Czego się spodziewać wysyłając CV? Jak przebiega rozmowa kwalifikacyjna? Czy warto pisać list motywacyjny do korporacji? Wspólnie z rekruterami zaangażowanymi w procesy rekrutacji do centrum usług wspólnych Arla Global Shared Services odkrywamy sekrety zdobycia pracy w branży.
Profesjonale CV i list motywacyjny
To, że CV powinno być profesjonalne to truizm, z którym spotykamy się w każdym poradniku dotyczącym przygotowania dokumentów aplikacyjnych. Co to jednak tak naprawdę znaczy?
Kompetencje w CV
Najważniejsze jest dopasowanie kompetencji w CV do wymagań stanowiska. Profesjonalne CV charakteryzuje się tym, że po kilku sekundach skanowania CV jestem w stanie stwierdzić, jaki jest profil kandydata i w czym się specjalizuje – wyjaśnia Monika Cichosz, Senior HR Specialist w Arla Global Shared Services.
Patrycja Blencka, HR Specialist w Arla GSS dodaje: Kiedy jako rekruter przeglądam CV zwracam uwagę na to czy kompetencje kandydata są zgodne z tym, co manager określił jako kluczowe na danym stanowisku. Może się to wydawać oczywiste, ale bardzo często otrzymujemy aplikacje od kandydatów, którzy nie posiadają kompetencji, które określiliśmy w ogłoszeniu jako wymagane.
Poza kompetencjami warto też zwrócić uwagę na sposób opisywania dotychczasowego doświadczenia zawodowego. Wpisując do CV nasze główne zadania na danym stanowisku, warto skupić się na tych, które są wymienione w ogłoszeniu. Te stanowiska, które nie mają nic wspólnego z tym, na które aplikujemy, opisujemy w oszczędnych słowach lub pomijamy, aby nie przytłaczać CV ilością treści – opisuje Blencka.
Jako rekruter, patrzę na CV pod kątem merytorycznym. Wszystkie inne kwestie są poboczne. Często na przejrzenie wszystkich CV mamy mało czasu, więc jeśli widzę dokument, który ma więcej niż dwie strony, to rzucam tylko okiem czy podstawowe wymogi są spełnione. To, co zwraca moją uwagę to umiejętność zaprezentowania swoich dokonań w sposób konkretny i policzalny. Jeśli są one w jakikolwiek sposób mierzalne, to warto zaprezentować je w formie np. procentowej lub kwotowej – dodaje specjalista.
CV w języku angielskim czy po polsku?
Zazwyczaj ogłoszenie precyzuje to, w jakim języku powinno zostać wysłane CV. Warto ściśle trzymać się oczekiwań pracodawcy co do języka czy formy dokumentu, bo to jest dla niego informacja o tym, że kandydat potrafi stosować się do reguł i będzie w stanie dopasować się do procedur w firmie.
W większości przypadków na stanowiska w centrach usług wspólnych wymagane jest CV w języku angielskim.
Forma graficzna
Kolorowo i z licznymi tabelkami lub wykresami, czy może lepiej w BPO/SSC sprawdzi się standardowy dokument?
Choć obecnie w modzie u kandydatów są różnego rodzaju dodatki, które mają wyróżnić CV – kolorowe pola, fantazyjne czcionki, wykresy prezentujące doświadczenie czy określanie kompetencji za pomocą kropeczek lub gwiazdek – to takie ozdobniki tak naprawdę przeszkadzają i sprawiają, że CV może stać się nieczytelne.
Potwierdza to opinia Moniki Cichosz: Profesjonalne CV przede wszystkim powinno być proste i przejrzyste. Jeśli nie aplikujemy na stanowisko kreatywne, wymagające umiejętności obróbki graficznej, nie starajmy się wyróżnić na siłę. Dotychczas widziałam całkiem sporo pomysłów na zwrócenie uwagi rekrutera za pomocą CV, niestety zazwyczaj w złym tego słowa znaczeniu.
Patrycja Blencka listuje najważniejsze elementy formy graficznej profesjonalnego CV:
• standardowa czcionka na przykład Calibri 10 pkt lub 11 pkt,
• Aby CV było poukładane, najlepiej jest podzielić je na dwie kolumny: jedną główną i drugą boczną. W głównej kolumnie wypisujemy chronologicznie nasze doświadczenie zawodowe, edukację. W kolumnie bocznej możemy podać nasze kompetencje, technologie, narzędzia, kursy i szkolenia oraz znajomość języków obcych,
• Na pierwszej stronie CV powinny znaleźć się najważniejsze informacje, takie jak doświadczenie i sukcesy zawodowe czy zrealizowane projekty.
