Culture book – czym jest? Dlaczego każda firma powinna go mieć?

W sprawnie działającej firmie każdy pracownik nie tylko doskonale zna własne obowiązki, ale też wie, dlaczego wykonuje swoją pracę, czemu jest ona istotna oraz jak łączy się z pracą innych osób, działów. Rozumie też zasady życia społecznego obowiązujące w przedsiębiorstwie. Wie, jak się zachowywać w stosunku do współpracowników, przełożonych, jakie są wobec niego oczekiwania oraz czego może spodziewać się od innych. Miejsce pracy to bowiem nie tylko czynności służbowe, grafik oraz wyniki na słupkach, ale też ludzie tworzący społeczność i kierujący się podobnymi zasadami. Jest to ideał, w którego osiągnięciu pomaga culture book. Czym jest i dlaczego warto ją stworzyć we własnej firmie?

Culture book – co to?

Culture book to księga określająca kulturę organizacji w firmie. Zawarta jest w niej przede wszystkim filozofia przedsiębiorstwa, wartości, jakie pracodawca chciałby krzewić wśród podwładnych. W culture booku znajdują się także zasady współżycia społecznego, wspólne cele i kierunki rozwoju firmy – te związane bezpośrednio z jej działalnością, ale też bardziej ogólne, np. dotyczące pozytywnych zmian w branży, działalności dobroczynnej, dbałości o środowisko naturalne itp.

Choć w nazwie culture book jest słowo oznaczające książkę, warto wiedzieć, że może mieć ona różną formę. Czasami jest to po prostu kilkustronicowa broszura, niekiedy można spotkać się z prezentacją komputerową, animacją, filmem, artykułem umieszczonym na blogu firmowym.

Culture book – dla kogo?

Dobry culture book przyda się właściwie w każdej firmie i instytucji, niezależnie od jej wielkości, branży czy stażu na rynku. Culture book może stanowić podstawę do budowania zgranej i lojalnej kadry pracowniczej.

Warto zauważyć, że rzadko jest tak, że jeden culture book obowiązuje przez cały okres działalności firmy. Co jakiś czas warto zaglądać do księgi, odświeżać ją, uzupełniać lub zmieniać w zależności od kierunku rozwoju firmy.

Culture book – jak powinien wyglądać?

Nie ma jednego, sprawdzonego przepisu na idealną księgę wartości firmy. Niewątpliwie powinna ona oddawać charakter organizacji, zarówno w treści, jak i w formie. Nieco zabawna animacja sprawdzi się w branży kreatywnej, tradycyjna książka może być lepsza np. w przedsiębiorstwach, w których stawia się na tradycjonalizm itp.

Warto rozważyć zawarcie w culture booku swojej firmy takich sekcji jak:

• historia firmy – krótka notatka, w której wymienia się kluczowe nazwiska, oś czasu, kilka ilustracji pokazujących przełomowe zdarzenia itp.;

• osiągnięcia – warto pochwalić się nagrodami, wyróżnieniami branżowymi, ale też innymi, np. dotyczącymi wyników firmowej drużyny sportowej, działalności charytatywnej, ekologicznej czy naukowej;

• struktura firmy – jeśli dokument jest elektroniczny, można wymienić nie tylko piony, działy i zespoły, ale też pokazać profile kadry zarządzającej czy innych pracowników. W przypadku papierowej publikacji, zastanówmy się, czy umieszczać w niej imiona i nazwiska poszczególnych pracowników – stan kadry bowiem może się zmieniać, a informacje w culture booku powinny być aktualne. Jeśli nie jesteśmy gotowi na regularną aktualizację księgi, lepiej ograniczyć się do prezentacji np. CEO, a następnie przejść do ogólnej prezentacji struktury organizacyjnej;

• wartości firmowe – jeden z najważniejszych elementów księgi. Warto zacząć od tych podstawowych, dotyczących ogólnie kierunków działalności firmy, obowiązujących w niej zasad społecznych, dbałości o zrównoważony rozwój, środowisko, przechodząc z czasem do bardziej szczegółowych i konkretnych, np. wyrównywania szans różnych grup, wspierania jakiejś określonej działalności itp.

• cele organizacji – najlepiej zaczynając od ogólnych i dalekosiężnych, kończąc na bliskich i szczegółowych. Zastanówmy się, czy cele wymienione w culture booku są realne do osiągnięcia, nie świadczą o nieznajomości branży. Z drugiej strony pamiętajmy, że do odważnych świat należy, a wysoko postawiona poprzeczka przyciąga ambitnych, zmotywowanych specjalistów;

• działalność pozabranżowa – wszystko, czym zajmują się pracownicy w ramach hobby, rozwijania pasji, dobroczynności, działalności edukacyjnej itp. Można wymienić np. udział w konkursach, zawodach sportowych i innych, firmowe wyjazdy, zbiórki pieniędzy lub rzeczy na cele charytatywne, wsparcie dla konkretnych organizacji charytatywnych, wizyty specjalistów w szkołach i na uczelniach;

