Wśród obowiązków pracodawcy Kodeks pracy wymienia m.in. konieczność prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Jak długo trzeba je przechowywać i w jakiej formie?
Spis treści
Okres przechowywania dokumentów
1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa zmieniającą i skracającą czas przechowywania niektórych akt osobowych oraz wprowadzającą możliwość ich elektronizacji. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywana przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy).
Wcześniej okres ten wynosił aż 50 lat. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej.
Skrócony czas przechowywania dokumentów dotyczy jednak tylko części pracowników – niektórych z nich nadal obowiązują zasady sprzed ustawy.
Czytaj także: Background screening w rekrutacji – na czym to polega
Okresy przechowywania dokumentów w archiwum – kryteria
Na długość okresu przechowywania dokumentów pracowniczych nie ma wpływu rodzaj zawartej umowy ani fakt, czy z tym samym pracownikiem były zawierane kolejne umowy: jedynym kryterium przesądzającym o tym, czy obowiązek ten wynosi w danym przypadku 10, czy 50 lat, jest data rozpoczęcia współpracy. Skrócony czas przechowywania dokumentów (10 lat) dotyczy tylko osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., o ile pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty pracownika.
W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt osobowych.
Zasady przechowywania dokumentów
Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w taki sposób, aby zagwarantować „zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności” (źródło: Kodeks pracy, Art. 93, p. 9b). Warunki przechowywania akt osobowych pracowników muszą zapewniać zabezpieczenie dokumentów przed trafieniem w niepowołane ręce, zgubieniem lub zniszczeniem.
Jeśli pracodawca decyduje się prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, wszystkie dokumenty muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – w takim wypadku nie ma konieczności drukowania ani gromadzenia ich papierowych wersji. Wcześniej istniejące dokumenty w wersji papierowej można zeskanować i także umieścić w e-archiwum firmowym, z zapewnieniem ich pełnej czytelności. Po zmianie postaci przechowywania pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikom informacji o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni: po tym terminie nieodebrane akta mogą zostać zniszczone.
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub prowadzi ją w sposób niezgodny z przepisami, podlega karze grzywny od 1 000 do aż 30 000 zł.
Czytaj także: White paper – czym jest? Jak może pomóc zwiększyć zaangażowanie klientów?
przechowywanie dokumentów w firmie – najczęściej zadawane pytania:
-
Jak długo musi być przechowywana dokumentacja pracownicza?
Dokumenty pracownicze są przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika i 10 lat po jego zakończeniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy).
-
Czy dokumenty pracownicze mogą być prowadzone elektronicznie?
Tak, dokumenty pracownicze mogą mieć postać elektroniczną, muszą być jednak opatrzone podpisem kwalifikowanym (elektronicznym). Nie ma wówczas konieczności przechowywania papierowych wersji tych samych dokumentów.
