Feedback – definicja, dlaczego jest ważny?

Prawidłowy i regularny feedback w pracy to potężne narzędzie, którym manager może oddziaływać na pracownika. W ten sposób, z jednej strony – może okazać uznanie i docenienie, z drugiej – wskazać obszary wymagające poprawy. Dzięki temu pracownik nie tylko poprawia swoją skuteczność, ale i rozwija się zawodowo. – Feedback ma wzmacniać nasze pozytywne działania i pozwalać dostrzegać aspekty, których sami nie widzimy – tłumaczy Agnieszka Łozińska-Moriak, coach mocnych stron i manager.

Feedback – co to znaczy? Czym jest feedback?

Sprzyja rozwojowi, motywacji i efektywności w pracy. Pomaga w zrozumieniu zarówno swoich mocnych stron, jak i dostrzeżeniu obszarów, nad którymi warto popracować. Jednym słowem – feedback. Co to znaczy w praktyce i czym jest feedback w życiu zawodowym? 

Feedback to sposób przekazywania opinii. Jest kluczowym elementem rozwoju nie tylko zawodowego, ale również osobistego. Co więcej – sprzyja on budowaniu relacji i efektywnemu zarządzaniu. Jest to informacja zwrotna, której celem jest ocenienie pracy i postępów pracownika, ale również budowanie jego świadomości poprzez konstruktywne wnioski i konkretne wskazówki. Dzięki tego rodzaju ocenie pracownik ma szansę dowiedzieć się, co robi dobrze oraz jak postrzegane są jego działania. Feedback w pracy często ma również na celu wywołanie pewnej zmiany i wskazanie pracownikowi jego słabszych stron. Ma on ułatwić identyfikację obszarów, które wymagają poprawy.

W związku z powyższym, feedback może być pozytywny – wtedy, gdy podkreśla mocne strony pracownika i skupia się na tym, co robi on dobrze, ale może być również negatywny – wskazuje on obszary, które należy poprawić.

Rodzaje feedbacku

• Docenianie

Lubimy wiedzieć, że coś robimy dobrze. Nawet jeśli tak jest, często towarzyszą nam jakieś wewnętrzne wątpliwości. Rozwiać je może pozytywny feedback, który koncentruje się przede wszystkim na podkreśleniu pozytywnych aspektów pracy lub pożądanych i dobrych zachowań. Celem feedbacku jako docenienia pracownika jest uznanie jego wkładu, zaangażowania, wysiłku i czasu. Manager zespołu powinien pamiętać, że oceniać warto nie tylko sam efekt pracy, ale również starania pracownika. Feedback tego typu wzmacnia jego zaangażowanie w pracę, buduje pewność siebie, podnosi morale i zwiększa motywację – co procentuje w przyszłości.

 W jaki sposób docenić wkład i zaangażowanie pracownika? Jest to łatwiejsze, niż może nam się wydawać. Czasem wystarczy po prostu pogratulować i powiedzieć: „Świetnie poradziłeś sobie z tym projektem!”.

• Coaching

Coaching postrzegany jest jako modny trend i prezentowany jako najlepszy sposób na rozwój osobisty. W kontekście feedbacku pełni on podobna rolę – ma na celu wsparcie osoby w rozwijaniu jej umiejętności i poszerzaniu kompetencji. Feedback coachingowy ułatwić pracę nad trudniejszymi i bardziej wymagającymi obszarami, wyznaczyć cele na przyszłość, ale jednocześnie wskazać pewne obszary do poprawy.

Coaching wspiera rozwój i zwiększa samoświadomość, pomagając pracownikowi w czerpaniu nauki z własnych doświadczeń. Należy pamiętać, że podstawą coachingu nie jest podawanie konkretnych rad i wskazówek, jak coś wykonać, a jest nią takie prowadzenie pracownika, by sam dochodził on do rozwiązań i wyciągał wnioski. 

• Ocena

Feedback może być także oceną konkretnych działań czy postaw. Feedback jako ocena może dotyczyć zarówno efektywności w pracy, jej wyników czy chociażby zachowania pracownika w określonej sytuacji.

Co ważne, ocena musi być ona oparta na faktach, dlatego często stosowana jest na przykład podczas okresowych ocen pracownika czy w ramach podsumowań prowadzonych projektów. 

