Jednym z systemów czasu pracy obowiązujących w Polsce, jakie może zastosować pracodawca, jest system równoważnego czasu pracy. Na czym polega, jakie są jego zasady i ograniczenia oraz jak go stosować?
Równoważny czas pracy — co to jest?
Równoważny system pracy to jeden z dopuszczalnych przez Kodeks Pracy sposobów na rozliczanie czasu pracy pracownika zgodnie z potrzebami pracodawcy i specyfiką branży, w jakiej pracownik pracuje. Pracodawca stosujący system równoważny nie musi płacić pracownikowi nadgodzin za pracę w wymiarze ponad 8 godzin dziennie, jeśli godziny te wynikają z harmonogramu pracy pracownika.
Taki zróżnicowany czas pracy powoduje, że w zależności od dnia mogą być różne godziny pracy pracownika (np. w jeden dzień może pracować 8 godzin, w inny 12, a jeszcze w inny 6). Różne mogą być też godziny rozpoczynania przez niego pracy.
Aby pracownik nie pracował więcej godzin, niż wynika to z wymiaru jego etatu, stosuje się pojęcie okresu rozliczeniowego, czyli okresu, w ramach którego oblicza się ilość godzin, jaką zgodnie z umową o pracę pracownik powinien przepracować. Przykładowy grafik czasu pracy przy miesięcznym okresie rozliczeniowym w systemie równoważnym może zatem oznaczać, że pracownik w jednym tygodniu pracy pracuje przez 48 godzin (np. 4 dni po 10 godzin i jeden dzień 8 godzin), ale w kolejnym tygodniu pracuje tylko 32 godziny (2 dni po 10 godzin i jeden dzień 12 godzin, a pozostałe dni tygodnia ma wolne.
System równoważnego czasu pracy może być wprowadzony również tam, gdzie obowiązuje system pracy zmianowej.
Równoważny czas pracy przykłady:
• praca w sklepie czynnym również w soboty i niedziele,
• praca w usługach (np. zakłady kosmetyczne), gastronomii, hotelarstwie,
• praca w służbach ratowniczych,
• praca w rolnictwie.
Równoważny system czasu pracy jest też popularny tam, gdzie w ciągu jednego miesiąca występują znaczne wahania ilości czasu pracy w poszczególnych tygodniach – np. księgowość czy twardy HR.
Równoważny system czasu pracy – zasady
Dobowy wymiar czasu pracy może być wydłużony:
• do 12 godzin na dobę,
• do 16 godzin na dobę przy pracy przy dozorze urządzeń,
• do 24 godzin na dobę przy pracy przy ochronie ludzi, mienia oraz w służbach ratowniczych.
Doba pracownicza w równoważnym systemie czasu pracy liczona jest jako 24 godziny rozpoczynające się od rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem pracy. Warto pamiętać, że równoważny czas pracy nie pozwala na dwukrotne zaczynanie pracy w tej samej dobie pracowniczej, nawet jeśli normy dobowe pracy nie zostaną przekroczone.
W równoważnym systemie czasu pracy stosuje się przeciętną normę pracy tygodniową 40 godzin i przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy.
Zasady przy równoważnym czasie pracy:
• każdy pracownik pracujący w równoważnym systemie czasu pracy ma prawo do
• odpoczynku tygodniowego, nieprzerwanego trwającego minimum 35 godzin i odpoczynku dobowego trwającego 11 godzin (w przypadku pracowników z wydłużonym dobowym czasem pracy do 16 lub 24 godzin stosuje się odpoczynek w wymiarze ilości przepracowanych godzin),
• ilości dni wolnych odpowiadających ilości niedziel, świąt i dni wolnych od pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w danym okresie rozliczeniowym,
• minimum jednej wolnej niedzieli w miesiącu,
Jak wprowadzić równoważny system czasu pracy?
Pracodawca zobowiązany jest do zamieszczenia informacji o stosowanym systemie czasu pracy w regulaminie pracy, obwieszczeniu, układzie zbiorowym.
Informacja powinna zawierać takie dane jak okres rozliczeniowy, ilość pracowników objętych równoważnym systemem czasu pracy, dobowy wymiar czasu pracy.
Wprowadzając równoważny system czasu pracy należy pamiętać, że niektórzy pracownicy są wyłączeni z możliwości wydłużenia im dobowego wymiaru czas pracy (mogą pracować jedynie maksymalnie 8 godzin dziennie). Do grupy tej należą:
• pracownice w ciąży,
• osoby zajmujące stanowiska pracy, na których natężenie czynników szkodliwych dla zdrowia przekracza dopuszczalne normy,
• osoby sprawujące opiekę nad dzieckiem do lat 4 (Ci pracownicy mogą pracować dłużej w ciągu doby, jeśli wyrażą na to pisemną zgodę).
Rozliczanie czasu pracy w systemie równoważnym
Do rozliczenia czasu pracy w systemie równoważnym potrzebny jest harmonogram pracy oraz okres rozliczeniowy.
