Biura typu open space to relikt XX wieku, wypierany obecnie przez bardziej wygodne i nowoczesne biura dopasowane do stylu pracy. Jakie zalety ma Activity Based Working i jak stworzyć przyjazne miejsce pracy, do którego pracownicy chcą przychodzić?
Activity Based Working – wygodne i nowoczesne biuro
Z czym kojarzy się korporacja? Przede wszystkim z dużą, otwartą przestrzenią biurową, w której w rzędach stoją biurka. Przez długi czas środowisko pracy w systemie open space było chwalone jako wspierające komunikację pracowników i poprawiające dzięki temu wydajność pracy.
Po latach okazało się, że open space wcale nie jest taki korzystny i nie zawsze wspiera pracowników w ich codziennych zadaniach. Kiedy wymagana jest większa koncentracja, kiedy obowiązki pracownika wymagają częstych rozmów zewnętrznych, kiedy trzeba pracować w małych zespołach, open space się nie sprawdza.
W USA już w latach 80. rozpoczęto prace nad tym, aby powierzchnie biurowe w lepszy sposób dopasować do potrzeb pracowników. Tak narodził się nowy trend projektowania przestrzeni biurowych - oparty o to, jak wygląda dzień pracy pracownika i jakie czynności wykonuje się na co dzień.
Czym jest Activity Base Working (ABW)? To nowy sposób projektowania przestrzeni biurowych uwzględniający specyfikę pracy danego zespołu i potrzeb poszczególnych pracowników. W takim nowoczesnym biurze znajdzie się miejsce zarówno na spotkania w grupach, jak i na wymagającą skupienia pracę przy komputerze lub prowadzenie rozmów telefonicznych czy telekonferencji. Chodzi o to, by każdemu było wygodnie, ale jednocześnie, by pracownicy nie przeszkadzali sobie nawzajem.
Activity Based Working w biurze – jak to działa w praktyce?
Typowa przestrzeń biurowa urządzona w stylu ABW obejmuje takie elementy jak:
• sale konferencyjne o różnej wielkości przygotowane do prowadzenia mniejszych i większych spotkań,
• pokoje multimedialne wyposażone do wygodnego prowadzenia telekonferencji, oglądania webinarów czy prowadzenia nagrań,
• przestrzeń do pracy indywidualnej, nierzadko wyposażoną w regulowane biurka, które można dopasować do wzrostu czy potrzeb poszczególnych pracowników (pracy na siedząco lub na stojąco),
• focus roomy umożliwiające skupienie się i odłączenie od zewnętrznych rozpraszaczy lub spotkania w diadach,
• pokoje ciszy, w których obowiązuje zakaz rozmów i przeszkadzania,
• przestrzenie do relaksu indywidualnego oraz wspólnego spędzania czasu.
Cechą charakterystyczną jest coraz częściej mniejsza liczba stanowisk pracy, niż wynosi nominalna liczba pracowników. Wynika to ze zwiększonego zainteresowania pracą hybrydową i brakiem konieczności utrzymywania stanowisk dla 100% załogi. Ten model pracy się upowszechnia, dlatego według badań, wiele przestrzeni biurowych w stylu ABW utrzymuje współczynnik stanowisk pracy w stosunku do pracowników na poziomie 0,7-0,8 (Wyllie, T., Green, M., Nagrath, R., & Town, A., 2012. Activity based working. dostęp 30.09.2021, https://www.slideshare.net/MichelleMoore40/jllauactivitybasedworking2012-68352230)
Activity Based Working – przykład Arla GSS
Adriana Białk, Facility Coordinator z Arla Global Shared Services, opisuje: Wdrażając Activity Based Working w Arla, w celu optymalizacji pracy wydzieliliśmy następujące strefy:
• Home base – miejsce służące do przechowywania rzeczy osobistych. Tutaj pracownicy mają do dyspozycji zamykane szafki oraz szafy do przechowywania m.in. odzieży;
• Work – strefa, gdzie zlokalizowane są biurka, jest tu możliwość pracy indywidualnie lub w zespole. Z założenia biurka nie są przypisane do konkretnej osoby, mamy tu rotacje zgodnie z potrzebami biznesowymi;
• Focus – strefa do pracy w ciszy, zapewniająca odpowiedni komfort akustyczny i prywatność;
• Team – miejsce przeznaczone do pracy zespołowej, zaopatrzone w stoły projektowe, narzędzia i nośniki ułatwiające dzielenie się wiedzą w zespole;
• Meet – sale konferencyjne przeznaczone do spotkań online oraz na żywo, wyposażone w sprzęty do telekonferencji, tablice interaktywne, monitory, głośniki itd;
• Break – miejsce nieformalnych spotkań, strefa przeznaczone na przerwy w pracy i relaks, wyposażona w komfortowe sofy, fotele, stoły, opcjonalnie – Xbox, stół do gry w bilard czy huśtawka.
Nie ma jednego modelu biura opartego na modelu Activity Based Working. To, jakie przestrzenie i w jakiej formie powinny znaleźć się w biurze, jest zależne od tego, jaki jest styl pracy w danej firmie lub jej dziale. W Arla, przed przystąpieniem do projektowania, na podstawie wyników ankiet określono co z perspektywy potrzeb biznesowych jest benefitem i korzyścią dla osób korzystających z przestrzeni w biurze. Układ poszczególnych stref ma spełniać potrzeby ich użytkowników zgodnie ze specyfiką pracy w danym departamencie – wyjaśnia Kinga Urban HR Specialist w Arla GSS.
