Pokutuje wciąż przekonanie, że rejestracja własnej działalności wiąże się z ogromnymi kosztami i gigantycznymi kolejkami w urzędach. Dziś można tego dokonać w kilka godzin bez wychodzenia z domu. Jednak inaczej sprawy się mają w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, a inaczej, kiedy otwieramy spółkę akcyjną. Ilość czasu i wydatki potrzebne na założenie własnej firmy zależą głównie od jej formy prawnej i rodzaju branży.
Zakładanie firmy krok po kroku
Jak założyć firmę? Poniżej prezentujemy najistotniejsze punkty.
1. Wybór formy prawnej.
To od niej zależą:
• koszty zakładania działalności gospodarczej i jej prowadzenia;
• czas oczekiwania na rejestrację;
• wysokość opodatkowania;
• składki ZUS;
• stopień odpowiedzialności osobistej za zobowiązania przedsiębiorstwa.
Wszystkie elementy biznesowej układanki muszą do siebie pasować. Dlatego warto się zastanowić, w jakiej branży zakłada się firmę i jaki kształt prawny ma ona przybrać.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Wiąże się z najprostszą, najszybszą i bezpłatną rejestracją, której można dokonać w jeden dzień. Założenie działalności gospodarczej tego typu przydaje się na początku dla małej firmy. Opłaca się szczególnie tym osobom, które działają w branżach nienarażonych na wysokie ryzyko finansowe. Ta forma prawna jest prosta w utworzeniu i tania w utrzymaniu. Opodatkowana bywa zwykle na zasadach ogólnych według skali progresywnej (18% i 32%) lub stawki liniowej (19%). Rzadziej stosuje się ryczałt ewidencjonowany, kartę podatkową lub podatek tonażowy.
Zalety założenia jednoosobowej działalności:
• nie potrzeba kapitału zakładowego;
• można prowadzić księgowość uproszczoną (jeżeli obroty nie przekraczają 1 200 000 euro), a nie pełną;
• istnieją szanse na otrzymanie dotacji unijnych, dofinansowania z urzędu pracy oraz ulg, np. nowy przedsiębiorca ma prawo do ulgi na start, czyli przez 6 miesięcy opłaca tylko składkę zdrowotną (w 2019 r. – 342,32 zł), bez pozostałych składek ZUS. Po pół roku może jeszcze skorzystać z preferencyjnych opłat za składki ZUS przez kolejne 24 miesiące prowadzenia firmy.
Wady:
• za długi firmy całym majątkiem odpowiada właściciel, odpowiedzialność dotyczy też współmałżonka – z wyłączeniem jego własnego majątku;
• jednoosobowa firma nie podlega dziedziczeniu ani nie można jej sprzedać.
Założyłeś firmę i co dalej? Kiedy biznes się rozwija, zawsze można rozważyć zmianę formy działalności gospodarczej na bardziej skomplikowaną formę prawną i podatkową.
Spółka cywilna
Wśród startujących przedsiębiorców cieszy się największą popularnością. Powstaje na podstawie pisemnej umowy, którą zawierają miedzy sobą wspólnicy (minimum dwóch). Aby rozpocząć działalność gospodarczą w takim kształcie, trzeba zacząć od zarejestrowania firmy w urzędzie gminy lub miasta i wypełnić formularz CEIDG-1 – każdy ze wspólników osobno.
Zalety:
• wszyscy solidarnie odpowiadają za wspólne zobowiązania spółki, długi spłacają z majątku łącznego, wspólnie dzielą zyski i ponoszą straty;
• niskie koszty rejestracji spółki;
• brak konieczności minimalnego kapitału założycielskiego;
• wspólnicy wnoszą wkład, np. pieniądze, wiedzę, usługi, kontakty biznesowe;
• możliwość zwiększenia kapitału i zwiększania zysków;
• małe koszty założenia i utrzymania spółki.
Wady:
• brak osobowości prawnej: wszelkie umowy są zawierane przez wszystkich wspólników w ich własnym imieniu, nie w imieniu spółki;
• spółka cywilna nie ma nazwy, jest oznaczana nazwiskami wspólników, z dopiskiem np. s.c.;
• mogą pojawić się kłopoty z rozstrzyganiem konfliktów, ponieważ tej formy działalności nie reguluje prawo;
• osobista odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki;
• spółka posiada firmowy numer NIP oraz numer REGON, ale nie jest przedsiębiorstwem, przedsiębiorcami są wspólnicy, którzy rozliczają podatek dochodowy osobno.
Inne formy prawne firm to: spółki prawa handlowego, spółki osobowe i spółki kapitałowe, spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna.
