Netykieta poczty elektronicznej – mailowanie z potencjalnym pracodawcą

2019-09-27

Netykieta poczty elektronicznej – dlaczego jest ważna


Internet zdominował inne narzędzia wykorzystywane przed laty w rekrutacji. Z tego względu, najczęściej ogłoszeń szukamy na portalach o tematyce pracy, a swoje CV wysyłamy za pośrednictwem poczty elektronicznej, niekiedy załączając dokument.

Zarówno jeśli chodzi o punkt widzenia pracodawcy jak i kandydata, jest to działanie wygodne i szybkie. Aplikującym oszczędza się żmudnej pracy związanej z adresowaniem kopert, korektą wydruku, pójściem na pocztę i długim oczekiwaniem na odpowiedź. Przyspieszeniu ulega jednocześnie praca rekrutera, który po prostu otwiera swoją skrzynkę mailową i przegląda interesujące go aplikacje.

W związku z taką zmianą należy zauważyć, że przekształciły się również metody, przy pomocy których kandydat wywiera pierwsze wrażenie na pracodawcy. Nie jest to już sposób zaadresowania koperty czy też kredowy papier, na którym została wydrukowana aplikacja. Obecnie pierwsze wrażenie wywołują treść i forma e-maila wysłanego do firmy. Dlatego warto wiedzieć, w jaki sposób powinno się pisać takie wiadomości, co to jest netykieta i jakie błędy można popełnić w korespondencji online.

Wszystkie poradniki dotyczące wyglądu zewnętrznego czy też autoprezentacji na rozmowie kwalifikacyjnej są zgodne, że w tego typu kontakcie ubiór stanowi bardzo ważny element, czasem nawet decydujący o wyniku rozmowy. Podobnie rzecz się ma z e-mailami do pracodawcy. Dopracowana gramatycznie i formalnie, poprawna wiadomość stanowi naszą wizytówkę oraz często przepustkę do rozmowy kwalifikacyjnej. Warto więc poświęcić kilka czy nawet kilkanaście minut na to, by e-mail był staranny i taki, jak nakazuje netykieta. Zasady zachowania w internecie nie są wyjątkowo złożonym zbiorem. Wręcz przeciwnie, netykieta to reguły grzeczności językowej i savoir vivre’u dostosowane do realiów wirtualnego świata.

 

Netykieta – zasady pisania e-maili z potencjalnym pracodawcą


Netykieta dobrze o nas świadczy. Niekiedy intuicyjnie stosujemy się do jej zasad, nawet nie do końca zdając sobie z tego sprawy. Zanim przejdziemy do szczegółów, jeszcze raz podkreślamy, że e-mail do pracodawcy to formalne pismo. Dlatego obowiązuje nas oficjalny język, zwroty grzecznościowe i przede wszystkim poprawność. Literówki, urwane zdania czy też wiadomość pozbawiona treści, z samym załącznikiem, dyskwalifikują nas na starcie.

 

Format wiadomości

Z całą pewnością nie należy w formalnej korespondencji używać dziwnych, fantazyjnych czcionek ani tym bardziej jaskrawego koloru tła. Warto również zwrócić uwagę na sposób formatowania bloków tekstu. Jeśli używamy justowania, a e-mail będzie czytany tylko na ekranie komputera, wyrazy ulegają czasami brzydkiemu rozciągnięciu, a przez to sam tekst jest trudniejszy w czytaniu. Wydawać by się mogło, że są to szczegóły potrzebne redaktorom technicznym, a nie osobom poszukującym pracy. I że powinna się liczyć treść a nie forma. Warto jednak zwrócić uwagę na to, co wie od dawana każdy specjalista od reklamy lub marketingu: forma, opakowanie jest często jedynym czynnikiem decydującym o zakupie produktu. Zatem dobrze jest to opakowanie maksymalnie udoskonalić.

 

Język używany w korespondencji


Tutaj decydujące jest przede wszystkim to, by język, którego używamy, był adekwatny do sytuacji. Netykieta w korespondencji elektronicznej nie pozwala na potoczne słownictwo, zatem nie piszmy, że ogarniamy właśnie nową pracę ani że szukamy ciepłej posadki, bo znużyła nas monotonia poprzedniej. Żartobliwy ton nie jest na miejscu, bo nie piszemy listu do koleżanki lub kolegi.

