Rekrutacja pracowników. 6 sposobów na znalezienie dobrego pracownika

Nowe przedsiębiorstwo wkracza na rynek i potrzebuje zbudować zespół. Na skutek zbytniej fluktuacji kadr w firmie są wakaty, które trzeba jak najszybciej zapełnić odpowiednio wykwalifikowanymi ludźmi. Powstają kolejne działy albo trzeba rozbudować już istniejące, by sprawnie realizowały nowe projekty. Okoliczności, w jakich poszukuje się rąk do pracy, jest wiele. Wszystkie przypadki łączy fakt, że rekrutacja pracowników to skomplikowany i nierzadko kosztowy proces. Aby przeprowadzić go z sukcesem i zatrudnić najlepszych, trzeba wybrać odpowiednie metody, wpasowane w strategię firmy.

Najlepsze metody rekrutacji pracowników w 2025 roku

Już w 2025 roku coraz więcej rekruterów, pracodawców i managerów zadawało sobie pytanie: czy pracownicy HR wkrótce zostaną zastąpieni przez sztuczną inteligencję? Nawet jeśli do tego nie dojdzie, faktem jest, że kadrowi będą musieli szybko nauczyć się nowych narzędzi pracy, w tym programów opartych na algorytmach sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. To właśnie te programy – do przesiewu CV, voice-boty do przeprowadzania wstępnych rozmów rekrutacyjnych, coraz bardziej zaawansowane systemy ATS (Applicant Tracking Systems) minimalizujące wkład ludzki w planowanie i nadzorowanie procesu selekcji kandydatów – to przyszłość skutecznych rekrutacji.

Sztuczna inteligencja zmienia rynek pracy, wygląd ofert pracy i sposoby pozyskiwania dopasowanych kandydatów, ale nie przekreśla dotychczasowych skutecznych metod rekrutacji, szczególnie tych, które świetnie dają się optymalizować za pomocą nowoczesnych narzędzi. Poniżej znajdziesz najpopularniejsze sposoby na szukanie pracowników wraz z poradami na usprawnienie procesu przy pomocy AI i innych nowoczesnych narzędzi.

I. Portal pracy / firma rekrutacyjna

Przede wszystkim jako przedsiębiorca nie musisz znać się na rekrutacji – współcześnie są od tego firmy rekrutacyjne zatrudniające headhunterów, portale pracy z ogłoszeniami i coraz szerszymi usługami employer brandingu, a także agencje pracy specjalizujące się na przykład w szukaniu pracowników tymczasowych lub do pracy za granicą. Jeśli w Twojej firmie nie ma pracownika HR lub po prostu chcesz przekazać zadanie poszukiwania nowych osób profesjonalistom z dużym doświadczeniem, wybierz jedną z tych opcji. Co więcej, nawet jeśli Twoje przedsiębiorstwo ma w składzie kadrowych, ci zwykle i tak będą chcieli skorzystać z usługi portalu pracy i zamieścić na nim ogłoszenie. Dlatego warto rozważyć przekazanie całego procesu rekrutacyjnego specjalistom. 

Co ważne, zwykle możesz negocjować, jakie działania chcesz przekazać danej firmie rekrutacyjnej (publikacja ogłoszeń o pracę, employer branding, selekcja CV, background screeening, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, przeprowadzanie testów kompetencji... Opcji dopasowania usługi do potrzeb konkretnej firmy jest obecnie bardzo wiele i o różnym poziomie kosztów.

• Portal z ogłoszeniami, agencja – czy warto skorzystać?

Wydatek poniesiony na zatrudnienie firmy HR czy skorzystanie z oferty z portalu pracy może wydawać się zbyt wysoki, ale tego typu podmioty dzięki dużemu doświadczeni, nowoczesnym narzędziom i szerokim zakresie działania często są w stanie znaleźć znacznie bardziej dopasowanego pracownika na stanowisko niż mogłyby tego dokonać pojedynczy pracownicy HR lub sami pracodawcy.

Dopasowanie przyszłego pracownika, i pod względem kompetencji, ale i innych cech mających znaczenie w budowaniu wspólnej kultury organizacyjnej i realizowaniu celów pracodawcy, jest bardzo ważne. Jeśli poziom tego dopasowania jest niski, istnieje ryzyko, że nowy pracownik nawet mimo adekwatnych kwalifikacji i początkowej zgody na warunki – szybko zrezygnuje z pracy. Wówczas cały proces rekrutacji i wdrażania trzeba przeprowadzać od nowa, co mnoży koszty.

Czytaj także: Koszty rekrutacji pracowników – jak je obniżyć w Twojej firmie?

Co więcej, profesjonaliści lepiej orientują się w aktualnej sytuacji na rynku pracy i obecnych warunkach branżowych. Są w stanie podpowiedzieć, jakiego kandydata warto szukać, na jakie warunki zatrudnienia można się zgodzić, na jakich specjalistów postawić. Potrafią też znacznie lepiej zweryfikować, czy mają do czynienia z dobrymi kandydatami, faktycznie posiadającymi deklarowane umiejętności. 

• Portal pracy, firma HR – nowoczesne narzędzia

Najlepsi profesjonaliści w dziedzinie rekrutacji korzystają z zaawansowanych technologii praktycznie na każdym etapie rekrutacji. Sztuczna inteligencja wspomaga tworzenie tzw. persony czyli profilu idealnego kandydata, często pomaga przygotować jak najbardziej atrakcyjne ogłoszenia (teksty, grafiki, gry, zadania interaktywne, filmiki z informacją o rekrutacji, materiały do mediów społecznościowych). 

• • Narzędzia dopasowujące kandydatów do ofert

Na portalach rekrutacyjnych algorytmy sztucznej inteligencji analizują i dopasowują kandydatów do ogłoszeń i promują wybrane oferty w wyselekcjonowanej grupie, np. w Praca.pl przy pomocy technologii Direct Match. 

• • Narzędzia promujące pracodawcę wśród kandydatów

Narzędzia oparte na AI obsługują także różne działania marketingowe nastawione na budowanie marki pracodawcy (w tym reklamy, posty w social mediach). 

• • Voiceboty do wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej

Jeśli firma HR poszukuje kandydata lub grupy kandydatów do dużych korporacji, a zgłoszenia są liczone w tysiącach, coraz częściej przeprowadza wstępne rozmowy kwalifikacyjne poprzez voice-boty. Są to boty, które dzwonią do kandydatów, zwykle po kilku do kilkunastu minut od wysłania przez nich aplikacji na stanowisko. Voice-bot zadaje serię wcześniej przygotowanych pytań. Na podstawie odpowiedzi program dokonuje wyboru osób, które zostaną zaproszone do rozmowy kwalifikacyjnej z HR-owcem.

II HR w firmie

Działy HR funkcjonują głównie w korporacjach – w kilkuosobowym przedsiębiorstwie taka komórka niekoniecznie jest potrzebna. Warto pamiętać, że HR-owcy prowadzą całą politykę personalną firmy. Nie tylko rekrutują, ale też planują kierunki rozwoju zatrudnionych osób, prowadzą okresową ewaluację pracy, motywują, organizują wydarzenia integracyjne oraz szkolenia, a często także zajmują się obsługą wynagrodzeń w firmie (funkcjonując jako działy kadr i płac).

Jeśli firma jest duża, warto zainwestować w zatrudnienie wykwalifikowanego specjalisty lub kilku specjalistów HR. Rekrutacje przeprowadzane przez wewnętrzny zespół zasobów ludzkich mają kilka ważnych zalet. Przede wszystkim specjalistom HR, którzy dobrze znają firmowe realia i na co dzień sami w nich funkcjonują, łatwo dokonać trafnego wyboru kandydata. Co więcej, pracownicy HR mają pełną kontrolę nad przebiegiem całej rekrutacji.

Prowadzenie całej rekrutacji przez firmę pracodawcy jest dobrym pomysłem przede wszystkim wówczas, gdy ta jest już ugruntowaną markę na rynku pracy i kandydaci zgłaszają się sami, nawet mimo dość zakrojonej reklamy w sieci. Zainteresowanych pracą i tak jest bardzo dużo, a wiadomość o rekrutacji bywa przekazywana „pocztą pantoflową", zatem dodatkowa promocja naboru na dużym portalu pracy może nie być niezbędna.

