O ile przy zakupie firmowego auta raczej nie mamy wątpliwości, że będzie to środek trwały, o tyle już komputer, dobra lustrzanka czy meble budzą więcej wątpliwości przedsiębiorców. Czym są środki trwałe w działalności gospodarczej? Czy wszystkich dotyczy amortyzacja podatkowa i jak je ewidencjonować?
Co to są środki trwałe w firmie?
Podstawową definicję prawną tego pojęcia znaleźć można w art. 22a. 1. Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Środki trwałe są to:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez
podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 22a pkt 1.
Podlegają one amortyzacji, stanowią własność lub współwłasność podatnika i są we własnym zakresie nabyte bądź wytworzone, kompletne i zdatne do użytku w dniu rozpoczęcia korzystania z nich.
Środki trwałe wg Ustawy o rachunkowości to z kolei: rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:
a) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,
d) inwentarz żywy (art. 3.).
Definicje są zatem podobne, w drugim przytoczonym akcie prawnym zawarto w wyliczeniu dodatkowo ulepszenia w obcych środkach i żywy inwentarz.
Środki trwałe – od jakiej kwoty?
Od 2018 r. składniki majątku o wartości ponad 10 tys. obowiązkowo zaliczają się środków trwałych. Kwota minimalna wcześniej wynosiła 3,5 tys. Fakt ewidencjonowania danego zakupu jako środek trwały wiąże się z koniecznością jego amortyzacji – czyli rozłożenia w czasie rozliczeń wartości początkowej zakupionych dóbr. Dobrowolnie można ewidencjonować środki trwałe o niskiej wartości (do 10 tys.) i również je amortyzować, także jednorazowo. Warunkiem jest tutaj co najmniej roczny okres wykorzystywania danego środka w działalności firmy.
Warto też dodać, że powyższy 10 tys. obowiązuje nie tylko środki trwałe, ale też wartości niematerialne i prawne (np. licencje).
Jak księgować środki trwałe?
Zarówno środki trwałe do 10 tys., jak i powyżej tej kwoty, należy dodawać do ewidencji środków trwałych, w której zaznacza się m.in. wartość początkową składnika majątku, datę rozpoczęcia użytkowania oraz informacje o amortyzacji – metodę i miesięczną stawkę. Taki zakup nie stanowi kosztów uzyskania przychodu, nie jest więc uwzględniany w KPiR (koszt stanowi natomiast odpis amortyzacyjny). Od zakupu środków trwałych można odliczyć VAT.
