1 stycznia 2020 r. minął czas na przygotowanie się pracodawców do zapewnienia odpowiednich warunków na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w papierowej formie. Na czym polegają zmiany?
Wymogi przechowywania dokumentacji
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) określa zakres, sposób oraz warunki, w jakich archiwizowane powinny być dokumenty pracownicze.
Zgodnie z § 8.: Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Jeśli więc w firmie prowadzi się archiwum dokumentów na nośniku papierowym, kluczowe są:
• temperatura,
• wilgotność.
Wyjaśnienie, jak należy rozumieć termin: odpowiednia temperatura i wilgotność, znaleźć można w innym akcie prawnym – załączniku do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 nr 32 poz. 284). Zgodnie z nim:
• odpowiednia temperatura w pomieszczeniu, w którym archiwizuje się dokumentację, wynosi od 14 do 20 stopni Celsjusza, przy wahaniu w ciągu doby +/- 2 stopnie,
• wilgotność względna powinna się utrzymywać na poziomie 45-60% (maksymalne wahania w ciągu 24 godzin +/- 5%).
Pomiary temperatury i wilgotności powinny być wykonywane codziennie, a ich wyniki należy rejestrować.
Termin dostosowania pomieszczeń do aktualnych wymogów
Rozporządzenie zaczęło obowiązywać 1 stycznia 2019. Przedsiębiorcy, zgodnie z § 22. mieli obowiązek przystosować archiwum zakładowe – i warunki w nim panujące do wymogów w ciągu 12 miesięcy od wejścia dokumentu w życie.
Jak długo należy przechowywać dokumenty pracownicze?
Przechowywanie dokumentów płacowych i akt osobowych pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. Do końca 2018 roku na przedsiębiorcach ciążył obowiązek zabezpieczenia archiwum przez 50 lat od zwolnienia pracownika. Okres przechowywania dokumentów jednak skrócono. Obecnie dokumenty kadrowe należy przechowywać przez 10 lat. W przypadku osób zatrudnionych do końca 2018 r., by skrócić archiwizowanie dokumentów, pracodawca musi złożyć do ZUS-u raport informacyjny.
