Własna działalność gospodarcza to popularna forma prowadzenia biznesu. W Polsce takich firm jest ponad 3 mln. Jakie są koszty związane z działalnością gospodarczą? Jak przygotować kosztorys firmy?
Założenie działalności gospodarczej - koszty
Ile kosztuje założenie firmy
Koszt otwarcia firmy jest uzależniony od formy prawnej działalności. W przypadku spółek trzeba ponieść koszty rejestracji firmy i inne dodatkowe opłaty. Zdecydowanie najtańszym rozwiązaniem jest założenie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Koszt założenia firmy w formie działalności gospodarczej jest zerowy. Złożenie wniosku do CEIDG jest bezpłatne i można to zrobić nawet przez internet. Założenie firmy jednoosobowej trwa w zasadzie jeden dzień i w zasadzie już od dnia zgłoszenia, można rozpocząć prowadzenie firmy.
Jednoosobowa działalność gospodarcza VAT
Rejestracja podmiotu jako VAT-owca jest bezpłatna (płaci się jedynie za wydanie papierowej decyzji VAT, która większości firm nie będzie potrzebna, a której wydanie jest opcjonalne). Jeśli podatnik zdecyduje się (bądź będzie musiał) być VAT-owcem, musi pamiętać o konieczności comiesięcznego odprowadzania podatku VAT.
Ile kosztuje firma jednoosobowa?
To, że samo założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne, nie znaczy, że prowadzenie działalności gospodarczej nic nie kosztuje. Wraz z otwarciem firmy, trzeba się liczyć z kilkoma kosztami, które będzie trzeba regularnie ponosić, niezależnie od tego, czy firma uzyskała przychód, czy nie.
Firma jednoosobowa ZUS
Podstawowe koszty utrzymania firmy to przede wszystkim składki ZUS. Obecnie (2018 r.), jeśli założona działalność to pierwsza firma podatnika, może on skorzystać z Ulgi na Start, która pozwala przez 6 miesięcy odprowadzać jedynie składkę zdrowotną oraz z preferencyjnych stawek ZUS (tzw. mały ZUS), który jest ulgą pozwalającą przez pierwsze 24 miesiące opłacać składki ZUS w obniżonym wymiarze.
Aktualne koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie składek ZUS są podawane na stronach ZUS i każdego roku waloryzowane w związku ze zmianą minimalnego i przeciętnego wynagrodzenia za pracę.
Inne koszty utrzymania firmy jednoosobowej
Księgowość firmy jednoosobowej
Można ją prowadzić samemu bądź z pomocą biura rachunkowego. To, ile kosztuje księgowa, zależy od sposobu rozliczania z fiskusem, ilości dokumentów przesyłanych do księgowej miesięcznie i innych zmiennych. Prowadzenie małej firmy wiąże się z reguły z kosztami usługi księgowej w przedziale od 100 do 300 zł miesięcznie.
Pozostałe koszty stałe prowadzenia działalności zależne są już od charakteru prowadzonego biznesu. Najczęściej stale koszty miesięczne firmy obejmują również koszt wynajmu przestrzeni biurowej, telefon, abonament za internet, ubezpieczenie firmy, raty kredytów, jeśli jakiś sprzęt został wzięty na kredyt lub w leasing.
Do tego dochodzą wszystkie koszty zmienne, związane z tym, co firma produkuje, sprzedaje, jakie usługi oferuje.
Rodzaje kosztów działalności gospodarczej
Koszty w firmie można podzielić na kilka różnych kategorii, w zależności od tego, pod jakim kątem na nie patrzymy. Poniżej kilka przykładów:
Koszty uzyskania przychodu w zależności od częstotliwości ponoszenia:
- stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej (np. czynsz za biuro, opłata za telefon komórkowy, abonament za oprogramowanie, składki na ubezpieczenia społeczne),
- zmienne koszty prowadzenia działalności gospodarczej (np. doraźne wydatki na gadżety reklamowe, zakup materiałów do produkcji).
Koszty uzyskania przychodu w zależności od działu, w którym powstają:
- Koszty produkcji,
- Koszty obsługi klienta
- Koszty marketingu
- Koszty sprzedaży itd.
Koszty uzyskania przychodu w zależności od typu:
- Koszty materialne (np. składniki produktów, materiały reklamowe)
- Koszty niematerialne (np. składki ZUS, podatki, wynagrodzenia pracowników).
Miesięczne koszty prowadzenia firmy – kosztorys firmy
Rozważając założenie działalności gospodarczej bądź samozatrudnienie, warto przygotować biznesplan uwzględniający koszty i przychody działalności gospodarczej. W takim biznesplanie uwzględnia się:
- Wszystkie nakłady, które trzeba ponieść by móc jako firma oferować określone produkty bądź usługi,
- Koszty uzyskania przychodu, na które składają się wszystkie stałe i zmienne opłaty ponoszone w trakcie prowadzenia działalności,
- Przychody (potencjalne), jakie może uzyskać firma.
Mając takie dane, można przygotować kosztorys firmy i przewidzieć, jaki dochód może przynieść prowadzenie biznesu i czy ta swoja działalność będzie się opłacać.
Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?
Co do zasady wszystko, co faktycznie służy osiąganiu przychodu z działalności gospodarczej. To, co można wliczyć w koszty działalności gospodarczej, będzie zatem ściśle związane z tym, co i w jaki sposób firma sprzedaje lub jakie usługi oferuje.
Podatnik musi być w stanie wykazać i udokumentować związek między wydatkiem, który poniósł, a który chce zaliczyć do kosztów, a przychodem, który uzyskuje. Na przykład, przedsiębiorca, który prowadzi sklep stacjonarny, może wliczyć w koszty uzyskania przychodu, lampki bożonarodzeniowe kupione w celu dekoracji sklepu. Osoba prowadząca działalność we własnym mieszkaniu, która nie przyjmuje klientów w domu, nie może takich lampek wliczyć w koszty działalności, bo dekoracja mieszkania nie ma wpływu na pozyskanie klientów, a co za tym idzie, na przychód.
Jak generować koszty w firmie? Poprzez dokonywanie zakupów niezbędnych do funkcjonowania firmy (np. materiałów lub usług). Oczywiście każdy zakup musi być związany z działalnością firmy. Jeśli jednak firma osiągnęła przychód w danym roku na tyle wysoki, że będzie musiała zapłacić podatek dochodowy dla firm z II progu (32% zamiast 18% od dochodu), efektywnym może okazać się zainwestowanie środków tak, by dzięki poniesionym kosztom móc zapłacić niższy podatek. Generowanie kosztów najczęściej dotyczy inwestycji w reklamę, marketing czy robienia zapasów magazynowych.