Ponadto ocena powinna być jasna i zrozumiała, a to oznacza konkrety i jednoznaczne sformułowania. Nie chodzi o to, by pracownik zastanawiał się, co przełożony miał na myśli i był zdezorientowany sprzecznymi sygnałami lub niejasnymi aluzjami, ale żeby dokładnie wiedział, czy konkretne działania lub postawy są dobrze oceniane oraz umiał wyciągnąć z oceny konkretne wnioski na przyszłość.

Jak dawać feedback?

Dawanie feedbacku w miejscu pracy jest sztuką, którą warto doskonalić. Zanim jednak zapoznamy się z poprawnymi zasadami udzielania informacji zwrotnej, warto zaznaczyć, że feedback nie jest – jak mogłoby się wydawać – monologiem, ale dialogiem. To dlatego podstawą dobrego feedbacku są umiejętności komunikacyjne, w tym empatia oraz precyzja wypowiedzi.

 Co więcej, nieco inaczej wygląda komunikacja w przypadku feedbacku pozytywnego, a inny kształt powinna przyjąć w momencie, gdy mamy względem pracownika jakieś zarzuty. Niemniej możemy wskazać ogólne zasady przekazywania informacji zwrotnej, które są uniwersalne w każdej sytuacji. 

Jak dawać feedback w sposób konstruktywny i wspierający rozwój osobisty i zawodowy?

• Opieraj się na faktach 

Dawanie informacji zwrotnej w pracy czy w rekrutacji musi opierać się na faktach, a nie na arbitralnej opinii. Zamiast ogólnikowych stwierdzeń, skup się na konkretnych przykładach, by druga strona łatwiej zrozumiała to, co chcesz jej przekazać. 

• Nie bądź protekcjonalny ani mobbigujący

Skup się na konkretnych zachowaniach i działaniach pracownika w ramach obowiązków służbowych. Nie oceniaj jego cech osobowości, intelektu, wyglądu czy kwestii niezwiązanych z pracą. Powstrzymaj się od kąśliwych uwag, nie wywyższaj się i nie próbuj poniżać pracownika krzywdzącymi uwagami.

• Nie uogólniaj bezpodstawnie

Nie formułuj zbyt daleko idących wniosków na temat postawy czy metod pracy pracownika na podstawie pojedynczego zdarzenia. Jeśli chcesz wskazać, że pracownik coś zawsze robi w jakiś sposób (zły lub dobry), miej pod ręką konkretne przykłady wspierające taką ocenę.

• Dostosuj styl feedbacku do odbiorcy

Dobry feedback oparty jest na indywidualnym podejściu do odbiorcy. Warto więc dostosować styl czy formę przekazu do pracownika, uwzględniając jego typ osobowości. 

– Ważne, aby informacja zwrotna była konkretna i dostosowana do indywidualnych potrzeb odbiorcy. Każdy z nas potrzebuje feedbacku w innej formie, dlatego warto być uważnym na te różnice i komunikować swoje oczekiwania. Niektórzy wolą pochwały na forum, inni w prywatnej rozmowie. Jedni oczekują zwięzłych, konkretnych informacji, bazujących na danych, inni preferują szerszy kontekst i szczegółowe wyjaśnienia. Kolejna osoba może potrzebować empatii i delikatności w komunikacji. Kluczowe jest, aby feedback był dostosowany do stylu i potrzeb pracownika, co zwiększa jego skuteczność.

– Jednocześnie ważne jest, aby feedback, nawet jeśli trudny, był zrozumiały i przekazywany w sposób, który najlepiej dociera do odbiorcy. Nie zmieniamy treści feedbacku, ale sposób jego podania. Oceniamy konkretne działania i zachowania, a nie osobę. Feedback powinien być spersonalizowany, ale nigdy nie może stanowić personalnego ataku. Unikaj ogólników, takich jak „Good job!”, bo nie dają one jasnej informacji zwrotnej, co konkretnie zostało zrobione dobrze – dodaje specjalistka.

• Dawaj feedback na bieżąco 

Informację zwrotną warto dać możliwie jak najszybciej po danym zdarzeniu, tak aby pracownik miał świeże wspomnienia i bez problemu mógł się odnieść do swojej pracy. 

