Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej 2020

Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej 2020

 
Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej 2020

1 stycznia 2020 r. minął czas na przygotowanie się pracodawców do zapewnienia odpowiednich warunków na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w papierowej formie. Na czym polegają zmiany?

 

Wymogi przechowywania dokumentacji

 

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) określa zakres, sposób oraz warunki, w jakich archiwizowane powinny być dokumenty pracownicze.

Zgodnie z § 8.: Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jeśli więc w firmie prowadzi się archiwum dokumentów na nośniku papierowym, kluczowe są:
    • temperatura,
    • wilgotność.

Wyjaśnienie, jak należy rozumieć termin: odpowiednia temperatura i wilgotność, znaleźć można w innym akcie prawnym – załączniku do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 nr 32 poz. 284). Zgodnie z nim:
    • odpowiednia temperatura w pomieszczeniu, w którym archiwizuje się dokumentację, wynosi od 14 do 20 stopni Celsjusza, przy wahaniu w ciągu doby +/- 2 stopnie,
    • wilgotność względna powinna się utrzymywać na poziomie 45-60% (maksymalne wahania w ciągu 24 godzin +/- 5%).


Pomiary temperatury i wilgotności powinny być wykonywane codziennie, a ich wyniki należy rejestrować.

 

Termin dostosowania pomieszczeń do aktualnych wymogów


Rozporządzenie zaczęło obowiązywać 1 stycznia 2019. Przedsiębiorcy, zgodnie z § 22. mieli obowiązek przystosować archiwum zakładowe – i warunki w nim panujące do wymogów w ciągu 12 miesięcy od wejścia dokumentu w życie.

Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze?


Przechowywanie dokumentów płacowych i akt osobowych pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. Do końca 2018 roku na przedsiębiorcach ciążył obowiązek zabezpieczenia archiwum przez 50 lat od zwolnienia pracownika. Okres przechowywania dokumentów jednak skrócono. Obecnie dokumenty kadrowe należy przechowywać przez 10 lat. W przypadku osób zatrudnionych do końca 2018 r., by skrócić archiwizowanie dokumentów, pracodawca musi złożyć do ZUS-u raport informacyjny.

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Polecane oferty

  • Elektryk

    R11 Automation Sp. z o.o.   Niemcy, okolice Monachium   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat   11 000 - 14 000 zł brutto/mies.  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    1 godz.
    Zakres obowiązków: montaż elementów instalacji elektrycznych; uruchamianie nowych maszyn, urządzeń linii zrobotyzowanych; analizowanie usterek, rozwiązywanie problemów technicznych; podłączanie czujników, falowników; rozciąganie kabli zgodnie z dokumentacją; budowa i montaż szaf sterowniczych;
  • Pracownik sezonowy

    Mählmann Gemüsebau GmbH & Co. KG   Niemcy, Capplen (Niemcy)   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę / o pracę tymczasową  pełny etat  aplikuj bez CV
    1 godz.
    Praca sezonowa - sadzenie, zbiór warzyw od kwietnia 2024 Wymiar pracy: sezonowa umowa o pracę. Opis stanowiska: praca odbywa się w systemie akordu grupowego, indywidualnego (zbiór warzyw) oraz na godziny (12,41€/godz.netto - inne prace)
  • Cosmedica
    specjalista mid / senior / ekspert  umowa o pracę / zlecenie / kontrakt B2B  pełny etat / część etatu  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    1 godz.
    Jesteś idealnym kandydatem, jeśli: Posiadasz wykształcenie wyższe farmaceutyczne; Pomaganie Ludziom jest dla Ciebie na pierwszym miejscu; Jesteś odpowiedzialny, uczciwy oraz zaangażowany; Jakich osób szukamy? Empatycznych oraz otwartych na kontakt z Pacjentem; Zaangażowanych, dokładnych i...
  • Bank Pocztowy S.A.
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat
    1 godz.
    Twój zakres obowiązków bieżące wsparcie Pracowników we wszystkich kwestiach związanych ze szkoleniami i rozwojem; współpraca z komórkami merytorycznymi Banku, Poczty Polskiej S.A. i spółek z GK PP w organizowaniu szkoleń; analiza i definiowanie potrzeb szkoleniowych Pracowników...
  • Kierowca cysterny C+E / ADR

    SIEGER Personaldienstleistungen GmbH   Niemcy, Stuttgart   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat   14 000 - 20 000 zł brutto/mies.  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 godz.
    Miejsce pracy: Niemcy / Stuttgart Opis stanowiska: Praca kierowcy cysterny w systemie 12-godzinnym (2-zmianowym, codzienny powrót do bazy). Obowiązki: Transport paliw płynnych; Samodzielny załadunek i rozładunek pojazdów;
  • Pracownik lotniska

