Premia regulaminowa – zasady przyznawania, opodatkowanie, zwolnienie lekarskie

Wiele osób liczy na premię na koniec roku lub na premie kwartalne. Jednak nie każdy wie, że są sytuacje, kiedy pracodawca musi premię wypłacić, a jeśli tego nie zrobi, naraża się na konsekwencje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Kiedy premia Ci się bezwzględnie należy? Kto ma szansę na premię roczną? 

Premia regulaminowa – co to?

System premiowy jest szeroko stosowany w firmach w Polsce, gdyż ma wiele zalet. Przede wszystkim to jedno z najskuteczniejszych narzędzi służących do motywowania pracowników. Dzięki premii pracownicy czują się doceniani, dążenie do uzyskania premii pobudza do większego wysiłku i zaangażowania. System premiowi stanowi także zabezpieczenie dla przedsiębiorstwa, na przykład jeśli jej wypłacenie uzależnione jest od wyników osiąganych przez pracowników. Jeśli nie zostaną osiągnięte cele finansowe np. sprzedażowe, które warunkują przekazanie premii, zyski firmy będą niższe, ale i wydatki na wypłaty dla pracowników mniejsze. W ten sposób firma może zachować stabilność finansową w trudniejszych okresach, bez konieczności np. redukcji etatów.

Co trzeba wiedzieć o premiach? Przede wszystkim to, że w Polsce funkcjonują dwa podstawowe typy premii: premia uznaniowa i premia regulaminowa. Zarówno jedna, jak i druga, w dużym skrócie, są dodatkowymi składnikami wynagrodzenia, uzależnionymi od rezultatów pracy. Często pojęcia te bywają mylone. W rzeczywistości jednak premia uznaniowa znacząco różni się od premii regulaminowej. Ta pierwsza jest nagrodą przyznawaną przez przełożonego według uznania. Z kolei premia regulaminowa wypłacana jest wówczas, gdy pracownik spełni określone kryteria ujęte w przepisach wewnętrznych firmy. Zasady przyznawania premii regulaminowej muszą być jawne. Powinny być także przejrzyste i zrozumiałe dla wszystkich, dzięki czemu pracodawca nie naraża się na ewentualne skargi i roszczenia ze strony pracowników.

Premia regulaminowa – dla kogo?

Nagrodę, czyli tzw. premię uznaniową, może otrzymać każdy, kogo wskaże pracodawca, w dowolnym momencie – po prostu kiedy przełożony uzna, że chce dodatkowo docenić podwładnego. 

Premia regulaminowa, potocznie zwana po prostu premią, jest świadczeniem o zupełnie odmiennym charakterze. Dodatkowe wynagrodzenie w postaci premii przysługuje pracownikowi po spełnieniu określonych wymogów. Jakich? Te powinny zostać sprecyzowane w wewnętrznych przepisach płacowych danego pracodawcy.

Premia regulaminowa – zasady przyznawania

Zasady przyznawania premii regulaminowej muszą być ujęte w regulaminie wynagrodzenia, układzie zbiorowym pracy lub w indywidualnych umowach o pracę.

Niekiedy pracodawca tworzy odrębny regulamin premiowania, w którym zamieszcza wzór premii regulaminowej i określa mierzalne kryteria, na podstawie których zostanie ona przyznana. Co najważniejsze, premia regulaminowa ma charakter roszczeniowy: jeśli pracownik spełni wymagane warunki, ma prawo żądać wypłacenia premii, a pracodawca zobowiązany jest do jej przyznania. Co jednak w sytuacji, kiedy szef nie dopełnia swojego obowiązku? Wówczas podwładny może dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy. Warto mieć na uwadze, że w postępowania pracownik prawdopodobnie będzie musiał przedstawić dowód na to, że spełnia warunki przyznania premii (np. dowody wykonanej pracy, osiągniętych wyników).

Pracownik, który nie otrzyma premii, mimo że spełnił wymagania zawarte w regulaminie premiowania, może także poprosić o pomoc w rozwiązaniu sprawy organizację związkową, organizację pracowniczą w firmie, a także zgłosić się do Państwowej Inspekcji Pracy, by ta wszczęła kontrolę w przedsiębiorstwie.

Kiedy wypłacana jest premia regulaminowa?

Czas wypłacania premii powinien zostać wskazany w regulaminie premii. Zazwyczaj premia regulaminowa wypłacana jest:

• co miesiąc (na przykład do 10 dnia kolejnego miesiąca, razem z wynagrodzeniem podstawowym),
• co kwartał (najczęściej również z wynagrodzeniem. Premia kwartalna podwyższa wówczas co trzecią wypłatę pracownika),
• co roku (premia na koniec roku lub premia roczna na początku kolejnego roku).

