Umiejętność delegowania zadań jest bardzo ważna i w połączeniu z poprawnym udzielaniem feedbacku pozwala sprawnie zarządzać zespołem. Pracownicy cenią możliwość bycia odpowiedzialnymi za swoje projekty, lubią mieć niezależność, wiedzieć, z czego są rozliczani i czuć, że przełożony im ufa. Jedną z korzyści delegowania zadań jest też oszczędność czasu. Są jednak obowiązki, których manager nie powinien przerzucać na innych pracowników. Dotyczą kluczowych kompetencji lidera zespołu.
Spis treści
Decyzja o zatrudnieniu
Znalezienie odpowiedniej osoby do pracy to niełatwe zadanie. Trzeba wziąć pod uwagę nie tylko jej doświadczenie i obowiązki, ale też poznać charakter, ocenić, czy odnajdzie się w zespole. Nikt nie zna swoich pracowników lepiej niż menedżer zespołu, dlatego zlecanie prowadzenia naboru i podejmowania decyzji o zatrudnieniu nowej osoby nie jest najlepszym pomysłem. Menedżer powinien aktywnie w tym uczestniczyć, kontrolować cały proces.
Rekrutacja zakończyła się sukcesem, zespół powiększa się o kolejnego specjalistę, stażystę czy juniora. Z zatrudnieniem nowego pracownika wiąże się szereg obowiązków – jak zaproszenie go do współpracy, przekazanie umowy, szczegółów pracy itd. W dużych korporacjach częścią tych zadań zajmują się pracownicy działu HR. W mniejszych zwykle to menedżer zespołu odpowiada za przyjęcie do pracy i onboarding pracownika. Nie powinien tych zadań delegować jednemu z podwładnych. Dlaczego?
Pierwsze dni w nowej pracy, szybkie wdrożenie, przedstawienie wizji przedsiębiorstwa mają duży wpływ na to, jak będą układać się późniejsze relacje w zespole. Czy nowy pracownik poczuje się dobrze przyjęty, będzie wiedział z czym, do kogo się zgłosić, czy może zostanie pozostawiony sam sobie? Menedżer powinien dołożyć wszelkich starań, aby zrekrutowana osoba szybko odnalazła się w zespole.
Udzielanie pochwał, upomnień
„Przekaż Kasi, że jestem zadowolona z jej pracy", „Powiedzcie Jankowi, że za kolejne spóźnienie obetnę mu premię" – delegowanie udzielania pochwał, ale też upominania innych pracowników wydaje się bardzo wygodne. W natłoku obowiązków takie sprawy traktowane są często jak drobiazgi, którymi nie warto zawracać sobie głowy. To jednak złe podejście.
Przekazywanie feedbacku w ten sposób otwiera pracownikom drogę do wyrażania własnych opinii jako zdania przełożonego. Wystarczy, że do informacji o zmniejszeniu premii za kolejne spóźnienie, ktoś dołoży: „znów zawiodłaś cały zespół…".
Zlecenia udzielania pochwał i upomnień może skończyć się wieloma nieporozumieniami, a nawet prowadzić do konfliktu w grupie. Warto budować relacje z pracownikami, chwalić publicznie, upominać w cztery oczy, ale zawsze osobiście.
Reorganizacja
Firmę czeka reorganizacja, pracodawca zatrudnił nowe kierownictwo, zostają wprowadzone bardziej nowoczesne metody pracy. Takie zmiany są dla pracowników bardzo stresujące. Pojawia się poczucie niepewności: o swoją przyszłość, o to co będzie inne codziennej pracy, czy wszyscy zdołają się przystosować. Obawy mogą mieć zarówno eksperci z wieloletnim doświadczeniem (którzy mogą bać się powrotu na rynek pracy po wielu latach spędzonych w jednej firmie), jak i nowicjusze (którzy mogą mieć poczucie, że z uwagi na krótki staż są „na wylocie"). To bardzo trudny moment dla całej kadry.
W takiej sytuacji warto więc wspierać swój zespół. Delegowanie komuś innemu informowania o zmianach albo – co gorsze – zlecenia przygotowania propozycji reorganizacji pracy pracownikom może być odebrane jako lekceważenie roli menedżera, lidera grupy i próbę ucieczki od trudnych obowiązków. Uciekanie od odpowiedzialności ciążącej na kadrze menedżerskiej potęguje niepewność i stres w pracy. Co więcej, szef, który nie umie komunikować podwładnym w sposób jasny, bezpośredni i spokojny tego, co się dzieje w firmie, traci zaufanie w zespole.