– Jednym z kluczowych elementów, które należy uwzględnić, udzielając feedbacku, jest odpowiedni moment i miejsce. Najlepsze rezultaty osiągniemy, jeśli informacja zwrotna zostanie przekazana zaraz po wydarzeniu, do którego się odnosimy. Pamiętam sytuację, w której dostałam negatywny feedback dopiero dwa miesiące po zdarzeniu. Argumentowano, że osoba chciała porozmawiać ze mną bezpośrednio, a nie online, co zajęło więcej czasu. Owszem, bezpośrednia rozmowa bywa lepsza, ale wyobraźmy sobie, że przez te dwa miesiące codziennie popełniałam ten sam błąd, nieświadoma, że coś robię źle. Nikt mi tego nie powiedział, więc nie mogłam tego poprawić na bieżąco – mówi Agnieszka Łozińska-Moriak.

– Feedback ma wzmacniać nasze pozytywne działania i pozwalać dostrzegać aspekty, których sami nie widzimy. Dlatego tak ważne jest, aby udzielać go jak najszybciej po danym wydarzeniu – kiedy emocje już opadną, ale sytuacja wciąż jest świeża i możemy coś zmienić. Wracanie do spraw po kilku miesiącach odbiera nam poczucie sprawczości, proaktywność i motywację do wprowadzania zmian – zauważa ekspertka. 

Warto jednak pamiętać o zachowaniu równowagi. Jeśli chcesz wskazać pracownikowi jakieś niedociągnięcia i błędy, upewnij się, że Twoje uwagi są zasadne, a nie podyktowane emocjami i stresem wynikającymi z jakiegoś niepowodzenia. W takiej sytuacji lepiej zaczekać chwilę i spokojnie poobserwować drugą stronę. 

• Zachęć do dialogu

Feedback to komunikacja, a więc biorą w niej udział dwie strony. Zachęcaj osobę lub osoby przyjmujące komunikat zwrotny do zadawania pytań. Stwórz przestrzeń do wyrażania własnych opinii i ewentualnego proponowania rozwiązań.

– Niezwykle ważne jest zrozumienie, że feedback to dopiero początek, a nie zakończenie procesu. Informacja zwrotna powinna być początkiem dialogu, nie monologiem. Warto zaprosić odbiorcę do rozmowy, by poznać jego odczucia i punkt widzenia. Prawdziwy dialog zwiększa szansę na wprowadzenie realnych zmian, budując jednocześnie zaufanie, poczucie odpowiedzialności i chęć rozwoju. Feedback nie istnieje w oderwaniu – wymaga działania i dalszej obserwacji. Ważne jest, aby wrócić do omawianych kwestii w kolejnych spotkaniach, śledząc postępy i skutki wprowadzonych zmian – tłumaczy Agnieszka Łozińska-Moriak.

• Proponuj rozwiązania

Rolą dobrego managera jest nie tylko wskazanie problemu, ale także pomoc w znalezieniu rozwiązania. Pamiętaj, że feedback będzie o wiele bardziej wartościowy, jeśli będzie zawierał sugestie, jak można coś poprawić i udoskonalić. Zaoferuj swoją pomoc i postaraj się podać konkretne wskazówki.

Feedback pozytywny i negatywny – przykłady

• Jak udzielać negatywnego feedbacku?

Feedback to nie tylko chwalenie i nie tylko wytykanie błędów. Dając informację zwrotną warto więc zachować równowagę, a tę pomoże nam utrzymać tzw. metoda kanapki. Polega ona na przeplataniu negatywnych informacji z pozytywnymi tak, by pracownikowi łatwiej było przyjąć ze zrozumieniem i akceptacją obszary, które według przełożonego wymagają jeszcze poprawy. 

Negatywny feedback nie jest łatwy dla żadnej ze stron. Osoba, która formułuje negatywny feedback, powinna wykazać się wyjątkową empatią. Pracownik, który go otrzymuje – zrozumieniem intencji, umiejętnością wzięcia odpowiedzialności i spokojem. W przypadku feedbacku negatywnego, nazywanego także korygującym, kluczowe jest również uwzględnienie cech osobowości drugiej strony i dostosowanie komunikacji do odbiorcy, by możliwie jak najbardziej zminimalizować negatywny wpływ feedbacku na motywację, zaangażowanie czy po prostu samopoczucie pracownika. Celem negatywnego feedbacku nie jest poniżenie podwładnego, ukaranie go – temu służą środki dyscyplinarne dozwolone w prawie pracy – ale zmotywowanie pracownika poprawy.

• Jak dawać pozytywny feedback?

W pozytywnym feedbacku skup się przede wszystkim na mocnych stronach pracownika i jego osiągnięciach. Ten rodzaj informacji zwrotnej ma na celu docenienie wysiłku i zaangażowania i motywowanie na przyszłość. Jest to doskonały sposób na wzmacnianie pożądanych zachowań w firmie.

