Współcześnie wiele rekrutacji prowadzonych jest w sposób wysoce zautomatyzowany. Dotyczy to w szczególności dużych firm, w których nierzadko prowadzi się kilka naborów jednocześnie, a liczba kandydatów do pracy liczona jest w setkach czy nawet tysiącach. Jednym z narzędzi usprawniających proces rekrutacji jest system rekrutacyjny ATS. Oprogramowanie ATS zwiększa efektywność rekrutacji i podnosi tzw. candidate experience, czyli doświadczenie kandydata w czasie udziału w procesie rekrutacyjnym.
Spis treści
SYSTEM ATS – CO TO?
ATS to skrót od angielskiego wyrażenia: applicant tracking system. Mówiąc ogólnie, to program komputerowy służący do zarządzania procesem zatrudniania pracowników. ATS może obejmować wszystkie etapy naboru – od tworzenia ogłoszenia o pracę, przez analizę CV i selekcję zgłoszeń, po zarządzanie dokumentami aplikujących.
SYSTEM DO REKRUTACJI PRACÓWNIKÓ ATS – ZASTOSOWANIE
Na rynku znaleźć można wiele różnych ATS-ów, do najpopularniejszych należą np. Recruitee, Workable, eRecruiter, HRlink, Elevato, Traffit, Element, Lever. Warto zauważyć, że wiele korporacji posługuje się własnymi, autorskimi ATS-ami, zaprojektowanymi zgodnie z potrzebami danej organizacji.
JAK DZIAŁA SYSTEM ATS?
Jak system śledzenia aplikacji ATS pomaga rekruterowi w automatyzacji rekrutacji online? Przede wszystkim są to programy o wysokiej funkcjonalności, pomagające rekrutować, ale i tworzące raporty dotyczące danego systemu kwalifikacyjnego, generujące formularze aplikacyjne czy ułatwiające komunikację z kandydatami. Przy pomocy nowoczesnego systemu ATS manager ds. pozyskiwania kandydatów może np.:
-
stworzyć i opublikować ofertę pracy,
-
przeprowadzać wstępną selekcję zgłoszeń,
-
aktualizować i prowadzić bazę danych kandydatów, wraz z CV i innymi dokumentami aplikacyjnymi,
-
porównywać zgłoszenia, dodawać do nich komentarze,
-
prowadzić ranking wyników zadań rekrutacyjnych, np. testów kompetencji czy testów psychometrycznych,
-
zarządzać kalendarzem rozmów rekrutacyjnych,
-
zarządzać korespondencją z kandydatami, wysyłać do nich automatyczne powiadomienia o wyniku rekrutacji.
Dodatkowo, system automatycznie przeszukuje bazy danych kandydatów, co pozwala na szybkie znajdowanie odpowiednich profili do konkretnych stanowisk. Dzięki temu pracodawcy czy pracownicy HR mogą zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność procesu rekrutacji. W systemie ATS można również generować raporty i statystyki, które pozwalają na monitorowanie skuteczności kampanii rekrutacyjnej oraz analizowanie kluczowych wskaźników. Wszystkie te funkcjonalności przyczyniają się do zwiększenia efektywności działań rekrutacyjnych oraz poprawy doświadczenia kandydatów.
PROCES REKRUTACJI PRACOWNIKÓW Z SYSTEMEM ATS – ZALETY
Dobry system ATS jest nieoceniony w pracy rekrutera / specjalisty HR. Pomaga organizować i przeprowadzać zgodnie z ustalonym porządkiem rekrutacje do pracy. Co więcej, trudno sobie wyobrazić, by jeden rekruter przejrzał w krótkim czasie np. tysiąc lub więcej aplikacji, jakie nierzadko napływają do dużych, międzynarodowych korporacji w czasie każdej rekrutacji. ATS pomaga na automatyczne wyselekcjonowanie aplikacji spełniających podstawowe wymagania.
Dodatkowo, ATS umożliwia łatwe i szybkie wyszukiwanie kandydatów o określonych kwalifikacjach oraz przeglądanie ich danych w jednym miejscu. Dzięki temu proces rekrutacji jest bardziej efektywny i oszczędza czas rekrutera. System ATS także umożliwia bieżące śledzenie statusu kandydatów w procesie rekrutacyjnym oraz przypisywanie notatek i komentarzy do aplikacji, co ułatwia koordynację działań z innymi członkami zespołu rekrutacyjnego. Innym atutem systemu ATS jest możliwość automatycznego wysyłania maili z odpowiedzią na aplikację kandydata oraz utworzenie bazy danych kandydatów, którą można wykorzystać w przyszłych rekrutacjach. Ogólnie rzecz biorąc, system ATS jest, bez wątpienia, niezwykle ważnym narzędziem, które pozwala na lepszą organizację procesu rekrutacji, oszczędność czasu i łatwiejsze znalezienie najlepszego kandydata do pracy.
CV A SYSTEMY ATS
Możliwości systemu ATS są naprawdę szerokie. Warto zaznaczyć, że profesjonalny program rekrutacyjny to nie tylko baza danych porządkująca zgłoszenia. ATS działa z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, która przeprowadza wstępną selekcję zgłoszeń. A to oznacza między innymi, że kształt CV kandydata, zawarte w dokumencie informacje są ewaluowane przez algorytmy programu. Życiorysy zawodowe niespełniające podstawowych wymagań są odrzucane przez ATS. To ważna wiadomość dla kandydatów, którym zaleca się dostosowywanie dokumentów do schematów akceptowalnych przez system. Największe szanse na zakwalifikowanie do kolejnego etapu rekrutacji mają CV, które:
-
są uporządkowane, mają przejrzystą, logiczną strukturę (np. najnowsze i najważniejsze informacje umieszczone na początku),
-
zawierają wszystkie najpopularniejsze sekcje, np. Doświadczenie zawodowe, Umiejętności, Wykształcenie,
-
zawierają słowa kluczowe dotyczące stanowiska pracy. Warto zadbać także o to, by wyżej wspomniane sekcje były podpisane – program łatwiej je rozpozna.
-
zawierają klauzulę CV dotyczącą zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji,
-
mają popularny format (zalecany format CV to pdf, pliki CV w formatach umożliwiających łatwą edycję nie są zalecane) oraz czytelną czcionkę (np. Times New Roman, Arial, Verdana),
-
nie zawierają błędów pisowni, interpunkcyjnych itp.
Jak widać, w przypadku rekrutacji poprzez internet należy zwrócić uwagę na bardzo wiele szczegółów. Pamiętaj, że nie należy bać się systemów ATS, pozwalają one usprawnić selekcję kandydatów, ale mogą być także pewnym ułatwieniem dla samych aplikujących. Wystarczy, że świadomie zastosujesz zasady tworzenia CV przyjazne dla systemy do zarządzania rekrutacjami, a zyskać przewagę nad sporą liczbą kandydatów, którzy nie pofatygowali się, by to zrobić. Nowe technologie nieustannie zmieniają nasze życie, w tym życie zawodowe. Warto jak najszybciej nauczyć się radzić sobie w nowych okolicznościach i być otwartym na zmiany. Jest to cecha wysoce ceniona przez każdego pracodawcę. Powodzenia!
