W zależności od tego, w jaki sposób użytkowany jest samochód w firmie, różne mogą być zasady rozliczania kosztów związanych z jego utrzymywaniem i eksploatacją. Jak wygląda odliczanie kosztów paliwa w zależności od tego, jaki status ma auto w firmie?
Rozliczenie paliwa w zależności od statusu pojazdu w firmie
Auto w przedsiębiorstwie można użytkować na jeden z trzech sposobów:
• jako auto w pełni wykorzystywane jedynie na użytek działalności gospodarczej, będące środkiem trwałym,
• jako auto wykorzystywane zarówno służbowo, jak i prywatnie, będące środkiem trwałym w firmie,
• jako samochód prywatny, który bywa wykorzystywany w działalności i nie stanowi środka trwałego.
Paliwo na firmę to jeden z wydatków eksploatacyjnych pojazdu firmowego. W zależności od tego, jaki jest status pojazdu, podatnik może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu całość bądź część wydatków eksploatacyjnych. Koszty paliwa w działalności gospodarczej mogą stanowić sporą część wydatków firmy, dlatego bardzo ważne jest, by dobrze zaplanować to, jaki status w działalności będzie mieć auto, gdyż od tego zależy, jak będą rozliczane koszty eksploatacji samochodu osobowego w firmie.
1. Odliczenie paliwa w samochodzie prywatnym.
Jeśli w działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje swoje prywatne auto, które nie jest ujęte w środkach trwałych, to wydatki na eksploatację samochodu (w tym paliwo samochodowe) mogą być zaliczone w koszty jedynie do wysokości 20%.
2. Zakup paliwa do samochodu osobowego wykorzystywanego służbowo i prywatnie.
W takiej sytuacji paliwo do samochodów osobowych może stanowić koszt w wysokości do 75% faktury.
3. Koszt paliwa w przypadku auta wykorzystywanego tylko na potrzeby działalności.
W takiej sytuacji, podatnik ma prawo zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wszystkie wydatki związane z eksploatacją auta. Musi jednocześnie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz – jeśli z auta będą korzystać inni pracownicy – wprowadzić regulamin zasad użytkowania pojazdu.
Odliczanie VAT od paliwa
Możliwość odliczenia VAT od paliwa przysługuje każdemu czynnemu podatnikowi VAT. W porównaniu jednak do limitów kosztów uzyskania przychodu nieco inaczej wygląda odliczanie podatku VAT od zakupionego paliwa. Podatnicy mają tu dwie możliwości:
• odliczenie podatku VAT w 100%,
• odliczenie podatku VAT w 50%.
Odliczanie VAT od paliwa do samochodu osobowego w 100% będzie przysługiwać tylko wtedy, kiedy podatnik wykorzystuje auto jedynie na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej i prowadzi wymagane prawem stosowne ewidencje. Podatnik musi też złożyć deklarację posiadania auta służbowego VAT -26.
Odliczenia podatku VAT od paliwa w 50% przysługuje właścicielom prywatnych samochodów oraz osobom, które wykorzystują samochód służbowy do celów prywatnych, przy czym bierze się tu pod uwagę całość wartości paliwa na fakturze, a nie kwotę (czy procent), zaliczoną jako koszt. To, ile wynosi VAT na paliwo widać na każdym rachunku czy fakturze. Obecnie w Polsce stawka VAT na paliwo wynosi 23% (stawka podstawowa).
Jak odliczyć koszty paliwa
Odliczanie paliwa ustala się w następujący sposób:
1. Jeśli podatnikowi przysługuje odliczanie benzyny w firmie w 100% (np. koszty paliwa w firmie transportowej), to kwotę netto faktury zalicza się do kosztów prowadzenia działalności, a 100% podatku VAT jest odliczane w deklaracji VAT.
2. Jeśli podatnikowi przysługuje odliczanie kosztów paliwa w działalności gospodarczej w 75%, to 50% kwoty całego podatku VAT z faktury odlicza się w deklaracji VAT, pozostałe 50% dodaje do kwoty netto faktury i od tak obliczonej kwoty zalicza w koszty podatkowe 75%. Na przykład: koszt paliwa wyniósł 500 zł netto, podatek VAT 115 zł. Podatnik ma prawo odliczyć 50% VAT (57,5 zł), a pozostałe 57,5 zł z VAT dodaje do kwoty netto (500 zł) i z tak obliczonej kwoty, zalicza w koszty 75% (575,5 x 75% = 431,60 zł). Część niestanowiąca kosztu podatkowego to 125,90 zł.
3. Jeśli przysługuje odliczanie kosztów paliwa w działalności gospodarczej w 20% (wykorzystywania auta prywatnego), to 50% kwoty całego podatku VAT z faktury odlicza się w deklaracji VAT, pozostałe 50% dodaje do kwoty netto faktury i od tak obliczonej kwoty zalicza w koszty podatkowe 20%. Na przykład: koszt paliwa wyniósł 500 zł netto, podatek VAT 115 zł. Podatnik ma prawo odliczyć 50% VAT (57,5 zł), a pozostałe 57,5 zł z VAT dodaje do kwoty netto (500 zł) i z tak obliczonej kwoty, zalicza w koszty 75% (575,5 x 20% = 115,10 zł). Część niestanowiąca kosztu podatkowego to 442,4 zł.
Zwrot VAT za paliwo
Jeśli podatnik kupił paliwo za granicą, może ubiegać się o zwrot VAT z 28 krajów należących do Unii Europejskiej oraz akcyzę z 7 krajów. Przepisy dotyczące zwrotu VAT są uregulowane dyrektywą rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającą szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej.
Aby uzyskać zwrot VAT, należy złożyć wniosek elektroniczny do danego kraju członkowskiego i przedłożyć go również we własnym kraju. Minimalna kwota podatku, o którego zwrot można się starać to 400 euro kwartalnie (a dla wniosków składanych raz w roku 50 euro).