Oczywiście pracodawca ma dowolność w ustaleniu częstotliwości przyznawania premii regulaminowej. Może na przykład uznać, że będzie taką wypłacać co roku w okresie świątecznym lub w dowolnym innym, ale wcześniej ustalonym terminie.

Premia regulaminowa – podatek

Wynagrodzenie pracownika składa się z kilku elementów. Najważniejszym i podstawowym jest oczywiście pensja zasadnicza. Do niej jednak dolicza się dodatki obowiązkowe, na przykład za pracę w nocy, niedziele czy święta, a także nadgodziny. Oprócz tego są również fakultatywne składniki pensji, na które składają się wspomnienie premie czy nagrody uznaniowe. I w tym momencie możemy zadać sobie pytanie: czy dodatkowe wynagrodzenie wynikające z regulaminu podlega opodatkowaniu?

Odpowiedź nie pozostawia wątpliwości: podatek od premii jest obowiązkowy. Stanowi ona uzupełniający składnik pensji, który podlega opodatkowaniu. Podatek ten stanowi zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych i w zależności od progu podatkowego może wynosić 18 lub 32 proc. Reasumując, kwota premii regulaminowej wliczana jest do pensji brutto, czego efektem jest pomniejszenie jej wraz w innymi składnikami wynagrodzenia.

Premia regulaminowa – czy należy od niej odprowadzić ZUS?

Czy od premii regulaminowej odprowadzane są składki ZUS? Tu odpowiedź jest taka sama jak w przypadku należności do fiskusa. Jako jeden ze składników wynagrodzenia za pracę premia regulaminowa wlicza się do podstawy składek na ubezpieczenie społeczne ZUS.

Premia regulaminowa a L4

Bardzo często w kontekście omawianej premii pojawiają się wątpliwości dotyczące podstawy wynagrodzenia chorobowego. Zależność pomiędzy premią regulaminową a zwolnieniem lekarskim jest oczywista: do zasiłku obliczanego od wysokości dotychczasowego wynagrodzenia pracownika wlicza się premię, ale pod pewnym warunkiem. Jakim? Musi być ona zawieszona lub zmniejszona w czasie choroby. Oznacza to, że tylko w sytuacji, gdy podczas trwania zwolnienia lekarskiego premia regulaminowa uległa proporcjonalnemu zmniejszeniu, wówczas uwzględnia się ją przy obliczaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego.

Premia regulaminowa a urlop

Osoby przebywające na urlopie nie powinny się martwić: premia będąca składnikiem wynagrodzenia wliczana jest zarówno do postawy wynagrodzenia urlopowego, jak i ekwiwalentu za urlop.

Czy można pracownikowi zabrać premie regulaminową?

Premia regulaminowa może zostać obniżona lub niewypłacona, ale w ściśle określonych sytuacjach, które powinny być dokładnie opisane w regulaminie premiowym.

• Zabranie premii a nieosiągnięcie celów sprzedażowych

Obniżenie premii albo całkowite zabranie premii zwykle związane jest z niewypełnieniem wymagań koniecznych do wypłacenia (pełnej) premii. Może się tak stać np. kiedy pracownik nie osiągnie wymaganego limitu sprzedaży lub podpisanych umów, nie zrealizuje części zadań itp.

• Kara dyscyplinarna a zabranie premii pracownikowi

Kolejną okolicznością, w której premia może zostać zabrana lub zmniejszona, jest ciężkie naruszenie ze strony pracownika i np. przyznanie mu nagany. Istotne jest jednak to, by kwestia, czy naruszenie pracownicze obniża premię, została dokładnie opisana w regulaminie premiowania. Nagana, a nawet zwolnienie dyscyplinarne automatycznie nie likwiduje premii, bowiem pracownik, nawet jeśli otrzyma karę dyscyplinarną, ma prawo do wynagrodzenia za pracę.

• Premia regulaminowa a niewypłacalność firmy

Co z sytuacją, gdy firma ogłosi upadłość? Wówczas pracownicy są chronieni przepisami prawa pracy, a to nakłada na pracodawcę wypłatę wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy, w tym również należnej premii regulaminowej. Upadłość firmy nie powoduje automatycznego zabrania premii.

Warto pamiętać, że premia regulaminowa jest częścią składową wynagrodzenia za pracę, dlatego pracodawca nie może swobodnie jej obniżać. Jeśli chce to zrobić, musi wręczyć pracownikom dokument określający nowe warunki wynagrodzenia np. porozumienie zmieniające warunki pracy i wynagrodzenia lub wypowiedzenie zmieniające.

Pracodawca, który chce obniżyć premię regulaminową, musi wręczyć pracownikom dokument określający nowe warunki pracy i wynagrodzenia.

Czytaj także: Praca w straży miejskiej – wymagania, zakres obowiązków, uprawnienia