Kiedy z pracy rezygnuje dobry specjalista, od wielu lat sprawdzający się na swoim stanowisku, przełożeni zadają sobie pytania o powody jego decyzji. Odejście pracownika wiąże się z poniesieniem kosztów w nowym procesie rekrutacji i związanych z wdrażaniem kolejnej osoby. Oznacza także, że z całego doświadczenia zdobytego w przedsiębiorstwie będzie najprawdopodobniej korzystać konkurencyjna firma, co może nieść ze sobą stratę klientów czy zachwianie rynkowej pozycji. Jest to sytuacja, której pracodawcy będą chcieli uniknąć w przyszłości, dlatego wielu z nich pyta odchodzących pracowników o przyczynę wypowiedzenia. Jest to jeden z najważniejszych celów exit interview. Dlaczego jeszcze warto przeprowadzić rozmowę kończącą oraz jakie zadać pytania, żeby uzyskać jak najwięcej cennego feedbacku?
Spis treści
Exit interview – co to?
Exit interview po polsku to rozmowa pożegnalna przełożonego bądź pracownika działu HR z osobą, która podjęła decyzję o rozstaniu z dotychczasowym miejscem pracy. Przeprowadza się ją w ramach offboardingu pracownika, najczęściej ostatniego dnia pracy. Może mieć formę dialogu twarzą w twarz lub kwestionariusza. W przypadku pracy zdalnej to może być także rozmowa wideo lub telefoniczna, ewentualnie ankieta online.
Zapraszając pracownika na exit interview pamiętajmy, że udział w niej jest dobrowolny i to pracownik decyduje, na które pytania udzieli odpowiedzi. Taka rozmowa nie powinna być zbyt długa i drobiazgowa, gdyż odchodzący pracownik może się zniechęcić. Z drugiej strony pytania nie mogą być zbyt ogólne, gdyż wówczas nie uda nam się dowiedzieć niczego konkretnego na temat pracy w naszej firmie. Ponadto pytania nie mogą naruszać prywatności odchodzącego pracownika. Jeśli powód odejścia dotyczy spraw osobistych, o których były podwładny nie chce mówić, osoba przeprowadzająca rozmowę nie może naciskać.
Exit interview – cel
Nadmierna rotacja personelu jest kosztownym i zwykle niepożądanym w firmie zjawiskiem, które może świadczyć o niewłaściwym sposobie zarządzania. W zapobieganiu i naprawieniu ewentualnych błędów bardzo pomocne jest badanie satysfakcji pracowników oraz rozmowa na zakończenie współpracy z pracownikiem. Osoby, które zdecydowały się odejść, najczęściej szczerze wypowiadają się o sytuacji w przedsiębiorstwie. Dlatego rozmowa końcowa to świetna okazja do sprawdzenia, co można by było poprawić w firmie, aby zapobiegać kolejnym odejściom.
Najważniejsze cele rozmowy na koniec współpracy:
- poznanie najczęstszych przyczyn odejść w firmie i dzięki temu zidentyfikowanie, co najczęściej przeszkadza pracownikom w budowaniu kariery zawodowej wewnątrz organizacji,
- poznanie opinii na temat warunków pracy, sposobu zarządzania, czasu pracy, poziomu wynagrodzenia i dodatków, oferty szkoleniowej, rozwoju zawodowego i dostępności awansów oraz innych aspektów pracy w firmie – co może pomóc w optymalizacji problematycznych obszarów, rozwiązaniu pilnych problemów, polepszeniu warunków pracy i zatrzymaniu specjalistów w przyszłości,
- budowanie silnej marki pracodawcy na rynku pracy, który liczy się z opinią pracowników i stara się polepszyć warunki pracy. Employer branding i polepszenie wizerunku pracodawcy przyczynia się z kolei do przyciągania najlepszych specjalistów na rynku.
Exit interview – jakie pytania zadać?