Podobnie jak w przypadku konstruktywnego feedbacku, tutaj również zamiast ogólnikowych informacji i pochwał, należy skupić się na szczegółach i dokładnie podkreślić, jakie działania pracownika doceniamy. W przypadku pochwał warto publicznie doceniać sukcesy, o ile pracownik czuje się z tym komfortowo (niektórzy wolą otrzymać pochwałę bez świadków – tu również najlepsze będzie indywidualne podejście do pracownika).

Feedback w pracy zdalnej – czy jest ważny

Niezależnie od sposobu przekazania informacji zwrotnej, warto zadbać o to, by przekaz ten miał formalną formę. Przez to należy rozumieć sytuację, w której rozmowa ukierunkowana jest tylko na ten konkretny cel. Co jednak w sytuacji, gdy nie mamy możliwości organizowania regularnych spotkań z zespołem? Wówczas nie należy rezygnować z dawania feedbacku, a warto uwzględniać go nawet w codziennych konwersacjach, na co zwraca uwagę coach Agnieszka Łozińska-Moriak. 

– W wielu firmach feedback wciąż nie jest priorytetem – często traktuje się go jako formalność, która odbywa się raz w roku podczas rozmowy oceniającej lub kwartalnie, gdy wymaga tego proces wewnętrzny. Jestem jednak zwolenniczką wplecenia feedbacku w codzienne funkcjonowanie zespołu. Rozumiem, że trudno znaleźć czas na osobne spotkania dedykowane wyłącznie feedbackowi, ale przecież na co dzień mamy wiele okazji – podczas krótkich spotkań operacyjnych czy rozmów w biegu – by w kilku słowach podkreślić mocne strony danej osoby i wartość, jaką wnosi swoimi działaniami lub rzucić światło na obszary wymagające poprawy – zauważa ekspertka.  

Choć najbardziej pożądaną formą feedbacku jest ta osobista, nie w każdej sytuacji jest ona możliwa. Warto również wiedzieć, że w niektórych dużych firmach pracownicy chętniej udzielają feedbacku anonimowo. Wówczas mogą pozwolić sobie na wydawanie znacznie bardziej szczerych opinii. Podobnie działa technika delficka w firmie, która zakłada dogłębne analizowanie złożonych zagadnień i wyciągnięcie wniosków, popartych opinią ekspertów. Co istotne – opinie te są całkowicie anonimowe. 

A jak jest z feedbackiem otwartym, nie anonimowym, ale udzielanym zdalnie? Pamiętajmy, że brak osobistej interakcji z pracownikiem nie zwalnia nas z dawania informacji zwrotnej. 

Feedback w pracy zdalnej jest szczególnie ważny. Z uwagi na brak codziennej i bezpośredniej interakcji, pozostawiony samemu sobie pracownik w home office może mieć poczucie niepewności względem tego, czy wykonuje swoje zadania należycie. Czy to, że szef się nie odzywa, oznacza, że wszystko zostało wykonane jak należy, czy może po prostu jeszcze nie zdążył zapoznać się z efektami pracy? A może przełożony nie jest zadowolony, ale podwładny dowie się o tym dopiero na końcu projektu?

Brak odpowiednich ustaleń między stronami może również skutkować tym, że pracownicy nie będą w stanie skorygować ewentualnych błędów i niedociągnięć w swojej pracy, natomiast manager nie będzie w stanie efektywnie zarządzać swoim zespołem. Regularna informacja zwrotna pomoże pracownikom zrozumieć, czy ich działania są zgodne z oczekiwaniami i wymaganiami przełożonych oraz dowiedzieć się, w jaki sposób mogą jeszcze lepiej się rozwijać.

Błędy w feedbacku

Błędy w feedbacku mogą sprawić, że informacja zwrotna – choć dawana regularnie i z zaangażowaniem – będzie nieskuteczna, to znaczy nie wzmocni dobrych stron pracownika, nie będzie go motywować do pracy i rozwoju, a także eliminować zachowań niepożądanych. Zatem jakich błędów warto unikać, by feedback przyniósł oczekiwany efekt? 

• Feedback niedostosowany do modelu osobowości

Forma dawania informacji zwrotnej niedostosowana do osobowości pracownika może zmniejszyć jego efektywność i zrozumienie przekazu. Pamiętajmy, że każda osoba reaguje inaczej na krytykę i pochwały.

