Urlop uzupełniający – podstawowe informacje

Urlop wypoczynkowy, urlop uzupełniający czy na żądanie – przywilejem każdej osoby zatrudnionej w oparciu o umowę o pracę jest prawo do urlopu. Jego wymiar uzależniony jest od stażu pracy. Prawo do urlopu w wyższym wymiarze nabywa się w momencie, gdy staż ten wynosi co najmniej 10 lat. Pracownik jednak nabywa je z „góry” w każdym roku kalendarzowym. Co zatem w sytuacji, gdy osoba zatrudniona nabędzie prawo do dłuższego urlopu na przykład w połowie roku? Przepisy regulują tę kwestię, przyznając urlop uzupełniający. 

Urlop uzupełniający – co to jest?

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma niezbywalne prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy rozróżnia się dwa wymiary takiego urlopu: 

• 20 dni urlopu wypoczynkowego – w przypadku pracownika, którego staż pracy wynosi poniżej 10 lat,

• 26 dni urlopu wypoczynkowego – w przypadku pracownika, którego staż pracy wynosi powyżej 10 lat. 

Warto więc wiedzieć, że nawet osobie zatrudnionej, która w ostatnich dniach danego roku kalendarzowego nabędzie prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje pełen urlop uzupełniający – w takiej sytuacji nie stosuje się zasad proporcji. 

Urlop uzupełniający – kiedy i komu przysługuje?

Każdy pracownik nabywa prawo do urlopu w danym roku kalendarzowym z tak zwanej „góry”. Zatem co w sytuacji, gdy pracownikowi wyliczany jest przysługujący mu wymiar urlopu w styczniu danego roku, ale prawo do urlopu w wyższym wymiarze nabędzie on na przykład dopiero we wrześniu, ponieważ wtedy uzyska 10 lat stażu pracy? Wówczas pracownikowi przysługuje właśnie tak zwany urlop uzupełniający. 

W praktyce jest to dokładnie 6 dni wolnych, czyli różnica pomiędzy niższym a wyższym wymiarem urlopu wypoczynkowego. Co jednak najważniejsze, urlop uzupełniający przysługuje pracownikowi, który w danym roku kalendarzowym wykorzystał już całą należną mu pulę urlopu wypoczynkowego. Mówi o tym art. 158. Kodeksu pracy: 

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. 

W praktyce oznacza to, że jeśli w momencie uzyskania prawa do dłuższego urlopu pracownik nadal ma niewykorzystaną należną mu dotychczas pulę, urlop uzupełniający nie przysługuje mu. Nie oznacza to jednak, że dni te przepadają. Wówczas urlop ten zwiększa jedynie wymiar dni wolnych, które pozostają pracownikowi do wykorzystania w przyszłości. Czy z punktu widzenia pracownika zmienia to cokolwiek? Absolutnie nie. Wciąż pozostaje mu taka sama liczba dni wolnych, zmienia się tylko ich ustawowa nazwa.

Prawo do urlopu w wyższym wymiarze można nabyć w przypadku uzyskania 10-letniego stażu pracy lub ukończenia w czasie zatrudnienia kształcenia, którego okres zalicza się do stażu pracy. 

Urlop uzupełniający – jak liczyć?

Kwestia urlopu uzupełniającego – choć wydaje się tak oczywista – może jednak rodzić pewne znaki zapytania. Wątpliwości pojawiają się chociażby w kontekście tego, jak liczyć taki urlop.

Urlop uzupełniający jest niczym innym jak różnicą pomiędzy urlopem w wyższym wymiarze, a przysługującym dotychczas urlopem wypoczynkowym w niższym wymiarze. Tak jak zostało wspomniane wcześniej – wynosi on 6 dni bez względu na miesiąc, w którym pracownik nabędzie do niego prawo. 

Warto pamiętać, że przy ustalaniu wymiaru urlopu brane są pod uwagę wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia pracownika, a także okresy, które w świetle Kodeksu pracy są zaliczane do stażu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z przepisami do stażu pracy wlicza się także okres edukacji. 

Zgodnie z art. 155. Kodeksu pracy, do stażu pracy, od którego zależy przysługujący wymiar urlop wypoczynkowego, wlicza się czas z tytułu ukończenia: 

• szkoły zasadniczej lub równorzędnej zawodowej – okres trwania nauki, jednak nie więcej niż 3 lata,

• szkoły średniej zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat, 

• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,

• szkoły średniej ogólnokształcącej – 4 lata,

• szkoły policealnej – 6 lat,

• szkoły wyższej – 8 lat.

W świetle przepisów powyższe okresy nauki nie sumują się. Niemniej w praktyce wystarczy jedynie ukończenie szkoły wyższej i 2 lata pracy etatowej, by pracownik nabył prawo do urlopu w wyższym wymiarze. Pierwszy urlop wypoczynkowy pracownika w tym przypadku będzie wynosił jednak 20 dni. 

Pracownik ma prawo do urlopu uzupełniającego w pełnym wymiarze 6 dni niezależnie od tego, w jakim miesiącu upłynął okres uprawniający go do takiego urlopu. Naliczanie dni wolnych proporcjonalnie w stosunku do miesiąca nabycia prawa do urlopu w wyższym wymiarze jest niezgodne z przepisami prawa. 

Urlop uzupełniający – kiedy trzeba wykorzystać?