Format CV
Obecnie bardzo często zdarza się, że kandydat korzysta z innego edytora tekstów lub innej wersji MS Office niż nasza, więc bardzo ważne jest, aby wysyłać plik w formacie pdf. Wówczas sam dokument będzie na naszym komputerze wyglądał z pewnością tak samo jak u kandydata. W przeciwnym razie treść dokumentów może stać się nieczytelna - tłumaczy Patrycja Blencka.
A co z listem motywacyjnym?
W ogłoszeniach rekrutacyjnych wymaganie dołączenia listu motywacyjnego prawie się już nie pojawia. Nie znaczy to jednak, że kandydat poza listą kompetencji i umiejętności nie może dopisać czegoś „od siebie”.
List motywacyjny został zastąpiony przez inne, krótsze formy. Pierwszą z nich jest trend zamieszczania dodatkowej sekcji w CV ,,o mnie” lub ,,mój cel”. Kandydat może w niej przedstawić w skrócie kim jest, w czym się specjalizuje i w jakim kierunku chce się rozwijać – wylicza Monika Cichosz.
Druga opcja to dodatkowe pytania umieszczane w formularzach systemów ATS (Applicant Tracking System) służącym rekruterom do zbierania CV. Kandydaci odpowiadają na nie, już w momencie składania aplikacji – dodaje specjalista.
Jakiego rodzaju są to pytania? Przy aplikowaniu na ogłoszenia rekrutacyjne z branży BPO/SSC umieszczone w serwisie Praca.pl, pojawiają się następujące tematy: dyspozycyjność, długość okresu wypowiedzenia w obecnej pracy, gotowość do relokacji, preferowane przez kandydata formy zatrudnienia, poziom oczekiwanego wynagrodzenia.
Niektóre stanowiska wymagają podania poziomu określonych kompetencji: znajomość języków obcych czy programu MS Excel, określenia poziomu doświadczenia zawodowego.
Sektor BPO/SSC to branża globalna. Oddziały wielu firm znajdują się na całym świecie. W formularzach, które również są przygotowywane globalnie, pojawiają się zatem również pytania o kraj pochodzenia czy otwartość na pracę w innych niż standardowe godzinach (np. pracę w godzinach pracy firm w USA).
Odpowiedzi pozwalają nam wstępnie ustalić, czy kandydat spełnia podstawowe kryteria jak na przykład dostępność. Pozostałe pytania dotyczące motywacji czy oczekiwań są zazwyczaj dobrowolne, ale warto poświęcić im czas, bo to pokazuje zaangażowanie kandydata – wyjaśnia Patrycja Blencka.
Czy zatem list motywacyjny całkiem odszedł do lamusa? Niekoniecznie. Monika Cichosz radzi: Myślę, że warto dobrowolnie dodać list motywacyjny w momencie, kiedy chcemy się przekwalifikować i aplikujemy na rolę, która nie jest wprost zbieżna z naszym dotychczasowym doświadczeniem, natomiast poczyniliśmy już konkretne kroki w celu zmiany profilu zawodowego, np. wspieraliśmy dodatkowe projekty czy podjęliśmy kursy pozwalające na zdobycie niezbędnej wiedzy i umiejętności. Bez dostarczenia dodatkowych informacji, nasza aplikacja mogłaby zostać odrzucona.
Praktycznie każdy formularz rekrutacyjny, z którego korzystają pracodawcy, daje możliwość dodania dodatkowych załączników. Krótką notkę można też umieścić w polu „wiadomość do pracodawcy”, jakie zawiera wiele ATS-ów.
Rozmowa o pracę – jak się przygotować?
Przed spotkaniem rekrutacyjnym koniecznie trzeba odwiedzić stronę internetową potencjalnego pracodawcy i dowiedzieć się nieco więcej o samej organizacji. Zdarza się, że na rozmowie padają pytania o to, co kandydat wie o firmie i nie są one zadawane po to, by rekruter mógł usłyszeć zbiór pochwał, tylko po to, by sprawdzić, czy kandydat ma jasność, do jakiego typu organizacji aplikuje.
To, na co na pewno warto zwrócić uwagę przygotowując się do spotkania, to opis stanowiska oraz kultura organizacyjna. Wydaje się to dość intuicyjne, jednak zdarza się, że kandydaci zapominają o dokładnym zapoznaniu się ze wspomnianymi obszarami. Organizacje dbają o dobre dopasowanie kandydatów pod kątem wartości firmy, postawy do pracy oraz chęci i planu na dalszy rozwój zawodowy, dlatego możemy spodziewać się pytań z tego zakresu – dodaje Monika Cichosz.
Jak się ubrać na rozmowę kwalifikacyjną do korporacji?
Rekrutacja to sytuacja formalna, dlatego zwykle dobrze widziany jest strój biznesowy, nawet jeśli na co dzień w pracy nie trzeba pojawiać się w garniturze. Schludny, czysty i odpowiedni do okazji będzie naszą najlepszą wizytówką, która podkreśli motywację kandydata.