2. Wybór formy opodatkowania
Zależy on od rodzaju biznesu, wielkości przewidywanych przychodów, korzystania z ulg podatkowych czy rozliczania z małżonkiem.
Przedsiębiorcy mają do dyspozycji: PIT, CIT, ryczałt od przychodów, kartę podatkową.
PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych – rozliczają się nim prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne oraz spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna).
Najpopularniejsze formy podatku PIT to: na zasadach ogólnych według skali podatkowej oraz linowy.
Według skali podatkowej obowiązują dwa progi podatkowe. Po przekroczeniu danego progu płaci się podatek od tej części dochodów, które przewyższają daną kwotę. Jeśli dochody nie przekraczają 85 528 zł rocznie, przedsiębiorca mieści się w pierwszym progu podatkowym, gdzie stawka wynosi 18%. Jeśli ta kwota zostanie przekroczona, obowiązuje II próg ze stawką 32% ale płaconą od środków powyżej limitu.
Stawkę liniową warto wybrać, jeśli dochody firmy nie mieszczą się w pierwszym progu podatkowym i są wyższe niż 85 528 zł. Opłaca się zapłacić 19% od przychodów pomniejszonych o koszty oraz składki społeczne, zamiast 32%. Ale nie przysługują tu ulgi podatkowe oraz rozliczanie się ze współmałżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem.
CIT – podatek dochodowy od osób prawnych –przeznaczony do rozliczeń osób prawnych oraz niektórych jednostek niemających osobowości prawnej.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjne mają obowiązek płacić podatek CIT. W Polsce obowiązują dwie stawki CIT, które wynoszą 15% i 19%. Spółka z.o.o. i akcyjna są podwójnie opodatkowane. Najpierw podatek od osiągniętego dochodu płaci spółka jako osoba prawna (CIT), a następnie wyliczony zysk spółki dzieli się pomiędzy wspólników, którzy również muszą zapłacić swój PIT.
RPE – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – forma rozliczeń dla osób fizycznych i niektórych spółek osobowych.
Karta podatkowa – dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólników spółki cywilnej. To najprostsza forma opodatkowania działalności gospodarczej.
3. Określenie kodów PKD, czyli rodzaju wykonywanych usług
Zakładanie firmy wiąże się z deklaracją, jaki rodzaj usług będzie wykonywany. Służą do tego kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej). Nie można bez określenia działalności wystawić faktury z jej tytułu.
PKD to zbiór rodzajów działalności społeczno-gospodarczej, które występują w gospodarce narodowej. Klasyfikacje dostępne są na stronie: www.stat.gov.pl/Klasyfikacje. W przypadku wypełniania wniosku online system podpowiada użytkownikowi oznaczenia kodów. Do wyboru ma ich ok. 400, podzielonych na 21 sekcji i 99 działów.
4. Decyzja o zatrudnieniu księgowego lub biura rachunkowego
Otwieranie firmy wiąże się z prowadzeniem księgowości – samodzielne lub przez biuro rachunkowe. W momencie rejestracji działalności gospodarczej trzeba też określić miejsce przechowywania dokumentacji księgowej. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zatrudnienie biura, przepisy wymagają, aby posiadało ono certyfikat księgowy i ubezpieczenie OC. W razie błędu jest szansa na odszkodowanie.
Najpopularniejszą formą prowadzenia biura jest jednak księgowość online. Internetowa księgowość jest tańsza niż tradycyjna. Dokumenty do systemu wprowadza się samodzielnie, a biuro sprawdza ich poprawność.
5. Wypełnienie wniosku CEIDG-1
Rejestracja polega na tym, by uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek CEIDG-1 (rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki cywilnej) można wypełnić online przy użyciu odpowiedniego kreatora, który podpowie i przeprowadzi krok po kroku przez procedurę, lub na papierowym formularzu wniosku CEIDG-1. Takie zakładanie firmy przez Internet jest bezpłatne.
6. Zakładanie konta firmowego i wybór pieczątki
Na nim odbywają się transakcje kupna i sprzedaży, rozliczenia podatkowe i opłaty składek ZUS. W jednoosobowej działalności można zgłosić konto osobiste, jednak warto rozdzielić finanse biznesowe od prywatnych. Natomiast pieczątka przyda się przy podpisywaniu umów czy dokumentów w urzędzie skarbowym.
Zakładając własną firmę, trzeba podać we wniosku CEIDG numer rachunku bankowego, ale to biznesowe można założyć tylko dla istniejącej działalności. Dlatego też po zarejestrowaniu firmy należy udać się do banku, założyć konto firmowe, a następnie wrócić do urzędu i dokonać zmiany wpisu CEIDG. Niektóre banki umożliwiają uzyskanie numeru rachunku jeszcze przed założeniem działalności. Warto wziąć pod uwagę np. opłaty za otwarcie i prowadzenie konta firmowego; koszty przelewów, wpłat i wypłat gotówki w oddziałach, korzystanie z kart płatniczych itp.