Jako pracodawca przede wszystkim chcesz się dowiedzieć, z czego wynika decyzja o zwolnieniu się i pytanie: „Dlaczego chce pan/pani odejść?” zapewne padnie jako pierwsze. To kluczowa kwestia, więc spora część rozmowy może się skupiać na doprecyzowaniu tych powodów.
-
Exit interview – wzór pytań
Często postanowienie o zmianie firmy może wynikać z braku satysfakcji bądź niewystarczającej motywacji. Dlatego warto zadać takie pytania jak:
- Czy wynagrodzenie i system benefitów były zadowalające?
- Czy warunki pracy miały odpowiedni poziom? Co w tej kwestii moglibyśmy poprawić?
- Czy stopień trudności i liczba zadań na stanowisku były odpowiednie do pani / pana kompetencji?
- Czy czuł pan / czuła pani, że rozwija się w naszej firmie?
Ogromne znaczenie dla utrzymania personelu ma także atmosfera, relacje między pracownikami oraz relacje na linii zatrudniony – bezpośredni przełożony. W związku z tym podczas exit interview warto także zadać pytania:
- Jak ocenia pan/pani współpracę i grę zespołową?
- Czy manager ma odpowiednie kompetencje, jest osobą godną zaufania i wszystkich w dziale traktował na równi?
- Czy przypomina sobie pani / pan sytuację, w której nie została pani/nie został pan potraktowany sprawiedliwie?
- Proszę ocenić komunikację w firmie, czy jest coś, co ją utrudniało?
- Czy często / rzadko / nigdy pojawiały się konflikty w zespole? Jak były rozwiązywane?
Warto zadać także pytania dotyczące tego, jak sprawnie działał zespół, do którego należał dany pracownik, np.:
- Jak ocena pani / pan organizację pracy w zespole?
- Czy uważa pani / uważa pan, że przydzielano pani / panu zadania w sposób uporządkowany, zgodnie z planem, czy raczej chaotycznie?
- Czy często zdarzały się opóźnienia w realizacji zadań? Z czego pana / pani zdaniem wynikały?
- Czy otrzymywała pani / otrzymywał pan zadania zgodnie ze swoimi kompetencjami i stanowiskiem, czy poniżej lub powyżej kompetencji i pierwotnie wyznaczonych zadań dla danego stanowiska?
- Czy mógł pan / mogła pani liczyć na pomoc ze strony współpracowników / przełożonego?
Można także zadać odchodzącemu pracownikowi pytanie, czy jest coś, co zmieniło by jego / jej decyzję o opuszczeniu firmy. Istotną z punku widzenia przełożonego wiedzą jest także to, co zaoferowała pracownikowi konkurencja i który z elementów ich oferty przeważył na decyzji o zmianie pracy.
Pracownik na exit interview z pracodawcą – dlaczego brać udział w rozmowie?
Nawet jeśli mamy pewność, że chcemy odejść, a były pracodawca nie może zaproponować nam nic, co mogłoby zatrzymać nas w firmie, warto zgodzić się na udział w exit interview. Pytania m.in. o ocenę możliwości rozwoju, satysfakcji z pracy i systemu motywacyjnego pozwolą firmie dokładniej poznać naszą motywację.
Rozmowa może przebiegać wedle przygotowanego schematu, może też być bardzo luźną wymianą spostrzeżeń. W obu przypadkach warto zakończyć współpracę w dobrym stylu. Co to właściwie oznacza? Nie musimy wypowiadać się o sytuacji w firmie, stosunkach w zespole i naszej pensji w samych superlatywach. W exit interview liczy się szczerość.
Opowiedzmy, co nam przeszkadzało i co wymaga przemyślenia/usprawnienia. Pokażmy, że nasza decyzja była przemyślana, że darzymy byłego pracodawcę szacunkiem. Warto nie palić za sobą mostów i szczerze porozmawiać. Nigdy przecież nie wiadomo, czy kontakty nawiązane w dotychczasowej pracy nie przydadzą nam się w przyszłości.
