Na czym polega obliczanie czasu pracy? Czy w jednej firmie mogą być wprowadzone różne systemy? Jak wygląda rozliczanie czasu pracy w praktyce?
Rozliczanie czasu pracy
Prawo pracy bardzo dokładnie określa to, ile czasu może pracować każdy zatrudniony, ile i kiedy powinien odpoczywać oraz kiedy przepracowana godzina staje się godziną nadliczbową, za jaką należy się odpowiedni dodatek.
Aby zrozumieć to, jak odbywa się liczenie czasu pracy, trzeba rozróżnić podstawowe pojęcia:
• Czas pracy – wg. Kodeksu pracy jest to liczba godzin, jaką przepracowuje pracownik. Obowiązują go dwie normy – dobowy czas pracy (czyli to, ile może pracować w ciągu doby) oraz tygodniowy czas pracy (czyli to, ile może pracować w ciągu tygodnia).
• Wymiar czasu pracy – liczba godzin w ciągu tygodnia, jaką przeciętnie powinien przepracować pracownik. Rodzaje wymiaru czasu pracy to np. praca na cały etat (przeciętnie 40 godzin) lub na pół etatu (przeciętnie 20 godzin).
• Wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym – liczba godzin pracy do przepracowania w danym okresie (np. w skali miesiąca).
• System czasu pracy – określa to, na ile godzin można zaplanować pracę w ciągu dnia oraz w jakie dni może się odbywać wykonywanie obowiązków.
• Okres rozliczeniowy czasu pracy – czas, w jakim planuje się pracę, w taki sposób, by zachowane były zasady ochrony pracownika (np. okresów odpoczynku), a jednocześnie uwzględnione potrzeby zakładu.
• Harmonogram pracy – planowane zestawienie godzin pracy, przygotowane zgodnie z obowiązującym systemem i wymiarem. Może być stworzony indywidualnie dla pracownika albo dla całej grupy (brygady). Rzeczywisty czas pracy, ze względu na różne sytuacje, które dzieją się w firmie (np. nagłym urlop na żądanie), może się jednak różnić od założeń harmonogramu. Dlatego konieczna jest ewidencja, która określi faktyczny czas pracy każdej zatrudnionej osoby. Porównanie godzin, które były zaplanowane do przepracowania, z tymi, które przepracowano, daje podstawę do obliczenia godzin nadliczbowych.
Uwaga! Stosowanym w praktyce pojęciem są również rodzaje czasu pracy lub formy czasu pracy. Nie są to jednak pojęcia używane w prawie pracy. W efekcie w zależności od tego, co ma na myśli osoba posługująca się tymi pojęciami, rodzaj lub forma czasu pracy może być rozumiana jako wymiar (np. praca na pół etatu) lub jako system (np. praca w trybie weekendowym). Czytając o rodzajach/formach, warto upewnić się, czy autor ma na myśli system, czy wymiar czasu pracy.
Rozliczanie czasu pracy – przykłady
Jak wspomniano wyżej, każdego pracownika obowiązują dwie normy czasu pracy – dobowa i tygodniowa. Dodatkowo pracodawca, planując pracę, musi uwzględnić prawo do odpoczynku. Jeśli przekroczeniu ulegnie norma dobowa, to rozliczenie godzin nadliczbowych powinno nastąpić wraz z wypłatą wynagrodzenia za dany okres. Jeśli przekroczeniu ulegnie norma tygodniowa, to rozliczenie następuje po upływie obowiązującego pracownika okresu rozliczeniowego.
Na przykład, jeśli pracownik pracuje w systemie równoważnym z jednomiesięcznym okresem rozliczeniowym i w harmonogramie miał zaplanowane na dany dzień 8 godzin pracy, ale pracował 10, to jeśli nie zdąży odebrać tych 2 godzin w ciągu miesiąca, będzie musiał otrzymać wynagrodzenie za nadgodziny po zakończonym miesiącu pracy.
Pracujący w systemie podstawowym (4-miesięczny okres rozliczeniowy), który był w zakładzie przez 6 kolejnych dni po 8 godzin, ma na odbiór nadgodzin 4 miesiące. Rozliczenie wypłaty za jego nadgodziny będzie możliwe dopiero po zakończeniu całego okresu rozliczeniowego.
Kodeks pracy - czas pracy
Podstawowym dokumentem, który określa normy i ogólny wymiar czasu pracy jest w Polsce Kodeks pracy. W rozdziale II, w art. 129 – 131 opisane są normy i wymiar czasu pracy. Rozdział IV (art. 135 – 150) opisuje systemy i rozkłady czasu pracy.
