Offboarding – co to jest i na czym polega

Zachowanie płynności na stanowisku pracy, mimo zmieniającej się kadry, ma bardzo ważne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia pracodawcy nierzadko korzystniej jest – zamiast z dnia na dzień pożegnać się z osobą odchodzącą z przedsiębiorstwa– przeprowadzić taką osobę przez tzw. offboarding. Co to jest? O czym należy pamiętać, kończąc współpracę z daną osobą i dlaczego offboarding zadomowił się w korporacjach działających na światowych rynkach pracy?

Czym jest offboarding

Offboarding (czasem stosuje się pisownię off-boarding) to nazwa na zbiór zasad związanych z odejściem pracownika z firmy. Ich przestrzeganie ma sprawić, by proces zwolnienia (niezależnie od inicjatora) był jak najmniej odczuwalny dla przedsiębiorstwa. W podobnym celu wyznacza się plan działania przy zatrudnianiu nowego pracownika (tzw. onboarding).

Określenia onboarding, offboarding w kontekście prac nawiązują do metafory przedsiębiorstwa jako statku czy samolotu – na których współdziała zgrana załoga pracująca nad wspólnym celem. Pojęcie onboarding można więc przetłumaczyć jako „bycie na pokładzie”, a kolei onboarding po polsku to „bycie poza pokładem” danej firmy.

Nowoczesny HR: onboarding i offboarding

Onboarding i offboarding to nowoczesne metody HR, które dotyczą procesów wprowadzających pracownika do firmy oraz procesów rozstania z pracownikiem. Czym się różnią i co mają wspólnego? W przypadku onboardingu celem jest zapewnienie nowemu pracownikowi jak najłatwiejszego wejścia w nowe miejsce pracy. W ramach procesu onboardingu przeprowadzane jest m.in. szkolenie wstępne, zapoznanie z kulturą i strategią firmy oraz przekazanie informacji o obowiązujących standardach i procedurach.

W przypadku offboardingu, jak już wiemy, celem jest zapewnienie pracownikowi jak najłatwiejszego rozstania z firmą. Proces rozstania z pracownikiem zwykle zaczyna się od poinformowania pracownika o wypowiedzeniu umowy, co jest ważnym momentem w procesie rozstania. Formalny proces rozstania obejmuje przekazanie obowiązków pracownika, przekazanie informacji o odpowiedzialnościach i wytycznych dotyczących wykorzystania firmowych zasobów. W przypadku utraty pracy, warto zadbać o to, aby harmonogram wynikający ze zwolnienia miał jak najmniejszy wpływ na pracownika.

Może to oznaczać zwrócenie uwagi na to, aby umowy o pracę kończyły się w odpowiednim czasie, a pracownik nie tracił dostępu do środków potrzebnych do życia. Ostatecznie, warto podkreślić, że onboarding i offboarding to bardzo ważne aspekty funkcjonowania firmy i powinny być traktowane jako priorytet przez dział HR. 

Proces offboardingu a outplacement

Warto zwrócić także uwagę na pojęcie pokrewne do offboardingu – outplacement. Odnosi się on do zbioru praktyk stosowanych w przedsiębiorstwie, mających na celu pomoc osobom zwalnianym – np. w szukaniu nowej pracy, przygotowaniu się do brania udziału w rekrutacjach czy zaplanowaniu kolejnych kroków na ścieżce zawodowej. Outplacement traktowany jest jako benefit pozapłacowy, często w jego przeprowadzeniu pomaga najęty w firmie coach zawodowy. 

Zatem pojęcia offboarding i outplacement nie są tożsame. To pierwsze w centrum zainteresowania stawia funkcjonowanie stanowiska, to drugie koncentruje się na losach osoby opuszczającej firmę. 

Kto przeprowadza offboarding

Przeprowadzony offboarding to proces rozwiązania współpracy między pracownikiem, który odchodzi z firmy, a jego pracodawcą. Wszystkie formalne warunki rozstania muszą zostać załatwione, a menedżer jest odpowiedzialny za przeprowadzenie exit interview oraz ustalenie warunków odejścia. Celem offboardingowej procedury jest nie tylko uporządkowanie kwestii formalnych. Spotkanie offboardingowe ma także pożegnalny charakter, pozwala zakończyć współpracę w miłej atmosferze.

Przede wszystkim menedżer powininen zakomunikować pracownikowi kierownictwo oraz zespół, że pracownik odchodzi z firmy oraz pomóc w prowadzeniu oraz organizacji wszelkich działań wynikających z tego faktu. W tym samym czasie kierownik powinien bezzwłocznie przystąpić do procedury usuwania pracownika z bazy danych firmy i pozbyć się wszelkich przedmiotów służących do pracy, które były używane przez tego pracownika.

