Delegacja – rodzaje, rozliczenie, przepisy

Podróże służbowe to konieczność w wielu firmach. Jak liczyć delegacje i jakie zasady obowiązują w przypadku rozliczania krajowej i zagranicznej podróży biznesowej? Zanim udasz się w delegację albo wyślesz tam pracownika, poznaj najważniejsze zasady podróży służbowej wynikające z Kodeksu pracy i Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Delegacja – co to?

Delegacja pracownika to podróż służbowa realizowana na polecenie pracodawcy poza miejscem, w którym pracownik na co dzień wykonuje pracę (poza siedzibą firmy, poza miejscem zamieszkania pracownika pracującego w home office, po przestrzenią co-workingową, w której na co dzień pracuje itp.). 

• Delegacja a podróż służbowa

Pojęcia podróż służbowa i delegacja stosuje się wymiennie. W praktyce jest to każdy wyjazd w celu świadczenia pracy w innym miejscu niż zazwyczaj.

• Kto ma prawo wysyłać pracownika w delegację?

Prawo do wysłania pracownika w delegację ma pracodawca. W praktyce często polecenie o konieczności udania się w podróż służbową przekazuje bezpośredni przełożony pracownika, działający w imieniu pracodawcy – kierownik, manager zespołu, team leader, szef działu. Polecenia służbowego w tym zakresie nie powinien przekazywać współpracownik. 

Czytaj także: 5 rzeczy, których menedżer nie powinien delegować

• Delegacja – czy można jej odmówić?

Wysłanie pracownika w delegację to polecenie służbowe i pracownik co do zasady nie może odmówić, o ile nie narusza ono przepisów prawa pracy, postanowień umowy o pracę i nie łamie prawa w inny sposób. Przepisy dopuszczają jednak sytuacje, w których wymagana jest zgoda pracownika na wyjazd służbowy. Dotyczy to:

• • kobiet w ciąży, 
  • pracowników mających pod opieką dzieci w wieku do 4 lat.

• Delegacja – rodzaje

Delegacje można podzielić na:

• • krajowe, 
  • zagraniczne, 
  • dotyczące pracowników, 
  • dotyczące pracodawcy.

Delegacje zagraniczne a krajowe

Delegacje pracownicze mogą odbywać się w Polsce oraz poza jej granicami. Niezależnie od tego, czy wyjazd pracownika jest krajowy, czy zagraniczny, przysługuje mu zwrot poniesionych kosztów. Ze względu na wyższe koszty delegacji służbowej w innych krajach (wyżywienia, noclegów i transportu), przepisy ustalają odrębne kwoty zwrotów w zależności od tego, do jakiego kraju wyjechał pracownik.

• Delegacja – jak długo może trwać?

Przepisy niestety nie precyzują wprost maksymalnego czasu trwania podróży służbowej. Jednocześnie art. 42. Kodeksu pracy mówi, że jeśli przełożony ma potrzebę powierzenia podwładnemu innych obowiązków niż dotychczas, to może to zrobić bez wypowiadania dotychczasowych warunków pracy lub płacy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy.

Oznaczałoby to, że jeśli pracodawca chciałby powierzyć zatrudnionej osobie zadania poza miejscem pracy określonym w umowie, to może to zrobić maksymalnie na 3 miesiące. Mamy wtedy do czynienia z delegacją. Jeśli jednak przełożony chciałby wysłać pracownika w inne miejsce pracy na okres dłuższy – np. 5 miesięcy, to musi mu wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i zmienić w umowie miejsce wykonywania obowiązków służbowych. Mamy wtedy do czynienia z delegowaniem pracownika.

Oczywiście, ze względu na to, że art. 42. Kodeksu pracy nie dotyczy bezpośrednio podróży służbowej, nie ma jednoznacznej interpretacji takiego przepisu i wydaje się, że możliwe było by rozliczenie jako delegacji dłuższego wyjazdu, gdyby to odpowiednio udokumentować.

