Praca home office wymaga dobrego zaplanowania. Zarządzanie czasem i organizacja pracy są tu szczególnie ważne.
Kiedy przełożony nas nie kontroluje, łatwiej bowiem o spychanie obowiązków na później lub pogubienie się w nawale obowiązków.
By zorganizować swoją pracę zdalną na podstawowym poziomie, nie potrzebujemy skomplikowanych narzędzi. Na początek warto sięgnąć po to, co już zostało sprawdzone przez tysięce osób i od lat pomaga w zarządzaniu czasem pracy. Jedną z opcji jest metoda ABC.
Metoda ABC w pracy zdalnej – na czym polega?
Metoda ABC, czyli z angielskiego activity-based costing, rachunek kosztów działań, została stworzona pod koniec lat 80. przez naukowców z Uniwersytetu Harvarda. Pomysł opiera się się zasadzie Pareta i pierwotnie odnoszono go do sposobu zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym lub usługowym – metoda pozwala na ewaluację kosztów, w tym kosztów pośrednich i działań, w świetle spodziewanych efektów, wytwarzanych dóbr.
Natomiast metoda ABC w zarządzaniu czasem pracy polega na ocenie zadań do wykonania pod względem ich ważności. W grupie A znajdą się więc te najpilniejsze, B – o średnim stopniu ważności i nie aż tak pilne, C – wszystkie, które mogą poczekać.
Najważniejszą kwestią w metodzie zarządzania czasem ABC jest zatem dokonanie właściwej oceny. Zgodnie z zasadą Pareta 80/20, którą można sformułować w ten sposób, że 80% generowanych zysków wynika z podjęcia 20% kluczowych zadań, w grupie A nie może znaleźć się więcej niż około 1/5 najpilniejszych punktów do wykonania (w klasycznie sformułowanej metodzie zasoby tej grupy miały wynosić 5-20%).
Grupa B – zadania nieco mniej ważne, również nie powinny przekraczać około 20% wszystkich zleceń. Pozostałą część (około 60-80%) mają stanowić zadania z grupy C.
Metoda ABC, zarządzanie czasem – zalety
Zarządzanie czasem w pracy zgodnie z tą metodą jest łatwe i intuicyjne. Po sporządzeniu listy należy tylko trzymać się tego, by w pierwszej kolejności wykonywać zadania z grupy A, dopiero potem B, a na końcu C. Listę trzeba często aktualizować i trzymać ją zawsze pod ręką – co pozwoli mieć jasny ogląd na wszystkie czynności służbowe, jakie mamy do wykonania na przykład w ciągu dnia lub tygodnia.
Na potrzeby pracy zdalnej przez internet możemy zaadaptować również inne rozwiązania, takie jak zarządzanie czasem metodą GTD, Alpen, Pomodoro czy Matrycą Eisenhowera. Warto zastanowić się, co stanowi największy problem podczas organizacji pracy zdalnej z domu. Czy łatwiej nam wywiązywać się z obowiązków, kiedy z góry ustalimy przedział czasu na każde zadanie oraz przerwę (tu warto zastosować Pomodoro), czy też pomogłoby nam jasne określenie, które czynności są ważne/ pilne/ nieważne/ niepilne we wszystkich możliwych kombinacjach tych czterech cech (czego dokonuje Matryca Eisenhowera)?
Dobra organizacja, szczególnie w czasie pracy z domu, pozwala nie tylko na osiąganie lepszych wyników, ale też obniża stres i umożliwia oderwanie myśli od obowiązków po godzinach – bez lęku, że zapomnieliśmy o czymś ważnym.
