtują się w konkretne trendy, ale doświadczamy: mniejszej mobilności zawodowej ze strony samodzielnych specjalistów, większej potrzeby omawiania kondycji firmy dla osób aplikujących, czy kwestii organizacji pracy i formuły pracy zdalnej, w tym na etapie onboardingu nowych współpracowników. Wśród części kandydatów spadło również zainteresowanie ofertą benefitową firm, co jest zachowaniem racjonalnym i zrozumiałym z punktu widzenia piramidy potrzeb. Z drugiej strony obserwujemy od kilku miesięcy dużą determinację wśród osób, które zostały pozbawione pracy lub odczuwają takie ryzyko – są elastyczne, dostępne na spotkania face to face i dobrze przygotowane do rozmowy. Co ciekawe, nie oznacza to większej elastyczności, jeśli chodzi o negocjacje finansowe.

 

Rozwijamy kompetencje prowadzenia rekrutacji zdalnej a także przenosimy jak największy ciężar w selekcji właśnie na tę formułę (testy, zadania online), kosztem tradycyjnych metod oceny kompetencji jak Assessment Center. Powyższe zmiany jeszcze bardziej nas motywują do większej elastyczności, responsywności i otwartości na różne kanały komunikacji i sposoby działania w rekrutacjach. Dzięki takim zmianom również my, HR-owcy jesteśmy w procesie ciągłego uczenia się.

 

Praca.pl: W procesie rekrutacyjnym każda ze stron – kandydat i pracodawca – ma swój cel, chce zabezpieczyć swoje interesy. Jak odnaleźć w tym kompromis? ...i co utrudnia jego ustalanie?

 

M.C.: W procesie rekrutacyjnym, kandydat i pracodawca to strony reprezentujące własne interesy i potrzeby, które nie zawsze są zbieżne. Dlatego dążę do tego, by cały proces rekrutacji był jak najbardziej transparentny i uczciwy, optymalnie z obydwu stron – to podejście można nazwać długodystansowym. Jako reprezentant pracodawcy uważam, że oczekiwania, zakres roli, kwestie komunikacyjne i kulturowe, czy sam proces rekrutacyjny powinny być przejrzyście przedstawione kandydatowi. Rozmawiając z kandydatem, skupiam się na jego rzeczywistych doświadczeniach, jak również dużą uwagę przykuwam do pogłębienia aspektu motywacji i potrzeb. Zdarza się, że już w czasie rozmowy wiem, że kandydat z jakiegoś ważnego względu nie będzie pasował do oczekiwań biznesu i odwrotnie. Przykładowo, osoba aplikująca ma bardzo bogate doświadczenia zawodowe, zaś rola ma na tyle wąski zakres odpowiedzialności, że istnieje duże ryzyko szybkiej demotywacji.


W tej sytuacji otwarcie przekazuję feedback kandydatowi już podczas spotkania – zazwyczaj spotyka się to z bardzo pozytywnym odbiorem. Kandydaci bowiem doceniają szczerość i oszczędność czasu. Tak samo istotne jest dla nas przedstawienie w sposób transparentny procesu rekrutacyjnego – ilości etapów, jego uczestników oraz testów czy zadań, które stosujemy. W mojej ocenie, zadbanie o powyższe aspekty procesu rekrutacyjnego minimalizuje ryzyko wystąpienia wielu blokad komunikacyjnych.

 

Praca.pl: Wiemy już, jak istotne są czas, transparentność i szczerość w komunikacji z kandydatem. Proszę podsumować, z czym Pani zdaniem będziemy mierzyć się, a w zasadzie już mierzymy, na tym polu.

 

M.C.: Z uwagi na pandemię mierzymy się z bardzo dynamicznie zmieniającą się sytuacją ekonomiczną, społeczną, w tym na rynku pracy, i to co jest nowością – bardzo dużą nieprzewidywalnością. Od wielu lat powtarzamy – trochę na zasadzie wytartego frazesu – że otoczenie się zmienia, zaś oczekiwanymi kompetencjami w świecie biznesu jest elastyczność czy rezyliencja. Dziś możemy być już tego pewni. Skala niepewności przerasta nasze dotychczasowe wyobrażenia.

 

Ta sytuacja wymusza na nas podejmowanie coraz to nowych działań z zakresu optymalizacji procesów, otwarcia na nowe, innowacyjne sposoby działania, a z poziomu postaw – wzmocnienie krytycznej autorefleksji, szybkiego reagowania na zmiany w otoczeniu i dużej dynamiki we wdrażaniu zmian w organizacji.

 

Z perspektywy procesów HR, w tym rekrutacji, kluczowych dla zespołu BPO International jest kilka obszarów. Biorąc pod uwagę perspektywę biznesową, zachęcamy do weryfikacji wdrożonych procesów rekrutacyjnych i krytycznego podejścia – często benchmarki rynkowe, wymiana know how z innymi osobami z branży, czy feedback uczestników procesu (biznesu oraz kandydatów) są bardzo pomocne i stanowią ważną inspirację do zmiany. W obszarze human resources, w tym rekrutacji, nie do przecenienia są również wskaźniki mierzące efektywność procesów (koszt zatrudnienia, jakość aplikacji, jakość kanału rekrutacyjnego itp., czy feedback od kandydatów), które pozwalają nam, HR-owcom, mierzyć własną efektywność, jak i przełożenie naszych działań na zysk firmy. Bardzo ważny jest również aspekt budowania skutecznej strategii wizerunkowej firmy – szczególnie, gdy niska efektywność procesów rekrutacyjnych bezpośrednio wynika z niskiego spływu aplikacji.

 

Kluczem do efektywności naszych działań wydaje się skuteczna komunikacja – w procesie rekrutacji zarówno z przedstawicielami biznesu, jak i samym kandydatem. W przypadku tej ostatniej grupy kluczowa są takie postawy jak: empatia, wrażliwość na różnice pokoleniowe, motywacje i potrzeby rozwojowe oraz zwykła uczciwość i transparentność w stosunku do kandydatów, którą traktuję jako główną wartość zarówno na poziomie samej rekrutacji, jak i potem we współpracy na co dzień.

 

Praca.pl: Dziękuję za rozmowę!

 

Przeczytaj także: