Nota księgowa to dokument stanowiący dowód księgowy różnego rodzaju operacji, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Stanowi sposób na udokumentowanie transakcji, które wymagają obciążenia drugiej strony albo uznania przez nią tego obciążenia. Sprawdź, czym jest nota księgowa.
Spis treści
Nota księgowa – co to?
Nota księgowa, tak jak faktura, traktowana jest jako dowód księgowy. Potwierdza dokonanie konkretnej operacji gospodarczej, dlatego może być podstawą zapisów w księgach rachunkowych firmy.
-
nota księgowa zamiast faktury?
Nota obejmuje transakcje, których nie obejmuje faktura, dlatego nota księgowa i faktura nie mogą być stosowane zamiennie.
-
nota księgowa a korygująca
Niekiedy nota księgowaikorygująca również są ze sobą mylone. Nie jest to jednak ten sam dokument – każdy z nich służy do innych celów. Pierwszy dokumentuje rozrachunki z kontrahentami. Z kolei nota korygująca pozwala skorygować błędy formalne w wystawionym dokumencie (np. nazwa firmy).
Nota księgowa – rodzaje
Jednym z bardziej uniwersalnych dokumentów potwierdzających operacje gospodarcze jest nota księgowa – przykład to chociażby możliwość wystawienia jej pod trzema nazwami. Są to:
-
nota księgowa obciążeniowa;
-
nota księgowa uznaniowa;
-
nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa.
Nota księgowa w zależności od odbiorcy dokumentu może też dzielić się na noty takie jak nota zewnętrzna i nota wewnętrzna.
Nota księgowa – kiedy wystawiamy?
Noty księgowe można wystawiać, gdy nie przewidziano innego sposobu dokumentowania przeprowadzonej transakcji. Nota umożliwia:
-
dokumentowanie kosztów i przychodów nieopodatkowanych podatkiem VAT (nota księgowa a nota obciążeniowa);
-
uznanie należności wobec drugiej strony transakcji (nota księgowa uznaniowa);
-
jednoczesne obciążenie drugiej strony operacji oraz uznanie przez tę stronę obciążenia (nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa).
Nota księgowa wystawiana jest w przypadku rozliczeń z podmiotami zewnętrznymi (organizacje pozarządowe) oraz przy rozliczeniach wewnątrz organizacji (np. rozliczenia składek członkowskich). Pozwala na udokumentowanie transakcji takich jak np.:
-
obciążenie dłużnika odsetkami od nieuregulowanych zobowiązań;
-
obciążenie kontrahenta karami umownymi za nieterminową realizację umowy;
-
przeniesienie kosztów niepodlegających VAT na nabywcę (opłaty skarbowe itp.).
Nota księgowa – kto wystawia?
Nota jako dowód księgowy spotykana jest w rozliczeniach pomiędzy partnerami bądź organizacjami (umowy o dotacje, składki członkowskie). Nota księgowa może zostać wystawiona przez obie strony transakcji – wszystko zależy od tego, jaką operację ma dokumentować.
Nota księgowa – co powinna zawierać?
Zawartość noty nie jest regulowana ustawowo. Jednak jako dowód księgowy nota księgowaonline i tradycyjna powinna spełniać określone warunki (art. 21 Ustawy o rachunkowości). Aby mogła stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, musi zawierać m.in. następujące elementy:
-
rodzaj dowodu księgowego – zapis „nota księgowa”;
-
numer identyfikacyjny;
-
dane obu stron (nazwy, dane adresowe)
-
opis operacji gospodarczej oraz jej wartość;
-
data dokonania transakcji;
-
data sporządzenia noty księgowej (jeśli jest inna niż data dokonania transakcji);
-
podpis wystawcy noty i osoby, która wydała bądź przyjęła składniki aktywów;
-
potwierdzenie zakwalifikowania noty do ujęcia w księgach rachunkowych (miejsce i sposób ujęcia);
-
podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu księgowego.
Nota księgowa – jak zaksięgować
Obciążenie dłużnika odsetkami, a kontrahenta karami umownymi, dokumentowanie żądania wypłaty odszkodowania czy uznanie przez dłużnika kwoty umorzonego długu wymaga przygotowania dokumentu, jakim jest nota księgowa. Jak zaksięgować taki dokument?
Noty księgowe ujmuje się tylko i wyłącznie w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Nota dotyczy kosztów niepodlegających VAT, więc nie wpływa na rejestr zakupów i sprzedaży VAT.
Nota księgowa – wzór
Noty księgowe same w sobie nie są regulowane ustawą, dlatego jednolity wzór noty księgowej nie istnieje. Oznacza to, że przedsiębiorca ma dowolność w jej sporządzeniu. Jedynym wymogiem jest treść: nota księgowa powinna zawierać wszystkie informacje wymagane ustawowo od dokumentów księgowych.