• Delegacja a czas pracy

Czas pracy w delegacji, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, liczony jest w sposób ciągły, to znaczy od momentu rozpoczęcia podróży służbowej do momentu jej zakończenia. Jeśli podróż w delegację odbywa się w ciągu standardowych godzin pracy, czas podróży zaliczana jest do czasu pracy. Jeśli natomiast podróż odbywa się poza standardowymi godzinami pracy pracownika, wówczas to, czy jest ona zaliczana do czasu pracy, zależy od tego, czy w jej czasie pracownik wykonuje jakieś działania służbowe z polecenia pracodawcy (np. tworzy raport ze spotkania czy prowadzi rozmowy telefoniczne z klientami). Warto dodać, że inne zasady obowiązują kierowców – cały czas przewozu liczony jest do czasu pracy.

• Delegacja w weekend a czas pracy

Wiele wydarzeń branżowych odbywa się w weekendy. Jeśli pracownik zostanie wysłany w delegację w sobotę lub niedzielę, pracodawca musi zapełnić mu dodatkowy dzień wolny. W przypadku gdy zapewnienie wolnego nie jest możliwe, zgodnie z zasadami dotyczącymi pracy w weekendy, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50% (lub 100% w przypadku pracy w godzinach nocnych). Co więcej, jeśli czas delegacji w weekend przekracza standardowy czas pracy pracownika (np. 8 godzin), wówczas ten ma prawo do dodatku za nadgodziny. Dodatek za nadgodziny w niedziele i święta wynosi 100% wynagrodzenia, a w inne dni 50% wynagrodzenia.

Czytaj także: Odmowa pracy w nadgodzinach – możliwości, konsekwencje

Delegacja – przepisy

Podstawą prawną, jeśli chodzi o rozliczanie delegacji, jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167). Rozporządzenie to dotyczy wprawdzie pracowników państwowych i samorządowych, ale jednocześnie Kodeks pracy w art. 77 uznaje, że żadna firma nie może stosować w ramach swoich regulaminów wewnętrznych zasad dotyczących podróży służbowych, które byłyby dla pracownika mniej korzystne niż te, które wynikają z tego przepisu. W praktyce zatem większość pracodawców stosuje się do tego dokumentu, który zawiera nie tylko rozliczanie delegacji krajowych, ale również delegacje zagraniczne.

Zasady tego, jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika powinny być opisane w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy, a jeśli nie ma takich dokumentów, to w umowie o pracę.

Jeśli chodzi o Kodeks pracy, delegacje nie są w nim omówione. Jedyne przepisy zawarte w Kodeksie pracy, które bezpośrednio wskazują na kwestie delegacji służbowych, to Art. 178. § 1, który mówi o tym, że pracownic w ciąży oraz osób opiekujących się dzieckiem do lat 4 nie wolno bez ich zgody delegować poza stale miejsce pracy.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika w delegacji

Pracodawca nie może pozostawić pracownika, którego wysyła w podróż służbową, samemu sobie. Jeśli w trakcie podróży podwładny poniósł koszty (np. dojazdu, noclegu, wyżywienia), to należy mu się rekompensata. czyli zwrot kosztów. 

W związku z wyjazdem pracownika firma zwykle ponosi wydatki na:

• • przejazd (przelot) w tę i z powrotem – koszt biletu na transport publiczny, wynajmu auta, paliwa;
  • koszt zakwaterowania pracownika – w hotelu, w mieszkaniu na wynajem krótkookresowy;
  • koszt wyżywienia – zgodnie z obowiązującymi przepisami, tzw. dieta na wyżywienie.

Są to wydatki specyficzne dla każdej podróży służbowej. Należy pamiętać, że mogą pojawić się też inne koszty – zależnie od specyfiki i celu wyjazdu np. na materiały promocyjne czy materiały reprezentacyjne, które pracownik musi zabrać ze sobą, na sprzęt elektroniczny potrzebny w czasie wyjazdu (laptop, tablet, telefon służbowy, inne).

Dieta w delegacji – ile wynosi?

Zasady rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych są bardzo podobne. Zatrudnionym przysługuje zwrot poniesionych wydatków za te same elementy wyjazdu, ale inne są kwoty. Przede wszystkim pracownikowi w ramach podróży służbowej może przysługiwać tzw. dieta. Prawo do diety jest uzależnione od czasu trwania podróży służbowej.