Używanie skrótów, brak kropek i przecinków, błędy ortograficzne, brak polskich liter także nie świadczą o nas dobrze i tego typu potknięć należy konsekwentnie unikać. Tak samo jak zbytniego spoufalania się z odbiorcą po drugiej stronie ekranu. Być może e-mail przeczyta osoba młoda, która jest w stanie zaakceptować ten rodzaj korespondencji, jednak jest to dość ryzykowne założenie. Nasza wiadomość powinna być swego rodzaju namiastką listu motywacyjnego lub podania o pracę i dlatego należy ją opracować z dużą starannością.

 

Adres e-mail używany w korespondencji


Kolejną sprawą, na którą koniecznie musimy zwrócić uwagę, jest nasz adres e-mail. Warto zastosować jeden z poniższych formatów:

    • i.nazwisko@adres.pl np. j.kowalski@wp.pl
    • imie.nazwisko@adres.pl np. jan.kowalski@interia.pl
    • lub nazwisko@adres.pl np. kowalski@poczta.onet.pl

Wczujmy się w sytuację specjalisty ds. rekrutacji lub prezesa firmy, który otrzymuje korespondencję ze skrzynki np. chytry@dowcip.pl, ogier22@autograf.pl lub lala18@buziaczek.pl, nie mówiąc o jeszcze dziwniejszych nazwach. Krótko mówiąc, adres poczty elektronicznej to element ważny i również on może nas zdyskwalifikować w oczach rekrutera.

Mało eleganckie i przy tym nieprofesjonalne jest aplikowanie z konta innej osoby. Należy również unikać wysyłania korespondencji przy użyciu skrzynki firmowej. Co pomyśli sobie potencjalny pracodawca o lojalności kogoś, kto w godzinach pracy zajmuje się próbami przejścia do  konkurencji?


Personalizacja i dopasowanie


Kiedy wiemy, kto odczyta naszą wiadomość, możemy zwrócić się bezpośrednio do tej osoby. Jeśli nie mamy takiej pewności, najbezpieczniej jest użyć po prostu sformułowania Szanowni Państwo jako zwrotu skierowanego do instytucji, w której ubiegamy się o pracę. Pamiętajmy, że w korespondencji elektronicznej, jak i w tradycyjnych listach, obowiązuje w kwestii zwrotów adresatywnych pisanie wielkimi literami. Netykieta zatem zakłada, że zapiszemy Pani Agnieszko, Szanowni Państwo, Państwa oferta. Zazwyczaj wątpliwości budzą zaimki – pamiętajmy, że o sobie piszemy mała literą: załączam moje CV, bardzo mi miło itd.

Dopasowanie oznacza, że nie zapominamy wpisać w temacie nazwy stanowiska i numeru referencyjnego ogłoszenia. Skrzynka rekrutacja@... często jest zapchana setkami wiadomości. By ułatwić sobie pracę, specjaliści ds. rekrutacji używają nazwy stanowiska lub numeru referencyjnego do utworzenia reguły wiadomości kierującej aplikację do podfolderu dotyczącego konkretnego stanowiska. W treści wiadomości również informujemy, o jakie stanowisko się ubiegamy i podajemy numer referencyjny. Warto dodatkowo użyć pogrubienia, by taka informacja była od razu widoczna dla rekrutera.

Kolejną zasadą jest dążenie do przekazania maksimum treści w krótkiej formie. Unikajmy długich wywodów nad naszymi osiągnięciami w treści maila, pustych fraz i utartych zwrotów. Zamiast kopiować gotową treść maila odnalezioną w internecie, napiszmy wiadomość sami. Przedstawmy się z najlepszej strony, wspominając np. o największym osiągnięciu czy wieloletnim doświadczeniu i postarajmy się zaintrygować rekrutera.

Jak widać, netykieta, zasady obowiązujące w pisaniu maili z pracodawcą nie są skomplikowane. Warto się ich trzymać, bo pierwsze wrażenie mamy szansę wywołać tylko raz.

 

Przeczytaj także:

Skomentuj