Dodatkowe dni urlopowe będące przywilejem osób z 10-letnim stażem pracy powinny zostać udzielone pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nabył on do nich prawo. Choć znacznie łatwiejsze byłoby przyznanie pracownikowi całości wyższego wymiaru urlopu z początkiem roku, rzadko zdarza się, by odpowiedni staż pracy zbiegł się z pierwszymi dniami stycznia. Jak jednak zostało wspomniane wcześniej, dodatkowe 6 dni wolnych należą się osobie zatrudnionej bez względu na miesiąc, w którym nabyła ona do nich prawo. W związku z powyższym w niektórych sytuacjach pracownik może nie mieć możliwości wykorzystania dodatkowej puli w danym roku kalendarzowym. W praktyce oznacza to, że jeśli dodatkowe dni urlopowe zostaną naliczone na przykład w grudniu i pracownik nie zdąży wykorzystać ich przed końcem roku, niewykorzystany urlop przechodzi na rok następny i jest traktowany jak zwykły urlop zaległy. Zgodnie z zapisami w Kodeksie pracy niewykorzystany urlop należy udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30. września następnego roku kalendarzowego. 

Wniosek o urlop uzupełniający

Udzielenie pracownikowi należnego mu urlopu uzupełniającego jest obowiązkiem pracodawcy. Z kolei po stronie pracownika leży konieczność złożenia przełożonemu odpowiedniego podania. Jak powinien wyglądać wniosek o urlop uzupełniający? Wzór takiego podania nie różni się niczym od podania o zwykły urlop wypoczynkowy. Najczęściej składa się go na druczku udostępnianym przez zakład pracy, podając takie dane jak imię i nazwisko pracownika oraz okres, w którym dni wolne mają zostać mu przyznane. 

Do tej pory wnioskowanie o urlop uzupełniający nie powinno budzić żadnych wątpliwości. Te natomiast mogą pojawić się w przypadku nauczycieli ubiegających się o urlop uzupełniający. Warto wiedzieć, że nauczyciele korzystają z urlopu w czasie ferii, a urlop ten obejmuje także przypadające na ten czas dni wolne oraz święta. W związku z tym urlop uzupełniający w przypadku nauczycieli udzielany jest w całych tygodniach, a nie tylko dniach roboczych. Nawet jeśli nauczyciel złoży wniosek o urlop, uwzględniając w nim jedynie dni robocze, należy uznać, że wykorzystał on przysługujący mu urlop w pełnych dniach kalendarzowych. 

Urlop uzupełniający nauczyciela

W tym miejscu warto również wspomnieć o urlopie uzupełniającym, który przysługuje kadrze nauczycielskiej. Zatem co warto wiedzieć w kwestii zagadnienia urlopu uzupełniającego nauczycieli? 

W świetle prawa, nauczycielowi zatrudnionemu w placówce edukacyjnej, w której przewidziane są ferie zimowe oraz ferie letnie, przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii, który musi zostać wykorzystany w trakcie ich trwania. Co jednak w przypadku, gdy pula przysługujących nauczycielowi dni wolnych nie zostanie w pełni wykorzystana? Zgodnie z art. 66. Karty Nauczyciela, jeżeli niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego nastąpiło z przyczyn takich jak: 

• niezdolności nauczyciela do pracy wywołanej chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną,

• korzystania przez nauczyciela z urlopu macierzyńskiego,

• korzystania przez nauczyciela z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

• korzystania przez nauczyciela z urlopu ojcowskiego,

• korzystania przez nauczyciela z urlopu rodzicielskiego,

• urlopu dla poratowania zdrowia, odbywania przez nauczyciela ćwiczeń wojskowych albo krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego.

- wówczas nauczycielowi przysługuje urlop uzupełniający w wymiarze 8 tygodni. 

Urlop uzupełniający nauczyciela może zostać udzielony jednorazowo lub w częściach. 

Urlop uzupełniający dla nauczyciela – czy można go zamienić na ekwiwalent pieniężny?

Kwestią, która budzi wiele wątpliwości, jest niewykorzystanie urlopu uzupełniającego a prawo pracownika do domagania się o wypłatę ekwiwalentu. Zagadnienie to jasno regulują jednak przepisy. Artykuł 66. Karty Nauczyciela wyjaśnia, że: W razie niewykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości lub części w okresie ferii szkolnych z powodu niezdolności do pracy wywołanej chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu dla poratowania zdrowia, odbywania ćwiczeń wojskowych albo krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego – nauczycielowi przysługuje urlop w ciągu roku szkolnego, w wymiarze uzupełniającym do 8 tygodni.

Co jednak w sytuacji, gdy nauczyciel nie wykorzystał urlopu uzupełniającego? Czy może on wnioskować do pracodawcy o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne? 

Ten sam artykuł Karty Nauczyciela głosi, że: W razie niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, powołania do zasadniczej służby wojskowej albo do odbywania zastępczo obowiązku tej służby, do okresowej służby wojskowej lub do odbywania długotrwałego przeszkolenia wojskowego – nauczycielowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za okres niewykorzystanego urlopu, nie więcej jednak niż za 8 tygodni w odniesieniu do nauczycieli. 

Oznacza to, że nauczyciel, który nadal pozostaje w stosunku pracy, nie może domagać się wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Ta możliwa byłaby chociażby w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. 

Czytaj także: Urlop macierzyński zostanie wydłużony – dla kogo? Od kiedy?