Jest to proces wymagający skrupulatności, ponieważ nawet niewielki błąd może pociągnąć za sobą negatywne skutki. Odejście pracownika należy do jednych z najtrudniejszych zadań, którą musi załatwić menedżer. Właściwie przygotowana procedura offboardingu pozwoli uniknąć stresu i problemów podczas całego procesu. Najważniejsza zasada to zachowanie kultury i szacunku dla wykonywanej pracy pracownika, który odchodzi z firmy. 

Mając to wszystko na uwadze, kto powinien zostać wyznaczony w firmie do tej procedury? Najlepiej, jeśli jest to manager, który był bezpośrednim przełożonym odchodzącej osoby. Zna bowiem specyfikę jej stanowiska pracy, wie, jak przekazać obowiązki innym podwładnym itp. 

Inną opcją jest wyznaczenie do tego zadania pracownika działu kadr. Znacznie rzadziej przedsiębiorstwa zatrudniają zewnętrzne firmy HR do onboardingu i offboardingu pracowników, jednak i tę opcję warto wziąć pod uwagę, szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw o rozbudowanych strukturach organizacyjnych. Zewnętrzna firma pomoże zautomatyzować cały proces i odciążyć managerów i własny dział kadrowo-płacowy.

Czytaj także: 12 błędów podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Specjalistka HR wyjaśnia, czego nie robić na rozmowie o pracę

Offboarding pracownika – etapy

Jak zatem poprawnie przeprowadzić proces zwalniania pracownika? Offboarding składa się z kilku etapów i polega nie tylko na poinformowaniu odpowiedniej strony o decyzji rozwiązania współpracy czy poproszeniu o wypełnienie ankiety. Po ustaleniu warunków rozstania zarówno pracodawca, jak i odchodzący pracownik muszą wykonać serię czynności zamykających.

• Informowanie zespołu o odejściu pracownika

Po pierwsze należy poinformować cały zespół – we właściwym czasie. Być może są jakieś projekty, które pozostali pracownicy powinni skończyć razem z odchodzącą osobą. Lepiej też, by zaistniałą sytuację wytłumaczył przełożony, a nie pracownik, z którym zakończono współpracę. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy rozwiązanie umowy nie nastąpiło w życzliwej atmosferze i istnieje niebezpieczeństwo, że opuszczający firmę pracownik może obniżyć morale załogi.

• Wyznaczenie osoby, która przejmie obowiązki

Kolejnym krokiem będzie wyznaczenie następcy, który przejmie obowiązki wykonywane wcześniej przez zwolnionego (lub zwalniającego się) pracownika. Należy zadbać o przekazanie kluczowych informacji, zasad funkcjonowania stanowiska, projektach, które są w toku itd. Bardzo ważne jest też wdrożenie w dokumentację, procedury postępowania.

• Zdanie sprzętu i dokumentów

Następny etap to zdanie sprzętu, przepustek, kart dostępu, kluczy itd. Powinno się również zadbać o zablokowanie dostępów do danych i zmianę haseł.

• Rozliczenie pracy

Oczywiście ważnym elementem procesu odejścia pracownika są także rozliczenia za pracę wykonywaną do ostatniego dnia w zakładzie pracy, ewentualne urlopy itd. Jeśli przyznawane były dodatkowe benefity jak opieka medyczna, to taką i podobne kwestie również należy uregulować.

• Oficjalne pożegnanie pracownika

Można także zaplanować dzień pożegnania – na przykład poczęstunek, podziękowania za współpracę (w zależności od powodów i sposobu odejścia pracownika).

• Exit interview

Już po samym zakończeniu współpracy warto z odchodzącą osobą przeprowadzić tzw. exit interview – rozmowę podsumowującą przebieg zatrudnienia. Dzięki temu obie strony będą mogły przekazać swoje spostrzeżenia odnośnie stanowiska, obowiązków, relacji itd.

Offboarding – czy można go przeprowadzić zdalnie

W dobie rozpowszechniającej się pracy zdalnej zdarza się, że zatrudnieni nie tylko nigdy nie zjawili się w siedzibie firmy, ale też nie poznali twarzą w twarz pracodawcy ani swojego zespołu. W takim przypadku wszelkie procedury wiążące się z zatrudnieniem, przyznawaniem narzędzi pracy, uprawnień, dostępów do programów i platform pracowniczych, wymiana dokumentacji i informacji – następowały na odległość, np. internetowo. Nie ma żadnych przeciwwskazań, by w analogiczny sposób przeprowadzić również proces offboardingu pracownika zdalnego. 