Pytania rekrutacyjne w korporacji BPO/SSC
Centra usług wspólnych to organizacje, w których językiem biznesowym jest angielski. Dlatego też podstawowym elementem każdej rekrutacji jest weryfikacja poziomu jego znajomości. Potwierdza to Monika Cichosz: Jako organizacja międzynarodowa, od każdego pracownika wymagamy znajomości języka angielskiego na poziomie min. średniozaawansowanym (B2). Język angielski jest weryfikowany głównie podczas rozmów na różnych etapach procesu rekrutacji. Patrycja Blencka dodaje: Odbywa się to już podczas wstępnej rozmowy telefonicznej z rekruterem, w formie krótkiej rozmowy w języku angielskim. Niektórzy Managerzy są obcojęzyczni, więc zdarza się, że cała rozmowa jest prowadzona w języku angielskim.
Na wielu stanowiskach ważna jest też znajomość innych języków obcych. Tu weryfikacja przeprowadzana jest już w nieco inny sposób: poprzez testy online, rozmowę z managerem działu odpowiadającego za obsługę klientów w tym języku lub za pośrednictwem szkoły językowej.
W przypadku pozostałych języków obcych, które są wykorzystywane na części stanowisk w Arla, tj. niemiecki, duński, szwedzki czy francuski, to są one weryfikowane przez szkołę językową za pomocą testów wysyłanych do kandydatów oraz rozmowy telefonicznej z lektorem (około 15 minut). Po takiej weryfikacji otrzymujemy pełny raport z oceną poziomu znajomości języka oraz wyszczególnioną punktacją za poszczególne elementy (płynność mówienia, znajomość gramatyki oraz umiejętność zrozumienia tekstu i pisania) – wyjaśnia Monika Cichosz.
Jak są badane umiejętności zawodowe i ile trwa cały proces rekrutacji?
Patrycja Blencka wyjaśnia: Rozmowa kwalifikacyjna może się różnić długością trwania oraz ilością etapów. Zazwyczaj możemy się spodziewać większej ilości etapów w rekrutacji na stanowiska techniczne i liderskie. W działach IT często dzielimy spotkanie na część techniczną i assessmentową (z rekruterem) na dwa spotkania. Zazwyczaj rozłożenie procesu na więcej etapów skraca długość rozmowy, więc zamiast jednej 1,5-godzinnej rozmowy, kandydat może spodziewać się dwóch godzinnych spotkań.
Czy na każde stanowisko rozmowa kwalifikacyjna wygląda tak samo?
Wszystko zależy od specyfiki stanowiska. Monika Cichosz dookreśla: Są pewne stałe elementy rozmowy rekrutacyjnej, jak pytania dotyczące motywacji kandydata, umiejętności pracy w grupie czy radzenia sobie z presją w miejscu pracy, natomiast są również dodatkowe obszary do pogłębienia, specyficzne dla danej roli, jak kompetencje liderskie, techniczne. W związku z tym mogą pojawić się dodatkowe elementy uzupełniające proces rekrutacji, tj. zadanie do przygotowania na rozmowę, elementy Assessment Center (np. symulacje rozmów kandydata z pracownikami bądź zespołem - aktorami), testy behawioralne czy testy kompetencji liderskich.
Centrum Usług Wspólnych – dlaczego warto wziąć udział w rekrutacji?
Ilość ofert pracy w firmach z sektora SSC i BPO jest bardzo duża, a mile widziane są również osoby bez bardzo dużego doświadczenia zawodowego. Sam proces rekrutacji cechuje się w tych firmach dużym profesjonalizmem i daje możliwość sprawdzenia siebie i swoich kompetencji w profesjonalnym środowisku biznesowym.
HR Specialist z Arla GSS wyjaśnia: w czasie rekrutacji firma kładzie większy nacisk na znajomość języka angielskiego, ponieważ komunikacja nie tylko z biznesem, ale również wewnętrznie z innymi działami odbywa się w tym języku. Często proces rekrutacyjny ma więcej elementów składowych, których nie znajdziemy w mniejszych firmach, takich jak testy psychometryczne czy assessment centre.
Złożenie dokumentów aplikacyjnych i udział w procesie rekrutacyjnym do firmy z sektora BPO/SSC to swoisty sprawdzian tego, czy mamy profesjonalnie i odpowiednio przygotowane dokumenty rekrutacyjne, czy poradzimy sobie z rozmową kwalifikacyjną w obcym języku, czy potrafimy należycie przygotować się do spotkania. To doskonały trening umiejętności, w wyniku którego można dostać naprawdę ciekawa ofertę pracy, zatem warto próbować!
