Nota korygująca to dokument umożliwiający nanoszenie poprawek do faktury błędnie wystawionej przez sprzedawcę. Może to być nota korygująca online dostępna w sieci albo dokument przygotowany w programie księgowym zgodnie z wymogami ustawy o VAT. Sprawdź, kto wystawia noty korygujące i co można skorygować takim dokumentem.
Spis treści
Nota korygująca – co to?
Nota korygująca to dokument, dzięki któremu można skorygować pierwotną fakturę. Co ważne, korekta dotyczy jedynie określonych rodzajów błędów formalnych, które nie mają wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT.
Jeśli fakturzystka wystawiła dokument z nieprawidłowymi danymi, które wpływają na obowiązek podatkowy (jednostka miary, stawka podatku, cena jednostkowa netto itp.), zastosowanie ma nie nota korygująca, a faktura korygująca.
Nota korygująca – kiedy się wystawia?
Noty korygujące sporządzane są, gdy faktura wystawiona przez sprzedawcę zawiera błędy dotyczące oznaczenia towaru/usługi lub danych nabywcy albo sprzedawcy. Są to błędy mniejszej wagi, nie mające znaczenia dla samej istoty zawartej transakcji, takie jak:
-
numer faktury;
-
data wystawienia faktury;
-
dane identyfikacyjne i adresowe sprzedawcy lub nabywcy;
-
numer identyfikacyjny NIP;
-
nazwa towaru/usługi;
-
sposób płatności;
-
termin płatności.
Nota korygująca – kto wystawia?
Jeśli nabywca towaru bądź usługi zauważy błędy formalne na dołączonej do zamówienia fakturze, ma prawo wystawić dokument poprawiający te błędy. Można przygotować go samodzielnie, uzupełniając notę korygującą – aktywny druk. Można też wykorzystać w tym celu program księgowy. Warto wiedzieć, że nie istnieją czasowe ograniczenia odnośnie wystawienia takiego dokumentu, więc nie trzeba robić tego niezwłocznie po zauważeniu niezgodności.
Nota korygująca wystawiana jest na podstawie przepisów ustawy o VAT. Zgodnie z nią:
„Nabywca towaru lub usługi, zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy VAT, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą”.
Nota korygująca – co powinna zawierać?
Nota korygująca jest wystawiana po to, aby poprawić błędne dane z dokumentu od sprzedawcy. Nie jest to dokument rozliczeniowy tak jak nota księgowa, ale formalny dokument korygujący.
Prawidłowo wystawiona nota korygująca zawiera wszystkie niezbędne dane identyfikacyjne nabywcy oraz sprzedawcy, a także pierwotną treść faktury oraz treść właściwą (po wprowadzeniu poprawek).
Nota korygująca – wzór
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT dotyczącymi noty korygującej, wzór tego dokumentu nie jest narzucony z góry. Przepisy wskazują jednak, jakie elementy powinna zawierać prawidłowo wystawiona nota korygująca do faktury, aby można było uznać ją za skuteczną. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT są to co najmniej:
-
oznaczenie „nota korygująca”;
-
numer kolejny i data wystawienia dokumentu;
-
dane podatnika oraz nabywcy (imię, nazwisko, nazwa firmy, dane adresowe, numer NIP/numer PESEL);
-
dane zawarte na fakturze pierwotnej (data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy);
-
treść informacji korygowanej oraz treść prawidłowa.
Nota korygująca – kto ją akceptuje
Korekta błędów formalnych (na przykład numer faktury, termin płatności, nazwa towaru) to prawo nabywcy towarów lub usług. Mimo to nota korygująca do faktury wymaga akceptacji sprzedawcy.
Nota powinna zostać zaakceptowana przez podatnika, czyli wystawcę pierwotnego dokumentu. Potwierdzenie błędów na fakturze oraz dokonanie poprawek w firmowej bazie danych (w programie do wystawiania faktur itp.) to jego obowiązek.
Akceptacja wadliwej faktury (jak stanowi art. 106k ust. 2 ustawy o VAT) jest obligatoryjna, ale aktualne przepisy nie wymagają już wysłania do odbiorcy dokumentu w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach ani akceptowania noty z zachowaniem formy pisemnej. Termin i forma dopełnienia obowiązku są dowolne – można to zrobić nawet poprzez e-mail. Gdy nota zostanie zaakceptowana, powinna zostać podpięta pod pierwotną fakturę i być przechowywana razem z dokumentacją księgową.