• Jak usprawnić dział HR nowoczesnymi narzędziami?

W wewnętrznym dziale kadrowym warto rozważyć zastosowanie:

• • nowoczesnych wersji systemów ATS - warto zweryfikować, czy programy, z jakich firma korzysta np. od kilku lat, nie są już przestarzałe i ograniczone w stosunku do tego, co jest dostępne na rynku i z czego korzysta konkurencja;
  • czatów opartych na AI do tworzenia treści ogłoszeń / poprawiania ogłoszeń, by uczynić je bardziej atrakcyjnymi, zawierającymi frazy kluczowe (poprawiającymi pozycjonowanie w sieci) czy po prostu bardziej zrozumiałymi. Warto jednak zachować ostrożność i nie publikować ogłoszenia i innych materiałów bez sprawdzenia treści przez pracownika firmy;
  • programów opartych na AI do wstępnej selekcji CV, 
  • narzędzi AI do tworzenia materiałów instruktażowych i FAQ (video, tekstu, quizów) pomagających w onboardingu nowych pracowników oraz śledzenia poziomu wdrożenia, 
  • chatbotów wysyłających wstępne pytania do kandydatów,
  • voicebotów przeprowadzających wstępne rozmowy z kandydatami,
  • narzędzi do zarządzania kalendarzami spotkań, szkoleń, rozmów oceniających z pracownikami, 
  • narzędzi do rozsyłania i analizowania wyników testów dla kandydatów,
  • narzędzia oparte na AI analizujące ryzyko odejścia, monitorujące satysfakcję czy zaangażowanie pracowników.

III Rekrutacja wewnętrzna

Rekrutacja wewnętrzna, czyli szukanie osoby na nowe / wolne stanowisko wśród obecnych pracowników firmy, to bardzo szybka i mająca długie tradycje metoda rekrutacyjna. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy w firmie nie ma czasu na długotrwałe poszukiwanie, a następnie wdrażanie nowego pracownika. Nie ma potrzeby publikowania ogłoszenia w sieci i w innych miejscach, a następnie tygodniami czekania na zgłoszenia.

Pracodawca czy bezpośredni manager zwykle wie, kto dysponuje kompetencjami odpowiednimi na danym stanowisku. Może więc je szybko obsadzić, właściwie nie ponosząc kosztów rekrutacji. Warto dodać, że możliwość awansu jest dla zatrudnionych osób bardzo motywująca. Pracownicy, którzy wiedzą, że firma ma w zwyczaju w pierwszej kolejności awansować osoby zatrudnione i obsadzać stanowiska wewnętrznie, są bardziej zmotywowani do poszerzania kompetencji i osiągania lepszych wyników pracy. 

Niewątpliwą zaletą rekrutacji wewnętrznej jest tez to, że stanowisko obejmuje osoba doskonale znająca realia i kulturę organizacyjną firmy, wiedząca, kogo zapytać o co i gdzie zwrócić się z konkretnymi problemami czy zadaniami. To duży plus, gdyż pracownik zrekrutowany wewnętrznie może niemal natychmiast zająć się właściwymi zadaniami i być w tym bardzo skuteczny. Jego wdrożenie w nowe obowiązki jest szybkie i zwykle wolne od nieporozumień. 

Jakie narzędzia mogą ułatwić rekrutację wewnętrzną?

Warto rozważyć:

• programy AI do generowania ogłoszenia wewnętrznego. Jeśli jest to rekrutacji prowadzona w obrębie firmy i nabór jest otwarty dla wszystkich, potrzeba jest informacja dla potencjalnych kandydatów na temat oferowanego stanowiska, wymagań i korzyści.
• testy kompetencji, testy osobowości i umiejętności miękkich – można je przygotować na dedykowanym temu platformach, które dodatkowo automatycznie analizują wyniki. Testy przydają się, gdy o jedno stanowisko ubiega się wielu kandydatów np. dotychczas mających zbliżony zakres obowiązków;
• programy do zarządzania spotkaniami z kandydatami. Jeśli kandydatów na stanowisko w firmie jest sporo i istnieje konieczność przeprowadzenia rozmów z nimi, warto wykorzystać narzędzie do ich planowania i zarządzania nimi.