Exit interview – zalety i wady
Offboarding pracownika to ważny element zarządzania zasobami ludzkimi. Właściwie przeprowadzone rozstanie z pracownikiem, w którym uwzględniono exit interview:
- pozwala poznać najczęstsze powody, dla których pracownicy rezygnują z pracy w Twojej firmie;
- pozwala uzyskać cenne informacje na temat warunków pracy, sposobu zarządzania i innych elementów pracy w zespole, w którym pracowała dana osoba;
- pozwala zidentyfikować problemy w firmie, a także dostrzec mocne punkty pracy. Pierwsza z informacji pomoże zaplanować zmiany w organizacji i poprawić warunki pracy, druga może być wykorzystana np. do podczas kolejnej rekrutacji do przycignięcia najlepszych specjalistów;
- pomaga budować silną markę pracodawcy, który liczy się ze zdaniem pracowników.
Chociaż exit interview najczęściej przynosi sporo korzyści, może też odnieść efekt przeciwny do zamierzonego. Największe problemy związane z exit interview:
- nieumiejętne przeprowadzenie rozmowy przez osobę z działu HR, w efekcie której padają wyrzuty, oskarżenia, dochodzi do kłótni i rozstania się z pracownikiem we wrogiej atmosferze;
- zadawanie zbyt osobistych pytań, naciskanie na podanie informacji dotyczących prywatnych spraw pracownika;
- konieczność wykonania dużej ilości pracy przez pracowników zespołu HR: od przygotowania pytań, przez przeprowadzanie rozmów, po analizę odpowiedzi, raportowanie wniosków i planowanie działań naprawczych.
Exit interview – jak wykorzystać te dane do poprawy rekrutacji?
Osoba odchodząca z firmy może być cennym źródłem informacji, które z kolei mogą posłużyć do wzmocnienia marki pracodawcy i polepszenia przyszłych rekrutacji. Opuszczającemu firmę pracownikowi podczas exit interview można zadać takie pytania jak:
- w jaki sposób dowiedziała się o wolnym stanowisku w firmie?
- jak ocenia proces rekrutacji, w którym brał / brała udział?
- jak ocenia onboarding i proces wdrażania w nowe obowiązki? Czy mógł / mogła liczyć na pomoc innych, czy był / była pozostawiona samemu / samej sobie?
- co przeważyło o tym, że zdecydował się podjąć zatrudnienie w firmie?
- czy uważał / uważała zarobki, dodatki, benefity za zadowalające? Jak je ocenia?
Czytaj także: Płace w Polsce wkrótce będą jawne. „Nie jesteśmy na to gotowi” – ocenia ekspert rynku pracy Mateusz Żydek
Exit interview – najczęściej zadawane pytania:
-
Czy przeprowadzanie exit interview jest obowiązkowe?
Przeprowadzanie exit interview nie jest obowiązkowe. Również odchodzący / były pracownik nie ma obowiązku uczestniczenia w tego typu rozmowie. Z punktu widzenia pracodawcy poznanie przyczyn odejścia pracownika jest bardzo cenne, dlatego zdecydowanie warto przeprowadzać rozmowy kończące. Pracownik dzięki exit interview może w przyjaznej atmosferze zamknąć ten etap kariery zawodowej, a także lepiej poznać swoją motywację i priorytety, co pomoże mu w przyszłych negocjacjach i planowaniu kariery.
-
Kto powinien przeprowadzać exit interview?
Zwykle exit interview przeprowadza kadrowy / pracownik działu HR. Czasami do przeprowadzenia takiej rozmowy zostaje wyznaczony bezpośredni przełożony odchodzącego pracownika. Najlepiej jednak, by rozmowę przeprowadzała osoba, która nie pracowała bezpośrednio z odchodzącą osobą. Wówczas istnieje większa szansa, że odchodzący bez skrępowania i całkowicie szczerze wyrazi swoją opinię na temat pracy w zespole i w firmie.