    HPD Südliche Weinstraße GmbH   Niemcy, Frankfurt nad Menem   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat   78,00 - 83,00 zł brutto/godz.
    3 godz.
    Twój zakres obowiązków: Przenoszenie i Załadunek Bagażu: Zajmowanie się transferem bagażu z terminala do samolotu i umieszczanie go w lukach bagażowych. Odbiór i Dostarczanie Bagażu: Wyciąganie bagażu z samolotu, transport na lotnisko i umieszczanie na taśmie do odbioru przez...

Najnowsze artykuły

 Kto pracuje w święta? Katalog prac dozwolonych w święta

Kto pracuje w święta? Katalog prac dozwolonych w święta

Wielkanoc tuż tuż i i większość z nas powoli przygotowuje się do świętowania: planujemy urlopy, świąteczne menu, wyjazdy. Jednak święta nie dla wszystkich oznaczają wolne od pracy i możliwość wypoczynku. Zobacz, kto pracuje w Wielkanoc i na jaką rekompensatę może liczyć ze strony pracodawcy. Wyjaśniamy także, czy można odmówić pracy w święta bez konsekwencji dyscyplinarnych.

Wielkanocne „jajeczko” w pracy zdalnej

Wielkanocne „jajeczko” w pracy zdalnej

Do Wielkanocy przygotowujemy się nie tylko w domach, ale i w miejscu pracy. Czy spotkanie okolicznościowe z pracownikami to dobry pomysł? Jak świętować razem z zespołem, który pracuje zdalnie? Wystarczy e-mail z życzeniami, czy może warto zadbać o drobne upominki dla kadry? Oto krótki przewodnik po obchodach Wielkanocy w firmie.

Dress code w pracy, czyli pracownik odpowiednio ubrany

Dress code w pracy, czyli pracownik odpowiednio ubrany

Jak ubrać się na rozmowę kwalifikacyjną, jak do biura, a jak na spotkanie z kluczowym klientem? Czy tzw. Casual Friday zwalnia z obowiązkowej koszuli? Czym się różni styl black tie od white tie? Stylistka Dorota Leszek wyjaśnia, czym jest dress code, jak go stosować oraz dlaczego ubieranie się odpowiednio do sytuacji jest tak ważne dla naszej samooceny.

Moje i twoje czy nasze? Jak rozmawiać o pieniądzach, by nie zrujnować związku

Moje i twoje czy nasze? Jak rozmawiać o pieniądzach, by nie zrujnować związku

Nieporozumienia na tle finansowym są jedną z najczęstszych przyczyn rozpadu związków w Polsce – tłumaczy socjolog i coach finanansowy Anna D. Nowicka. O konflikt nietrudno, bo dla wielu par temat pieniędzy to tabu. A do ustalenia jest naprawdę wiele, począwszy od wspólnego konta, przez domowy budżet, po wspólny kredyt. Ekspertka radzi, jak rozmawiać o pieniądzach, by nie zepsuć relacji.

Osoby z niepełnosprawnością na rynku pracy – prawa, obowiązki pracodawcy, czas pracy

Osoby z niepełnosprawnością na rynku pracy – prawa, obowiązki pracodawcy, czas pracy

W UE jest około 101 mln, a w Polsce od 4 do 7 milionów osób z niepełnosprawnością. Teoretycznie cieszą się pełnią praw pracowniczych, jednak czy rynek pracy jest dla nich przyjazny? – Ich sytuacja jest złożona, ale widoczne są pozytywne zmiany, które mogą przyczynić się do większej inkluzji i wykorzystania potencjału tych osób – zauważa prezeska fundacji TAKpełnosprawni Agata Robińska. 

Społeczność internetowa wokół marki własnej – jak stworzyć? Porady, najczęstsze błędy

Społeczność internetowa wokół marki własnej – jak stworzyć? Porady, najczęstsze błędy

Rozwijanie społeczności online to nie tylko strategia marketingowa, ale również sztuka zrozumienia i współpracy z ludźmi – podkreśla Ola Gościniak, ekspertka ds. rozwijania biznesu online. W tym obszernym poradniku wskazuje najczęściej popełniane błędy w tworzeniu społeczności, a także wyjaśnia, jak uniknąć pułapek oraz co każdy właściciel marki powinien wiedzieć o swojej grupie docelowej.