IV Program poleceń pracowniczych

Stary, dobry program poleceń pracowniczych to rozwiązanie funkcjonujące w niezliczonych przedsiębiorstwach na całym świecie. W skrócie, jest to program, który typowe managera do podwładnych: „Nie znacie kogoś, kto byłby zainteresowany pracą?" – zamienia w usystematyzowaną metodę opartą na korzyściach zarówno dla firmy, polecającego pracownika, jak i polecanego kandydata.

System poleceń pracowniczych sprawia, że rekrutacja do pracy może być szybka i skuteczna. Dlaczego?

Po pierwsze, osoba, która wskazuje kandydata, zna realia funkcjonowania firmy. Wie też często, na czym dokładnie polegają obowiązki na oferowanym stanowisku, szczególnie jeśli sama zajmuje taką samą posadę albo pracuje w tym samym zespole. Polecający pracownik rozumie procedury firmy i wymagania szefa. Można powiedzieć, że sama przeprowadza selekcję CV, przysyłając na rozmowę kwalifikacyjną kogoś, kto wpasuje się w zespół. Równie ważne jest to, że polecający pracownik czuje się po części odpowiedzialny za osobę, którą poleca. Zanim kogoś wskaże, dobrze się zastanowi, ponieważ wpadka może oznaczać stratę wizerunkową dla niego samego. Co więcej, już po przyjęciu tej osoby często będzie starać się pomóc mu we wdrożeniu, przez co nowa osoba szybciej rozpocznie wykonywanie obowiązków.

Po drugie, rekomendacja pracownika i cały system poleceń pozwala oszczędzać pracodawcy i czas, i pieniądze. Zatrudnionych zazwyczaj motywują nagrody pieniężne. Premia za polecenie pracownika zazwyczaj jest wypłacana, jeśli nowa osoba zostanie w firmie po okresie próbnym (np. trwającym trzy miesiące).

• Nowoczesne narzędzia do obsługi systemu poleceń pracowniczych

Systemem poleceń pracowniczych można zarządzać przy pomocy dedykowanych temu modułów w ATS np. eRecruiter, HRlink czy Traffit. Automatyzują one proces zgłaszania kandydatów, monitorują status danej rekrutacji, a także status wypłacenia premii za polecenie. Moduły te integrują się z istniejącymi procesami HR-owymi. Zamiast korzystać z zewnętrznego narzędzia, można się również pokusić o stworzenie własnej platformy HR-owej w firmie, w pełni dostosowanej do jej potrzeb. Na takie rozwiązanie decydują się niekiedy duże korporacje.

Jak działają tego typu narzędzia? Zwykle pracownik wypełnia w systemie formularz, w którym podaje dane kandydata i przypisuje go do procesu rekrutacyjnego. System powiadamia pracownika o statusie rekrutacji np. e-mailowo. Pracownicy HR w firmie widzą, kto polecił jakiego kandydata, śledzą efektywność poleceń, a także zarządzają premiami i nagrodami za polecenia.

Czytaj także: Polecenie pracownika do pracy – jakie niesie korzyści?

V System stażowy w firmie 

Stereotypowo na młodych ludzi patrzy się jako na mniej kompetentnych pracowników niż ich starsi, doświadczeni w danej branży koledzy. Z drugiej jednak strony, szkoląc zdolnego studenta, pracodawca może w krótkim czasie pozyskać nie tylko wykwalifikowanego, ale też lojalnego i zaangażowanego specjalistę, z którym podpisze umowę o pracę. Dlatego niektóre firmy, przede wszystkim z dziedzin technologicznych i inżynieryjnych, poszukują przyszłych pracowników wśród studentów renomowanych uczelni. 

Inwestycja w zarządzanie talentami w firmie przynosi profity, a program dla młodych to korzyści dla obu stron. Staże są dla przedsiębiorstwa świetną możliwością do przyciągnięcia i zatrzymania zdolnych studentów, z kolei dla stawiających pierwsze kroki w karierze są okazją do nabrania praktyki, poznania specyfiki pracy, kultury organizacyjnej. Często także przedsiębiorstwa nawiązują współpracę z uczelnią wyższą, aby pozyskać stażystów – studentów i absolwentów dokładnie wybranych kierunków. Niekiedy przedstawiciele firmy wizytują uczelnie, biorą udział w targach pracy dla studentów, prowadzą akcje informacyjno-headhunterskie na kampusach. 