Motywowanie pracowników
Motywowanie pracowników to nie tylko wypłacanie im premii, które wypracowali, ale zdecydowanie szersze i bardziej złożone zagadnienie. Dobry menedżer wie, jak zachęcić do pracy, rozumie potrzeby i oczekiwania swoich pracowników, rozmawia z nimi, wspiera swoich pracowników w rozwijaniu kompetencji zawodowych.
Umiejętne motywowanie nie ogranicza się wyłącznie do oficjalnego systemu stosowanego w danej firmie (zwykle to premie + benefity). Do ważnych czynników motywacyjnych należą też:
- atmosfera w zespole,
- poczucie wzajemnego zaufania,
- poczucie decyzyjności, wkładu we wspólnym osiąganiu celu,
- bezpieczeństwo zatrudnienia.
Za to wszystko w dużej mierze odpowiada menedżer, trudno więc budować zgrany, zmotywowany zespół, powierzając swoje obowiązki komuś innemu.
Tworzenie ocen pracowniczych
W wielu firmach przygotowuje się kwartalne czy roczne oceny pracownicze. Bywa, że mają one bezpośrednie przełożenie na premię i wpływają na decyzje o awansie. Są zatem bardzo ważne z punktu widzenia pracowników. Niektórzy menedżerowie nie zdają sobie jednak z tego sprawy i… zlecają każdemu z osobna przygotowanie swojej własnej oceny. Wysyłają listę pytań albo gotowy arkusz i stawiają swój podpis pod autooceną pracownika. To jednak stawia członków zespołu w dość trudnej sytuacji.
Odpowiadanie na pytania o własne niedociągnięcia, opisywanie, co mogłoby się poprawić w kolejnym kwartale, może być dla wielu osób krępujące lub stwarzać pole do konfabulacji. W końcu każdy chce się pokazać z jak najlepszej strony, otrzymać premię, mieć szanse na awans. Nie każdego będzie stać na szczere wyznanie swoich niedociągnięć, tym bardziej, jeśli ta szczerość ma być „nagrodzona" na przykład niższą premią albo obcięciem benefitów. Oczekiwanie, że podwładni wskażą minusy własnej pracy jest więc mało realistyczne.
Co więcej, pracownicy dostają jasny komunikat, że oceny są dla menedżera na tyle nieistotne, że nie znajduje on czasu na ich przygotowanie. Dobry szef zna swoją kadrę, widzi postępy każdej osoby, a także umie zidentyfikować jej słabsze strony. Dzięki takiej wiedzy może właściwie przydzielić poszczególne zadania w zespole, a także wie, jak motywować oraz zadbać o rozwój zawodowy pracowników, by byli coraz bardziej skuteczni w pracy. Brak chęci poznania swoich pracowników to jeden z największych błędów popełnianych przez managerów. To oczywiste, że manager, który uważa, że jego rola kończy się na „ma być zrobione" i de facto nie wie, kto za co odpowiada, kto jakie ma obowiązki, nie będzie też umieć wystawy oceny pracowniczej.
Czytaj także: Kompetencje zawodowe – dlaczego czasami ukrywamy przed pracodawcą wyższe kwalifikacje? Rozmowa z ekspertem
Czego nie powinien delegować manager – najczęściej zadawane pytania:
-
Czego nie powinien delegować manager?
Delegowanie niewielkich zadań jest rzeczą naturalną, niemniej są zadania, których lider zespołu nie powinien delegować. Należą do nich przede wszystkim: przekazywanie trudnych informacji dotyczących sytuacji w firmie, przekazywanie decyzji o zatrudnieniu i zwolnieniu, udzielnie pochwał i nagan, motywowanie pracowników, dokonywanie oceny pracowników.
-
Jakie są najczęstsze popełniane błędy przez managerów?
Do najczęstszych błędów managerów należą: nierealistyczne wymagania szefa wynikające z braku znajomości możliwości pracowników oraz dostępnych zasobów, chaotyczne rzucanie pomysłów, brak potrzebnego wsparcia i realnego mentoringu pracowników, brak informacji zwrotnych (feedbacku) na temat pracy, brak zaufania wobec pracowników skutkujący nadmierną kontrolą, delegowanie niewłaściwych zadań np. przekazywania trudnych i ważnych informacji.