Jeśli chodzi o godziny nadliczbowe, Kodeks pracy omawia je w rozdziale V, w art. 151. Rozliczanie nadgodzin, jako związane z okresem rozliczeniowym, nie jest opisane wprost, ale stosuje się tu przepisy art. 135. W art. 104 wspomniane jest również to, że w regulaminie pracy znaleźć powinny się informacje opisujące przyjęty w firmie okres rozliczeniowy oraz obowiązujące systemy czasu pracy. Kodeks pracy wymiar czasu dla pracownika nakazuje umieścić w umowie o pracę (art. 29 K.P.).
Okres rozliczeniowy czasu pracy
23 sierpnia 2013 roku weszła w życia duża nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie rozliczenia czasu pracy i możliwości jego wydłużenia. Co do zasady, Kodeks pracy okres rozliczeniowy określa na 1 miesiąc (przy systemach równoważnym, dozorze urządzeń, pilnowaniu mienia, skróconym tygodniu pracy i trybie weekendowym). Dla systemów czasu pracy: podstawowego, przerywanego, zadaniowego i skróconego czasu pracy, podstawowym okresem rozliczeniowym są 4 miesiące.
Kwartalny okres rozliczeniowy czasu pracy obejmuje trzy miesiące. Rozliczenie kwartalne czasu pracy w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być wprowadzone w systemie równoważnym oraz przy pilnowaniu mienia i ochronie osób. W systemach tych, przy zajęciach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych, można wprowadzić też rozliczenie 4-miesięczne.
Jednocześnie, w przypadkach uzasadnionych obiektywnymi lub technicznymi przyczynami oraz przyczynami związanymi z organizacją obowiązków, można wydłużyć okres rozliczeniowy w pracy do 12 miesięcy. Takie roczne rozliczenie czasu pracy może być zastosowane w każdym systemie. Ustawa o rocznym rozliczeniu czasu pracy została wprowadzona w 2013 roku.
Rozliczenie czasu pracy pracownika zależy od tego, jaki w danej firmie przyjęto okres na rozliczenie godzin pracy i musi nastąpić w danym okresie rozliczeniowym. Choć co do zasady w jednym zakładzie powinien obowiązywać jeden okres rozliczeniowy, to jeśli jest to podyktowane potrzebami firmy, można wprowadzić dla poszczególnych działów czy stanowisk różne okresy oraz systemy. Na przykład w dziale księgowości przedsiębiorstwa produkcyjnego może obowiązywać rozliczenie kwartalne i system równoważny (związany z nagromadzeniem się pracy w pierwszych 10 dniach miesiąca), a w dziale produkcji system pracy w ruchu ciągłym i rozliczenie 6-miesięczne, związane z sezonowością.
Wszelkie zmiany w rozliczaniu czasu pracy w firmie pracodawca musi obwieścić w regulaminie lub w układzie zbiorowym pracy (na minimum dwa tygodnie przed rozpoczęciem obowiązywania). Jeśli działa organizacja związkowa, trzeba z nią takie zmiany uzgodnić. W przypadku obwieszczenia o systemie i rozkładzie czasu pracy – wzór takiego dokumentu można znaleźć w internecie.
Podstawowy system czasu pracy
Podstawowy czas pracy to przeciętnie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Okres rozliczeniowy w podstawowym systemie czasu pracy wynosi 4 miesiące (i może być wydłużony do 12).
Dobowy wymiar czasu pracy w systemie równoważnym może być przedłużony do 12 godzin. Okres rozliczeniowy w równoważnym systemie czasu pracy wynosi miesiąc (ale może być wydłużony do 3 miesięcy, przy pracach uzależnionych od pory roku do 4 miesięcy, a w wyjątkowych przypadkach do 12 miesięcy - art. 129 § 2 K.P).
Normatywny czas pracy
Podstawowa norma czasu pracy to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Na jej podstawie określa się normatywny miesięczny czas pracy.
Aby wyliczyć normatywny czas pracy, należy pomnożyć liczbę tygodni w miesiącu (4) przez 40, dodać do tego dni „wystające” poza pełne tygodnie, które przypadają od poniedziałku do piątku i odjąć 8 godzin za każde święto w dniu innym niż niedziela. Roczna norma czasu pracy powstaje przez dodanie do siebie wszystkich 12-miesięcznych wymiarów czasu pracy.