Jednym z najważniejszych, jeśli nie najważniejszym, elementem dobrego systemu stażowego jako metody rekrutacyjnej, jest wyznaczenie celu tegoż stażu. W tym przypadku jest to zatem przygotowanie początkujących pracowników do pracy jako pełnoprawni specjaliści. W oparciu o ten cel należy przygotować program stażowy uwzględniający:

• • przypisanie stażysty do zespołu, wyznaczenie opiekuna stażu, 
  • przypisanie stażyście obowiązków i zakresu odpowiedzialności, 
  • czas na instruktaż / naukę dla stażysty, 
  • sposoby ewaluacji pracy, sprawdzania poziomu umiejętności, feedback.

• Jakie narzędzia pomogą w przygotowaniu systemu stażowego 

Do przygotowania systemu stażowego, który pełni zarazem funkcję metody pozyskiwania talentów, wykorzystać można wiele różnorodnych narzędzi. O niektórych z nich powiedzieliśmy sobie już wcześniej: sprawdzi się przede wszystkim dobry ATS pomagający w stworzeniu oferty stażu i monitorowaniu rekrutacji, umawianiu na spotkania.

Warto wykorzystać narzędzia do zarządzania projektami (wiele firm korzysta z nich na co dzień, może więc nie ma potrzeby zakupu i nauki nowego narzędzia) w celu zaprojektowania w czasie i śledzenia postępów stażu.

Na potrzeby stażu warto również stworzyć materiały edukacyjne i informacyjne. Te można przygotować z pomocą narzędzi opartych na AI do tworzenia tekstów, grafik i prezentacji. 

Nie zapominajmy też o rosnącej popularności grywalizacji procesów pracowniczych. Można pokusić się o stworzenie gier, quizów, zadań dla uczestników stażu, które zwiększą jego atrakcyjność. Tu z pomocą przyjdą platformy do tworzenia gier w biznesie, dostępne online.

VI Media społecznościowe

Nie trzeba nikogo przekonywać, że social media to bardzo popularny kanał poszukiwania pracowników. Na portalach społecznościowych można znaleźć grupy skupione wokół tematyki niemal każdej branży – Praca w… IT / sprzedaży / mediach / social mediach / spedycji / budowlance, praca dla freelancera, dam pracę, szukam pracy w... i tak dalej. Ogromne znaczenie w wielu dziedzinach mają także media społecznościowe ściśle związane z pracą, jak ogólnoświatowy LinkedIn, europejski Xing, polski GoldenLine, AngelList (dla startupów) i inne, mniejsze i branżowe serwisy (w tym popularne Meetup czy Slack).

Portale pozwalają kandydatom tworzyć rozbudowane sieci kontaktów biznesowych. Dla pracodawców są właściwie bazą specjalistów, którym można szybko przedstawić ofertę. Nie dziwi zatem, że wykorzystują je wszyscy, od osób szukających pracy i prowadzących karierę, przez pracodawców, po firmy rekrutacyjne i portale pracy.

Jakie narzędzia pomogą w pozyskiwaniu pracowników przez social media?

• narzędzia do promowania postów – pozwalają zwiększyć zasięg postów z ogłoszeniami o naborze pracowników, a tym samem dotrzeć do większej liczby odpowiednich kandydatów, 
• narzędzia do employer brandingu – od prostego planowania regularnych postów wspierających wizerunek pracodawcy, po rozbudowane kampanie marketingowe skierowane do potencjalnych kandydatów do pracy,
• narzędzia do social listeningu – czyli monitorowanie mediów społecznościowych w poszukiwaniu pasywnych kandydatów do pracy, specjalistów, którzy pasowaliby do firmy, ale nie podejmują inicjatywy. Narzędzia te pozwalają m.in. wyśledzić wzmianki o marce, konkurencji lub całej branży w mediach społecznościowych. Pomagają też zidentyfikować influencerów, mierzyć zasięg kampanii firmy itp. W sieci dostępne są opcje zarówno darmowe, jak i płatne.