Co do zasady, w równoważnym systemie pracy stosuje się okres rozliczeniowy jednego miesiąca. W szczególnie uzasadnionych przypadkach można przedłużyć go do 3 miesięcy, lub (jeśli praca jest uzależniona od pory roku lub warunków atmosferycznych) do 4 miesięcy (art. 135 § 2 i 3 Kodeksu Pracy).
Jednocześnie, art. 129 § 2 mówi, że w każdym systemie czasu pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony do 12 miesięcy, jeśli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy.
Równoważny czas pracy harmonogram
Planowanie czasu pracy w systemie równoważnym jest dość pracochłonne. Przy stosowaniu równoważnego czasu pracy, dla każdego pracownika z osobna należy wykonać harmonogram pracy. Wzór stosuje się do każdego miesiąca rozliczeniowego, a po ustaleniu grafiku, pracodawca nie ma prawa go zmienić w związku z np. urlopem bądź chorobą pracownika.
Jak ułożyć harmonogram czasu pracy? Otóż należy tu uwzględnić dla każdego pracownika z osobna godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, oraz dni wolne. Tak ustalony grafik czasu pracy stanowi podstawę do rozliczania czasu pracy pracownika oraz ustalania wynagrodzenia za nadgodziny.
Ustalanie grafiku pracy odbywa się na okres przynajmniej jednego miesiąca kalendarzowego (nawet jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy – np. w firmie, w której obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy, grafik może być wykonany i tak jedynie na miesiąc).
Zasady układania grafiku pracy w systemie równoważnym nakazują pracodawcy podać harmonogram pracy do wiadomości pracownika przynajmniej na 7 dni przed rozpoczęciem pracy w ramach danego harmonogramu (art. 129 §3 Kodeksu Pracy). Grafik pracy może być sporządzony w formie pisemnej bądź elektronicznej. Przykładowy grafik pracy w systemie równoważnym można bez trudu znaleźć w internecie. Posiada go również większość systemów elektronicznych do planowania czasu pracy.
Równoważny czas pracy – prawo
Ogólne zasady stosowania równoważnego systemu czasu pracy omawia Kodeks Pracy w Rozdziale II Normy i ogólny wymiar czasu pracy, Art. 129.
Dodatkowo niektóre grupy zawodowe obejmują szczególne ustalenia. Np. na mocy Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (z dnia 25 października 1991 r.Dz.U.2018.0.1983) zgodnie z Art 26 b, rozkłady czasu pracy pracowników są ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie (a nie jak w przepisach ogólnych, na miesiąc).
Podobnie, specyficzne zasady ma równoważny czas pracy w służbie zdrowia czy równoważny system czasu pracy kierowcy.
System równoważny – najczęstsze pytania
Równoważny czas pracy a zwolnienie lekarskie – jak rozliczyć?
Czas nieobecności z powodu choroby jest rozliczany zgodnie z harmonogramem pracy, który był ustalony dla tego pracownika. Jeśli w tygodniu, w którym pracownik się rozchorował, miałby przepracować 32 godziny zamiast 40, to wynagrodzenie chorobowe otrzyma za 32 godziny pracy.
Czy osoba niepełnosprawna może pracować w równoważnym systemie czasu pracy?
Zgodnie z art. 15 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, pracownik niepełnosprawny ze znacznym i umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nie może pracować w ciągu doby więcej niż 7 godzin (i w skali tygodnia 35 godzin) i to niezależnie od rodzaju systemu czas pracy, w jakim pracuje. Wyjątkiem jest zatrudnienie przy dozorze oraz kiedy lekarz, na wniosek osoby niepełnosprawnej, wyrazi zgodę na wyłączenie szczególnych zasad pracy niepełnosprawnych w stosunku do konkretnego pracownika.
Zatem sposobem na zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego w systemie równoważnym jest uzyskanie zgody lekarza na wyłączenie pracownika z ochrony i wydłużenie mu normy czasu pracy, na mocy art. 16 ust 1. Ustawy o rehabilitacji.
Równoważny czas pracy a nadgodziny
Nadgodziny w równoważnym systemie pracy pojawiają się wtedy, kiedy pracownik pracuje ponad swój dobory wymiar czasu pracy ustalony w harmonogramie pracy. Jeśli zatem normą dobową dla pracownika jest 12 godzin, ale w danym dniu miał zaplanowane 8 godzin pracy, to jeśli przepracował 9 godzin, będzie miał 1 godzinę rozumianą jako pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli jednak w tym dniu, zgodnie z harmonogramem pracy miał pracować 9 godzin, to nie pojawia się nadgodzina.
Równoważny system czasu pracy a praca w niedzielę – czy możliwa?
W ramach równoważnego czasu pracy, pracodawca może zaplanować pracę w niedzielę. Może ona być zaplanowana przy pracach dozwolonych w art. 151 Kodeksu Pracy. Pracodawca musi pamiętać o tym, by pracownik miał przynajmniej jedną niedzielę w miesiącu wolną. Za pracę w niedzielę, przysługuje pracownikowi dzień wolny (art. 147 KP).