• kariera – warto pochwalić się tym, co firma robi dla zatrudnionych, gdy chodzi o wspieranie rozwoju zawodowego. Można wymienić dostępne szkolenia, kursy, wyjazdy instruktażowe, napisać o dofinansowaniu czy współpracy z renomowanymi trenerami. Kolejnym sposobem jest pokazanie graficzne, jak przebiega ścieżka rozwoju zawodowego w firmie itp. Kolejną, ciekawą metodą jest przedstawienie historii konkretnej osoby, która zaczynała od niższego stanowiska i sukcesywnie pięła się w strukturach organizacji, by dziś znajdować się w zarządzie;

• benefity dla pracowników – są to bardzo cenne informacje dla osób zastanawiających się nad podjęciem pracy w naszym przedsiębiorstwie, warto zatem być konkretnym i posługiwać się językiem korzyści. Tutaj także istnieje wiele sposobów na przekazanie treści w sposób atrakcyjny. Można oczywiście wymienić benefity – jak prywatna opieka medyczna, karnety sportowe itp. Inną metodą jest zebranie wypowiedzi poszczególnych pracowników, którzy mówią, co firma im daje, zarówno na polu zawodowym, jak i poza nim.

Jak zacząć przygotowywanie culture booka? Dokumentu raczej nie stworzymy w jedno popołudnie, każdą podaną w niej informację warto bowiem dobrze przemyśleć. Na początku zastanówmy się nad tym, które dane będziemy chcieli zawrzeć w culture booku – wskażmy tematy, na których poruszeniu nam zależy, a następnie zacznijmy kompletowanie informacji, jakie powinny się znaleźć w każdej z tych sekcji. Czasami dobrze jest przeprowadzić konsultacje np. z kierownikami poszczególnych działów, zaprosić do współpracy podwładnych. Podejmijmy także decyzję co do formy. Nawet jeśli culture book ma być wydana jako tradycyjna książka, rozważmy także jej wersję elektroniczną. Będzie przydatna np. w czasie prowadzenia rekrutacji online, jako jeden z materiałów promocyjnych itp.

Należy zadbać o detale – na szali jest bowiem wizerunek firmy, sposób jej prezentacji na rodzimym czy zagranicznych rynkach. Wybierzmy odpowiednią oprawę graficzną i styl wypowiedzi. Zastanówmy się także, czy nasz culture book powinien mieć jedynie polską, czy też np. angielską wersję językową. Może być to niezbędne, gdy kadra firmy jest międzynarodowa.

Culture book – dlaczego jest tak ważny?

Culture book w Polsce wciąż jest pewną nowinką. Stworzenie księgi może być czasochłonne i oznacza koszty. Wydatki mogą się jednak bardzo opłacić, culture book ma bowiem wiele zastosowań.

Przede wszystkim bywa wykorzystywana w czasie rekrutacji. Dzięki niej kandydaci do pracy mogą zorientować się, czy utożsamiają się z wartościami firmy, do jakiej aplikują, czy jest im z nimi nie po drodze.

Księga kultury organizacji często jest przekazywana także podczas onboardingu pracowników. Prócz tego, że dostarcza istotnych informacji na przykład na temat struktury przedsiębiorstwa, długofalowych celów, culture book pomaga także w zaaklimatyzowaniu się, ułatwia start, przy jej pomocy pracownicy szybciej oswajają się z nowym miejscem. Księga pomaga także w budowaniu więzi z firmą. Jest podręcznikiem, do którego mogą odwoływać się zatrudnieni. W culture booku mają oni jasno wyłożone wartości promowane w organizacji, a zatem łatwiej jest im się z nimi identyfikować. Dokument przyczynia się zatem do budowania zaufania między pracodawcą a zatrudnionymi, pomaga budować wieloletnią kadrę lojalnych pracowników.

Nie można także zapominać o promocyjnym aspekcie księgi. Culture book doskonale sprawdza się w czasie targów pracy, konferencji, wydarzeń branżowych oraz spotkań z klientami – wszędzie tam, gdzie chcemy dokonać prezentacji przedsiębiorstwa. Wartości firmowe ujęte w księdze mogą zaważyć na tym, czy klienci zdecydują się na współpracę, czy przyciągniemy do organizacji najlepszych specjalistów. Dlatego culture book należy przygotować z ogromną starannością i uwagą.

Warto dodać, że culture book nie zawsze jest powszechnie dostępna np. w sieci. Niektóre firmy budują wokół księgi aurę tajemniczości, przekazują ją wyłącznie zatrudnionym jako coś w rodzaju podręcznika tylko dla wybranych, wtajemniczonych osób. Taki sposób prezentowania culture booka jest bez wątpienia nęcący. W tym wypadku przekazanie culture booka wzmacnia również poczucie zaufania, jakie pracodawca pokłada w nowo przyjętym pracowniku.