W tym wypadku warto zwrócić szczególną uwagę na to, czy osoby pracujące w trybie home office poprawnie zwróciła wszelki powierzony jej sprzęt (np. odesłała go wskazaną firmą kurierską, w paczce oznaczonej jako przedmioty wrażliwe na wstrząsy itp.). Oczywiście należy pamiętać o zmianie haseł, usunięciu z platform pracowniczych takiej osoby. 

Manager zarządzający zespołem zdalnym musi także ściśle nadzorować proces przekazywania obowiązków przez odchodzącego pracownika nowej osobie. Warto upewnić się, że nowa osoba rzeczywiście uzyskała od kończącego współpracę podwładnego wszelkie niezbędne informacje, dokumenty, hasła, dane itp. 

Offboarding – zalety profesjonalnej procedury

Jak widać, jest to to dość złożony zbiór czynności wykonywanych na zakończenie współpracy. Działa on na zasadzie win-win. Z punktu widzenia pracodawcy proces ten pozwala:

• zminimalizować ryzyko utraty ciągłości w wykonywaniu zadań, 

• uporządkować zadania zawodowe, projekty odchodzącego pracownika, 

• szybko wdrożyć nową osobę z powierzone obowiązki.

Z kolei dzięki tej procedurze kończący pracę w firmie podwładny może:

• w spokoju zakończyć wszelkie sprawy, np. pozamykać ważne projekty, które w przyszłości mogą stać się częścią jego portfolio itd., 

• pożegnać się ze współpracownikami, kluczowymi klientami, 

• w dobrej atmosferze opuścić firmę i z czystą kartą rozpocząć nowy rozdział życia zawodowego.

Co więcej, odpowiednio przeprowadzona procedura offboarding pozwala na utrzymanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach pracowników, klientów i partnerów biznesowych. Dzięki temu przyszłe rekrutacje staną się łatwiejsze, a kontrahenci będą chętniej współpracować z firmą, która traktuje swoich pracowników z szacunkiem i dba o ich dobre samopoczucie nawet podczas rozstania.   Podsumowując, offboarding to ważna i nieodzowna część procesu zarządzania kadrami w każdej firmie. Choć może wydawać się częścią drugoplanową, to z pewnością pozwala na utrzymanie wysokiej jakości pracy i relacji z pracownikami oraz partnerami biznesowymi.

Offboarding – problemy

Rozstanie pracownika z organizacją nie zawsze przebiega bez komplikacji. Jest to krok w życiu każdej firmy, który zdarza się z różnych powodów. Obok zwolnień z winy pracownika lub kończenia okresu umowy na czas określony, reorganizacja firmy lub zamknięcie jednego z działań może prowadzić do pozbycia się części zatrudnionych pracowników. Warto pamiętać, że proces offboardingowy nie kończy się wraz z pożegnaniem pracownika. Obowiązki odchodzącego pracownika muszą być zorganizowane tak, aby żaden projekt lub działalność danego zespołu nie ucierpiał. Dobry offboarding prowadzi do podniesienia reputacji firmy oraz utrzymania dobrych relacji ze współpracownikami, którzy już opuścili firmę.

Zdarzają się jednak problemy. Żegnanie się z pracownikiem jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń dla odchodzącego pracownika, jest też stresujący dla pozostałych pracowników. W przypadku braku zrozumienia ze strony pracodawcy lub braku porozumienia z zespołem, samo odchodzenie może stawać się traumatycznym doświadczeniem. Firma podjęła decyzję o przyjęciu danego pracownika, ponieważ uznała, że jest on odpowiedni do zadania. Tak samo firma powinna podjąć decyzję, jakie obowiązki zostaną oddane pracownikowi po jego odejściu. Firma powinna zorganizować spotkanie, aby dokładnie wyjaśnić, jakie wyzwania czekają zarówno na firmę, jak i na pracownika podczas procesu offboardingowego. Powinno to być przejrzyste i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych stron. Ważne jest, aby dobrze przygotować pożegnanie pracownika i podziękować mu za wkład w działalność firmy. Najważniejsze jest zakończenie współpracy, zachowanie dobrych relacji i ewentualna otwartość na przyszłą rekrutację. 

Czytaj także: Stress interview – co to jest? Czy miałeś najgorszą rozmowę o pracę w życiu?