Wielu pracodawców zastanawia się, co zrobić, gdy pełniący znaczącą rolę w zespole pracownik idzie na zwolnienie lekarskie, szczególnie trwające dłużej niż tydzień. Nieobecność pracownika ma duże znaczenie dla realizacji bieżących, a może i długofalowych celów. Z drugiej strony obowiązuje RODO i obowiązek ochrony danych osobowych pracownika. Czy pracodawca może albo powinien poinformować kadrę o zwolnieniu lekarskim danego pracownika?
Spis treści
Chory pracownik a zwolnienie lekarskie: czy pracodawca musi informować zespół?
Gdy pracownik zgłasza chorobę, pracodawca powinien zadbać przede wszystkim o ciągłość pracy i bezpieczne warunki dla pozostałych osób. Nie daje mu to jednak prawa do ujawniania współpracownikom diagnozy, objawów ani szczegółów zwolnienia lekarskiego nieobecnego pracownika, ponieważ informacje o zdrowiu podlegają szczególnej ochronie¹,².
Podstawowe obowiązki pracodawcy
Pracodawca odpowiada za organizację pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki, a także za informowanie pracowników o zagrożeniach dla zdrowia i życia oraz o środkach ochronnych³.
W praktyce oznacza to, że w razie chorobowej absencji pracownika pracodawca może:
- przyjąć zgłoszenie nieobecności i ustalić przewidywany okres niezdolności do pracy,
- zaplanować zastępstwo albo przekazać zadania innym osobom,
- poinformować zespół, że zmienia się organizacja pracy, bez podawania przyczyny medycznej,
- podjąć działania ochronne, jeżeli w zakładzie pojawia się realne zagrożenie dla zdrowia innych osób (np. zagrożenie wynikające z wykrycia szkodliwych dla zdrowia warunków pracy).
Co można powiedzieć współpracownikom?
Pracodawca może przekazać wyłącznie informacje potrzebne do organizacji pracy, na przykład że pracownik jest nieobecny i do kiedy należy liczyć się z jego absencją. Nie powinien natomiast podawać nazwy choroby, opisu objawów ani treści dokumentacji medycznej.
Sama informacja o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim również dotyczy zdrowia pracownika. Dlatego nie powinna być przekazywana klientom, kontrahentom ani innym osobom, jeśli nie jest to konieczne do realizacji obowiązku pracodawcy².
Obowiązek zgłoszenia „L4"
Mimo że e-ZLA (dawniej: L4) jest przekazywane pracodawcy elektronicznie, pracownik nadal ma obowiązek poinformować przełożonego o nieobecności. W nagłej sytuacji powinien to zrobić niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu absencji w pracy, podając przyczynę i przewidywany czas trwania niezdolności do pracy. Sposób powiadomienia może wynikać z zasad obowiązujących w firmie. Jeśli pracodawca ich nie określił, pracownik może skorzystać z telefonu, e-maila, SMS-a, przekazu przez inną osobę albo poczty⁴.
Kiedy ujawnienie informacji o chorobie jest dopuszczalne?
Wyjątkowo pracodawca może przekazać dodatkowe informacje, gdy istnieje konkretne zagrożenie dla zdrowia lub życia pozostałych pracowników. Nawet wtedy powinien ograniczyć dane do niezbędnego minimum, zachować dyskrecję i – o ile to możliwe – wcześniej poinformować pracownika, którego sytuacja dotyczy¹².
Nie oznacza to automatycznego prawa do podawania nazwiska chorego ani jego diagnozy. Pracodawca powinien przede wszystkim wdrożyć środki bezpieczeństwa, zmienić organizację pracy i poinformować zespół o zasadach postępowania³. Uzasadnieniem podania dodatkowych informacji może być np. zagrożenie epidemiologiczne albo wykrycie w miejscu pracy czynnika zagrażającego zdrowiu lub życiu.
Praktyczna zasada
Pracodawca komunikuje zespołowi organizację pracy, a nie stan zdrowia pracownika. Dane medyczne mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy jest to konieczne, uzasadnione przepisami i ograniczone do niezbędnego zakresu¹².
Czytaj także: Zmiany w L4 od 2026 r. – czy na zwolnieniu lekarskim naprawdę trzeba będzie odebrać telefon od szefa?
Choroba pracownika a informowanie zespołu – FAQ:
-
Czy pracodawca musi poinformować pozostałych pracowników o chorobie pracownika na zwolnieniu?
Nie. Zwykła choroba pracownika jest jego prywatną sprawą, a informacje o stanie zdrowia należą do danych wrażliwych chronionych przez RODO. Pracodawca nie powinien ujawniać diagnozy ani szczegółów choroby współpracownikom.
-
Co pracodawca może powiedzieć zespołowi?
Pracodawca może podać wyłącznie informacje niezbędne do organizacji pracy, np. że pracownik jest nieobecny i do kiedy przewidywana jest jego absencja. Nie powinien podawać przyczyny, nazwy choroby ani szczegółów zwolnienia lekarskiego.
-
Czy choroba zakaźna zmienia sytuację?
Choroba zakaźna może zmienić sytuację. Należy pamiętać, że pracodawca odpowiada za bezpieczne warunki pracy. Jeśli istnieje realne zagrożenie dla zdrowia innych osób, pracodawca musi podjąć działania ochronne i poinformować pracowników o zagrożeniu, ale nadal powinien ograniczyć dane do minimum i nie ujawniać niepotrzebnie tożsamości chorego.
-
A co z chorobą zawodową? Czy pracodawca może o niej powiedzieć pozostałym pracownikom?
W przypadku podejrzenia lub rozpoznania choroby zawodowej pracodawca ma odrębne obowiązki: zgłosić sprawę właściwym organom, ustalić przyczyny zagrożenia i usunąć czynniki szkodliwe. To nie oznacza jednak automatycznego prawa do rozpowszechniania danych medycznych pracownika w zespole.
-
Co grozi pracodawcy za ujawnienie choroby pracownika?
Naruszenie zasad ochrony danych osobowych może skutkować odpowiedzialnością na gruncie RODO, a ujawnienie danych zdrowotnych może też naruszać dobra osobiste pracownika, np. prywatność i godność.
Przypisy
1. Urząd Ochrony Danych Osobowych, Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców – informacje o zasadach przetwarzania danych dotyczących zdrowia.
2. Urząd Ochrony Danych Osobowych, stanowiska dotyczące przetwarzania danych o stanie zdrowia i zwolnieniach lekarskich pracowników.
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 207, art. 207¹ i art. 226.
4. Państwowa Inspekcja Pracy, „Czy pracownik musi poinformować pracodawcę o zwolnieniu lekarskim?”.