• Brak konkretów

Zbyt ogólny feedback nie przyniesie oczekiwanego rezultatu. Warto unikać więc ogólników, a skupić się na konkretnych działaniach lub sytuacjach. 

• Skupienie się na osobie, a nie jej działaniu 

Krytykowanie cech osobistych zamiast konkretnych działań w pracy zdemotywuje pracownika i przyniesie więcej szkody niż pożytku. Feedback ma na celu również wsparcie rozwoju, a to wymaga skupienia się na działaniu.

• Zachwiana konstrukcja feedbacku 

Błędem jest koncentrowanie się wyłącznie na dyscyplinowaniu pracownika, ale też zwracanie uwagi jedynie na jego sukcesy i unikanie rozmów o problemach. Warto zadbać o zrównoważoną formę feedbacku, w której menager doceni pracownika zarówno za dobre praktyki, ale i wskaże również działania, które trzeba poprawić. Jeśli pracodawca nie ma żadnych zastrzeżeń, może wskazać obszary dalszego rozwoju pracownika.

• Dawanie negatywnego feedbacku publicznie 

Nikt nie lubi, gdy błędy wytykane są mu publicznie. Dawanie negatywnego feedbacku na forum to ogromny błąd, który może mieć konsekwencje nie tylko dla pracownika, ale i całego zespołu. Krytyka w obecności innych może wywołać zakłopotanie, frustrację, a w efekcie przyczynić się do obniżenia poczucia własnej wartości pracownika. Taki feedback pogarsza także atmosferę w zespole i może prowadzić do izolacji osób, które są publicznie krytykowane.

• Prowadzenie monologu 

Wiemy już, że feedback to dialog. Manager nie tylko wyraża opinię na temat pracy pracownika, ale powinien też umożliwić pracownikowi odpowiedź na komunikat. Stworzenie warunków do dialogu pozwala obu stronom na lepsze zrozumienie i buduje zaufanie.

• Brak wskazania konkretnych obszarów do poprawy i propozycji rozwiązań

Samo wskazanie błędów bez podpowiedzi, jak je naprawić, jest nieskuteczne, ponieważ nie pomaga w rozwoju. Pamiętajmy, że wsparcie managerskie znacznie zwiększa efektywność pracy. 

Feedback – dlaczego warto o niego prosić szefa i współpracowników?

Feedback pomaga pracownikom zrozumieć, co robią dobrze, a w jakich obszarach mogą się jeszcze doskonalić. Jest więc istotnym elementem rozwoju zawodowego, pozwalającym na stałe doskonalenie umiejętności i kwalifikacji. Pozwala on zrozumieć oczekiwania przełożonych czy współpracowników co do sposobu i efektów naszej pracy. Regularne informacje zwrotne budują także zaufanie między pracownikami i przełożonymi. W sytuacji, gdy każda strona wie, czego się od niej oczekuje, wszyscy pracują bardziej efektywnie. 

Nie zapominajmy również, że feedback jest elementem kultury docenienia, przez którą czujemy się bardziej zmotywowani do dalszej pracy. Informacja zwrotna mówiąca o dobrze wykonanych zadaniach pomaga budować pewność siebie, co może przełożyć się nie tylko na pracę na poziomie indywidualnym, ale także zespołowym. Pracownik doceniony i nauczony otwartej komunikacji w firmie będzie chętniej angażował się w projekty i dzielił własnymi pomysłami. 

Warto nie tylko prosić przełożonego o feedback po skończonym zadaniu, ale też tworzyć kulturę feedbacku wewnątrz zespołu współpracującego nad wspólnym projektem. Przykładowo, bo zakończeniu jakiegoś etapu czy zadania można poprosić koleżankę / kolegę o feedback dotyczący naszej części pracy i udzielić podobnego drugiej stronie.

Anna Rychlewicz

Absolwentka dziennikarstwa i zarządzania mediami. Na świat patrzy przez pryzmat tego, jakimi słowami może go opisać. Słowa są także nieodłącznym elementem jej drogi zawodowej. Zajmuje się copywritingiem, redakcją oraz korektą tekstów. O rynku pracy, ubezpieczeniach, wnętrzach, podróżach, zdrowiu i modzie. Porusza tematykę społeczną oraz kryminalną. Pasjonują ją rozmowy z ludźmi. W czasie wolnym poszerza horyzonty i eksploruje otoczenie, prowadząc blog „Brzmi Znajomo”.