Założenie firmy przez Internet
Jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną można już otworzyć, nie wychodząc z domu. Online trzeba wypełnić formularz CEIDG-1, który w wersji elektronicznej znajduje się na stronie www.ceidg.gov.pl.
Konieczny jest podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP albo podpisem osobistym. System CEIDG od razu informuje o błędach i od ręki można je poprawić.
Pomoc w założeniu firmy - gdzie ją otrzymać
Oczywiście, w sieci. Trzeba jednak dokładnie selekcjonować takie informacje, ponieważ nie wszystkie są sprawdzone. Na pewno wiarygodne porady oraz instrukcje postępowania przy zakładaniu firmy zawierają strony urzędów, np.
- spis kodów PKD znaleźć można na: www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd
- formularz wniosku do rejestracji działalności gospodarczej CEIDG-1 początkujący przedsiębiorca wypełni online na: https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/?F;1b22de7d-916d-4591-b44d-3b8e2be61121
Porad dotyczących zakładania firmy udziela Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii na stronie:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zakladanie-firmy/chce-zalozyc-spolke-jawna/co-powinienes-wiedziec-zanim-zarejestrujesz-firme-w-urzedzie
Pomocą służą liczne instytucje oraz organizacje, np. biura rachunkowe, księgowi. Oni także odpowiadają na kłopotliwe pytania. Inkubatory przedsiębiorczości również są miejscem wsparcia i pomocy w otwarciu firmy. Urząd pracy, punkty konsultacyjne Krajowej Sieci Usług, specjalne miejsca obsługi przedsiębiorcy działające w różnych miastach – pozostają do dyspozycji początkujących przedsiębiorców.
Rejestracja firmy w urzędzie i online
Od 1 lipca 2011 r. obowiązują nowe przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Formularz wniosku do rejestracji działalności gospodarczej CEIDG-1 początkujący przedsiębiorca wypełnia albo online na stronie www.prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/, albo drukuje PDF i wypełniony druk dostarcza do urzędu.
Zakładanie firmy przez Internet przebiega szybciej i jest prostsze od metody papierowej, dane są sprawdzane przez system. System CEIDG przesyła wnioskodawcy na adres mejlowy potwierdzenie złożenia wniosku lub prośbę o skorygowanie błędów. W formularzu należy umieścić podpis elektroniczny.
Poniżej kilka dostępnych wersji na to, jak założyć działalność gospodarczą.
1.Na stronie www.epuap.gov.pl zakłada się zaufany profil, by za jego pomocą wysyłać wnioski drogą elektroniczną. Obecnie można go założyć za pomocą rachunku bankowego. Podczas jego zakładania tożsamość przedsiębiorcy zostaje potwierdzona, dlatego nie ma obowiązku składać wizyty w urzędzie, by zweryfikowano dane właściciela zakładanej firmy. Po założeniu profilu zaufanego poprzez konto bankowe należy się logować przez bankowość elektroniczną.
2.Zaczyna się od logowania do serwisu CEIDG (koniecznie zakładamy konto w serwisie oraz aktywujemy je po potwierdzającym mejlu), potem trzeba wypełnić online wniosek CEIDG-1, opatrzyć go podpisem elektronicznym i wysłać.
3.Logowanie do serwisu CEIDG (koniecznie trzeba tam założyć konto oraz aktywować je po potwierdzającym mejlu), wypełnienie online CEIDG-1, wydrukowanie go i zaniesienie do urzędu gminy.
4.Pobrany z serwisu online formularz CEIDG należy wydrukować, wypełnić i dostarczyć do urzędu gminy lub miasta.
5.Można również pobrać wniosek i wypełnić go w formie papierowej (z linka z PDF-em), zanieść do urzędu gminy, by ten zmienił go we wniosek elektroniczny.
6.Wypełniony wniosek papierowy tradycyjnie można przesłać do urzędu gminy listem poleconym. Wymagane będzie jednak notarialne potwierdzenie podpisu na wniosku.
CEIDG-1 w przypadku osób fizycznych pełni również funkcję:
• wniosku o wpis do Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON);
• zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego (NIP);
• oświadczenia o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych;
• zgłoszenia albo zmiany zgłoszenia płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
• oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników;
Wniosek CEIDG-1 służy także do dokonywania aktualizacji danych nieobjętych wpisem do CEIDG.