Wysokość diety ustalana jest w drodze rozporządzenia Ministerstwa Rodziny i Polityki społecznej. Zmiany w tym zakresie zwykle wprowadzane są na początku roku, jednak nie co roku. Obecnie obowiązująca stawka dla diety krajowej to 45 zł – niezmiennie od 1 stycznia 2023 roku. Kwota ta ustalana jest dla pracowników sfery budżetowej, jednak pracodawcy prywatni nie mogą stosować kwot niższych niż minimalne krajowe (choć mogą stosować wyższe kwoty diet, co zwykle ustala się w regulaminie pracy, ewentualnie w indywidualnych umowach o pracę).

• Dieta w delegacji krajowej

• • Delegacja krajowa krótsza niż 8 godzin dziennie – dieta nie przysługuje.
  • Przy wyjeździe trwającym od 8 do 12 godzin dziennie – dieta wynosi 50% kwoty.
  • Podróż służbowa na obszarze kraju trwająca powyżej 12 godzin dziennie – 100% diety.

Przy podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę rozlicza się 100% diety, a za niepełną dobę, która się rozpoczęła:

• • 50% diety, jeśli podróż trwała do 8 godzin,
  • 100% diety, jeśli podróż trwała ponad 8 godzin.

• Dieta w zagranicznej podróży służbowej

Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest nieco inaczej. Co do zasady za podróż:

• • do 8 godzin dziennie przysługuje 1/3 diety,
  • między 8-12 godzin dziennie daje 50% diety,
  • ponad 12 godzin dziennie – 100% diety.

Wysokość diety zależy od kraju wyjazdu. Te określone są w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Warto mieć na uwadze, że stawki określone są nie w złotówkach, ale w euro, dolarach lub w innej walucie.

Obecnie dieta w delegacji do niektórych państw wynosi:

• • Australia: 88 dolarów australijskich, 
  • Austria: 52 euro, 
  • Belgia: 48 euro,
  • Chiny: 55 euro, 
  • Czechy: 41 euro, 
  • Francja: 50 euro, 
  • Grecja: 48 euro,
  • Hiszpania: 50 euro, 
  • Indie: 38 euro, 
  • Irlandia: 52 euro, 
  • Kanada: 71 dolarów kanadyjskich,
  • Korea Południowa: 46 euro, 
  • Litwa: 39 euro, 
  • Meksyk: 53 dolary amerykańskie,
  • Niemcy: 49 euro,
  • Portugalia: 49 euro, 
  • Stany Zjednoczone: 59 dolarów, 
  • Szwajcaria: 88 franków szwajcarskich, 
  • Szwecja: 459 koron szwedzkich, 
  • Tajlandia: 42 dolary, 
  • Węgry: 44 euro, 
  • Wielka Brytania: 35 funtów, 
  • Włochy: 48 euro.

Dieta powyżej 8 godzin – kiedy nie przysługuje?

Czasami dieta nie przysługuje w podróży krajowej, mimo tego że trwała dłużej niż 8 godzin na dobę podróży. Pracownik nie otrzyma diety, gdy ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie. Jeśli wyżywienie jest częściowe, pracownik otrzymuje zmniejszoną dietę wg zasady:

• • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

W przypadku podróży zagranicznej zasady potrąceń diety zależą od kraju wyjazdu i regulacji. Pracownik nie dostanie też diety, jeśli w czasie podróży otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie. Musi ona jednak wynosić minimalnie tyle co dieta.

Dieta delegacyjna to tylko jeden z elementów rozliczania podróży. Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów noclegu, przejazdu środkami komunikacji miejskiej i taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.

Delegacja własnym samochodem

Bywa, że pracownik odbywa podróż służbową własnym samochodem. W takiej sytuacji rozliczenie kosztów odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki.

Kiedy należy się ryczałt za nocleg?

W przypadku wyjazdu krajowego pracownik, który korzysta z noclegu, ale nie przedłoży rachunku, powinien otrzymać ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety (czyli w 2025 roku jest to 67,50 zł). Ryczałt ten przysługuje wtedy, kiedy nocleg trwa co najmniej 6 godzin między 21:00 a 07:00. 

Delegacja służbowa może też wiązać się z koniecznością przemieszczania środkami komunikacji miejskiej. Wtedy pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (przy stawkach na 2025 to będzie 9 zł). Ze względu na niskie stawki lepiej przedłożyć pracodawcy faktyczne bilety i rachunki, by uzyskać pełny zwrot kosztów.