Naszym głównym założeniem było spełnienie oczekiwań i potrzeb Pracowników, zatem kluczowe były tu konsultacje z nimi. Ponadto przy wdrażaniu ABW bazowaliśmy na wcześniejszych doświadczeniach Arli w innych krajach, gdzie mieliśmy już doświadczenia w tym obszarze i feedback od użytkowników tych przestrzeni. Komunikacja i dialog są w naszej opinii niezbędne, aby wykorzystać potencjał biznesowy ABW przy jednoczesnym zaspokojeniu potrzeb użytkowników tych przestrzeni – dodaje specjalista.
Activity Based Working – co o takim biurze sądzą pracownicy?
Czy tak zaprojektowana przestrzeń, różna od open space oraz tradycyjnych biur z osobnymi pokojami podoba się pracownikom?
Z naszych obserwacji wynika, że zdecydowanie tak. Kiedy rozpoczęliśmy pracę nad zmianami w biurze, w pierwszym etapie utworzone zostało pilotażowe piętro zaprojektowane w duchu Activity Based Working. Nasi Pracownicy testowali je przez okres około 5 miesięcy. Każda z faz testowana była przez 3 tygodnie, po czym rozesłaliśmy ankiety do Pracowników. Zawierały one ich opinie na temat poszczególnych stref – wyjaśnia Adriana Białk, która odpowiadała za koordynację całego projektu w Arla GSS.
Kinga Urban dodaje: 80% pracowników departamentu IT wskazało, że po powrocie do biura preferowaną przez nich przestrzenią do pracy jest pilotażowe piętro, od którego zaczęliśmy wdrożenie Activity Based Working w naszym biurze w Polsce. A skoro odbiór naszego eksperymentu z przestrzenią biurową jest tak bardzo pozytywny, to przygotowujemy się do tego, aby docelowo wszystkie z siedmiu pięter bazowały na ABW.
Jak Activity Based Working działa na pracowników?
Celem wdrożenia Activity Base Working jest nie tylko zadowolenie pracowników, ale również wzrost efektywności ich pracy. Czy na tym polu ABW działa?
Bardzo ciekawe badanie opublikowane w 2018 roku przez International Journal of Environmental Research and Public Health (Lauren Arundell , Bronwyn Sudholz I inni, The Impact of Activity Based Working (ABW) on Workplace Activity, Eating Behaviours, Productivity, and Satisfaction dostęp 30.09.2021, https://pdfs.semanticscholar.org/bd00/308a0b553d44c7225f38407b5632b9cc76e5.pdf), które przeprowadzono na eksperymentalnej grupie 270 pracowników, udowodniło, że wdrożenie Activity Based Working miało bardzo duży wpływ na poziom aktywności fizycznej pracowników, wsparło zdrowe nawyki żywieniowe w czasie dnia pracy oraz wpłynęło na poczucie satysfakcji z pracy. W zakresie produktywności nie zaobserwowano różnic między pracownikami pracującymi w biurach ABW a w tradycyjnych przestrzeniach, ale – co ciekawe – pracownicy subiektywnie odczuwali poprawę produktywności.
W Arla wprowadzenie ABW zbiegło się z sytuacją pandemii, co okazało się nie bez znaczenia w ogólnej ocenie efektywności programu. Wyjaśnia to HR Specialist, Kinga Urban: W naszej firmie okazało się, że pracownicy wyjątkowo chwalą sobie wprowadzenie strefy przeznaczonej do rozmów telefonicznych w formie wygłuszonych „budek telefonicznych”. Zapewniają one wyjątkowy komfort akustyczny i dyskrecję podczas rozmów na tematy wrażliwe. Feedback od pracowników, zarówno w Polsce jak i krajach, gdzie wcześniej wdrażane było ABW, podkreślił to, że pandemia znacząco wyczuliła nas na dźwięki. Dlatego też pomimo tego, że staramy się promować przestrzeń do socjalizacji, szalenie ważne było wprowadzenie stref z wysokim komfortem akustycznym.
W ramach innych bardzo szeroko i międzynarodowo zakrojonych badań, przeprowadzonych przez Veldhoen Company (https://www.veldhoencompany.com/wp-content/uploads/2020/07/executive-summary-the-impact-of-activity-based-working.pdf - dostęp 23.10.2021), obejmujących ponad 30 tys. osób z 16 firm i 11 krajów zaobserwowano:
• 17% poprawę zadowolenia z warunków pracy,
• 13% wzrost produktywności,
• 8% wzrost produktywności zespołowej.
Potwierdza to doświadczenie Arla: Kolejną strefą, wskazaną w ankiecie jako wyjątkowo praktyczną z perspektywy biznesowej, są stoły projektowe, przeznaczone do pracy zespołowej. Przestrzeń ta idealnie sprawdza się przy tzw. „brain stormingu” i prezentacji danych.
We wspomnianych wyżej badaniach Veldhoen wskazano również, że pracownicy stali się bardziej mobilni. Poruszali się średnio o 9,3% więcej, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na ich stan zdrowia.
Zatem, o ile badania w zakresie wpływu ABW na produktywność nie są jednoznaczne, to na pewno widać, że taka przestrzeń działa pozytywnie na współpracę i satysfakcję pracowników, a także wspiera ich aktywność fizyczną w ciągu dnia.
