Walizka pęka w szwach, bilety lotnicze w kieszeni, kantor wymiany walut odwiedzony. Jeśli dodatkowo mamy zapas kremu z filtrem – na pewno jesteśmy przygotowani na urlop. Zanim jednak wyłączymy służbowy komputer i pożegnamy się ze współpracownikami, powinniśmy ustawić autoresponder.
Autoresponder - co to jest?
Autoresponder to e-mail zwrotny wysyłany automatycznie, w odpowiedzi na przychodzące wiadomości. Ma stałą treść i jest wcześniej ustawioną informacją, którą otrzymują osoby próbujące się z nami skontaktować za pomocą poczty elektronicznej.
W zależności od sytuacji, w której ustawiamy autoresponder (urlop, choroba, ważne spotkanie biznesowe, inne obowiązki uniemożliwiające korzystanie z poczty), powinniśmy odpowiednio sformułować treść. Samo „przebywam na urlopie” albo „nie ma mnie w pracy” to zdecydowanie za mało. Wiadomość zwrotna powinna mieć wartość informacyjną. Ustawiamy ją po to, aby osoby, które do nas piszą, wiedziały, w jakim czasie nie będziemy dostępni i ewentualnie z kim mogą porozmawiać w zastępstwie.
O ile nasi najbliżsi współpracownicy z reguły wiedzą, od kiedy do kiedy nie będziemy obecni, o tyle osoby z innych działów bądź zewnętrznych firm mogą być zdezorientowane, jeśli przez 2 tygodnie naszego wypoczynku nie otrzymają odpowiedzi zwrotnej na swoje pytanie. Jaką więc umieścić w autoresponderze treść i jak podać informację o urlopie, aby była wartościowa dla odbiorców naszych e-maili?
Autoresponder, treść - co zawrzeć?
Przede wszystkim tekst autorespondera powinien być krótki, ale przekazywać maksimum treści. Zawsze należy określić dokładny czas nieobecności, jeśli możemy określmy także jej powód. Jeśli piszemy powiadomienie o urlopie, podajmy okres jego trwania. Jeśli ustawiamy e-mail zwrotny w czasie innych służbowych obowiązków – koniecznie to zaznaczmy. W takim przypadku możemy podać dokładne godziny nieprzebywania w biurze.
Poza informacją dlaczego i w jakim czasie nas nie będzie kluczowe dla odbiorców jest to, w jaki sposób mogą oni załatwić sprawę, z którą się zwracają. Dlatego oprócz sprecyzowania, dlaczego: „jestem poza biurem”, autoodpowiedź powinna wskazywać na osobę, która mnie zastępuje. Jeśli mamy taką możliwość warto także dodać, że w sprawach niecierpiących zwłoki, można się z nami skontaktować drogą telefoniczną.
Przykładowa treść autorespondera może brzmieć:
Uprzejmie informuję, że w dniu 2.10.2019 r. w godzinach 9:30-12:00 przebywam na spotkaniu biznesowym/szkoleniu/konferencji/wykonuję obowiązki służbowe poza siedzibą firmy z brakiem dostępu do poczty e-mail. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie do biura. W czasie nieobecności zastępuje mnie Jan Kowalski (e-mail: jan.kowalski@nazwafirmy.com; tel.: 123-456-789). W sprawach pilnych proszę o kontakt telefoniczny.
Pozdrawiam,
Janina Kowalska
specjalista ds. klientów kluczowych
Nazwafirmy
tel. 987-654-321
Tak skonstruowana wiadomość zawiera wszystkie niezbędne informacje. Jest rzeczowa i przede wszystkim użyteczna dla odbiorcy. Oczywiście w przypadku dłuższych nieobecności nie musimy podawać dokładnych godzin.
Autoresponder, Outlook - jak ustawić?
Praktycznie wszystkie skrzynki pocztowe dają użytkownikom możliwość wysyłania automatycznej zwrotki. Poczty internetowe i ich ustawienia mogą się różnić, ale zazwyczaj stworzenie autorespondera jest bardzo proste.
Dotyczy to także programu Outlook. Automatyczną odpowiedź wprowadzimy bez pomocy informatyka, dosłownie w kilka chwil. Z „ustawień” naszej poczty wybieramy opcję „ustawienia automatyczne” (ewentualnie, w zależności od wersji programu, klikamy „ustawienia”, następnie wybieramy „opcje”, „organizuj wiadomości e-mail” i „odpowiedzi automatyczne”).
Tutaj, adekwatnie do naszych potrzeb, konfigurujemy w Outlooku autoodpowiedź. Mamy możliwość wyboru okresu wysyłania wiadomości, a także wskazania grupy odbiorców. Mogą to być osoby z naszej listy kontaktowej albo podmioty zewnętrzne.
Po ustawieniu zwrotki zawsze warto zrobić test i (jeśli ustaliliśmy czas wysyłania autorespondera od chwili zaakceptowania ustawień) wysłać na swój adres wiadomość. Wszystko się zgadza? Możemy więc wyłączyć komputer, pożegnać współpracowników i rozpocząć urlopową przygodę.