W przypadku podróży zagranicznej, pracownik powinien otrzymać zwrot kwoty noclegu w wysokości, jaką wydał na nocleg i do granicy kwoty określonej w rozporządzeniu dla konkretnego kraju. Jeśli jednak pracownik nie posiada rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt w wysokości tego 25% limitu. Pracownik w podróży zagranicznej może też otrzymać ryczałt na przejazdy w wysokości 10% diety za każdą dobę podroży służbowej.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem kwoty limitu za nocleg w poszczególnych krajach dla pracowników sfery budżetowej wynoszą obecnie: 

• • Australia: 250 dolarów australijskich, 
  • Austria: 130 euro, 
  • Belgia: 160 euro,
  • Chiny: 170 euro, 
  • Czechy: 120 euro, 
  • Francja: 180 euro, 
  • Grecja: 140 euro,
  • Hiszpania: 160 euro, 
  • Indie: 190 euro, 
  • Irlandia: 160 euro, 
  • Kanada: 190 dolarów kanadyjskich,
  • Korea Południowa: 170 euro, 
  • Litwa: 130 euro, 
  • Meksyk: 140 dolary amerykańskie,
  • Niemcy: 150 euro,
  • Portugalia: 120 euro, 
  • Stany Zjednoczone: 200 dolarów lub: Nowy Jork 350 dolarów, Waszyngton 300 dolarów,
  • Szwajcaria: 200 franków szwajcarskich, 
  • Szwecja: 1800 koron szwedzkich, 
  • Tajlandia: 110 dolarów, 
  • Węgry: 130 euro, 
  • Wielka Brytania: 200 funtów, 
  • Włochy: 174 euro.

Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji?

Rozliczenie delegacji służbowej to tak naprawdę dwie sytuacje – rozliczenie zaliczki, o ile pracownik taką zaliczkę otrzymał, oraz rozliczenie kosztów delegacji i diet przez pracodawcę i zwrot środków pracownikowi.

• Rozliczenie zaliczki na delegację

Czas na rozliczenie delegacji i otrzymanej przez pracownika zaliczki wynosi 14 dni od momentu powrotu pracownika z delegacji. W tym czasie powinien on przedstawić wszystkie koszty delegacji, jakie poniósł. Przedstawia w tym celu oświadczenie do delegacji, w którym uwzględnia wszystkie wydatki.

• Ile czasu ma pracodawca na oddanie kosztów delegacji pracownikowi?

Przepisy nie określają precyzyjnie terminu, jaki ma pracodawca na oddanie podwładnemu kosztów delegacji. Jednak koszty delegacji pracownika powinny być rozliczone niezwłocznie, gdyż zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, pracodawca jest w takiej sytuacji dłużnikiem zatrudnionej osoby, a przedstawienie zestawienia kosztów delegacji jest rozumiane jako wezwanie dłużnika do wykonania należności. Zwrot kosztów podróży służbowej nie jest obarczony podatkiem dochodowym, bo pracownik nie zyskuje dodatkowych środków (nie ma tu sytuacji osiągnięcia przez pracownika zysku).

Z reguły wszelkie regulacje dotyczące tego, jak liczyć delegacje, są zawarte w regulaminach wewnętrznych firmy.

Jak wykonać rozliczenie delegacji? Kalkulator do takich celów można znaleźć w internecie.

Koszty podróży służbowej zagranicznej – waluta

Rozliczenie kosztów delegacji powinno odbywać się w walucie kraju, w jakim odbywała się podróż. Pracodawca, za zgodą pracownika, może rozliczyć delegację w złotówkach (wysokości powinna stanowić równowartość waluty obcej w dniu wypłaty zaliczki).

Pracodawca w delegacji

Delegacje krajowe i podróże służbowe poza granicami kraju mogą odbywać również pracodawcy. Koszty delegacji służbowej są wtedy liczone nieco inaczej. Po pierwsze, wyjazd pracodawcy, aby mógł zostać potraktowany jako koszt firmowy, musi być rozliczony na podstawie rachunków i faktur. Po drugie, wydatki te nie mogą wykraczać poza normy przyjęte w rozporządzeniu o podróżach służbowych.